Instruction coloniale

INSTRUCTION GENERALE SUR LA COMPTABILITE-MATIERES APPARTENANT A L’ETAT AU DU DEPARTEMENT DES COLONIES

Mise à jour au 15 Novembre 1936

TITRE PREMIER

DISPOSITIONS GENERALES

CHAPITRE PREMIER

DIVISION DE LA COMPTABILITE.

 

Article 1er. La comptabilité des matières appartenant) l’Etat, au compte du département des colonies, tant en France qu’aux colonies, comprends :

1- La comptabilité, en quantité et en valeurs, les matières brutes et ouvrées, des effets et objets confectionnées, des denrées, liquides, médicaments, du matériel de guerre, etc., formant l’approvisionnement des magasins ;

                2- La comptabilité, en quantité et en valeurs des objets qui, à raison de leur affection spéciale ne font pas partie de l’approvisionnement des magasins et sont à un détenteurs quelconque pour les besoins du service ou pour son usage personnel. Ces les objets constituent les matériel en service tel que :

                Les apparaux, machines, ustensiles et outils, le mobiliers en service dans les hôtels, bureaux et autres établissements, le matériel en service des forts et batteries, le matériel à disposition des corps de troupe, les objets de sciences et arts, bibliothèques, les échantillons et types divers, etc…

                3- Les comptabilités administratives se rapportant aux matières, denrées et tous objets mis en consommation, en cours de transformation ou de confection ainsi des matériaux employés aux constructions ;

                3- bis. La comptabilité simplifié de certains articles de faible valeur pour lesquels il n’est pas constitué d’approvisionnements. Sont soumis à cette comptabilité : les ouvrages de bibliothèque les règlements, les médailles prix de tir et des diplômes (1) ;

                4- Le compte évalué des propriétés immobilières bâties et non bâties affectées au service du département.

Article 2 – Au point de vue comptable les matières et objets de toute nature en approvisionnement ou en services sont groupés, d’après leur nature ; conformément aux dispositions de la nomenclature sommaire annexée à la présente instruction.

Article 3. – Dans chaque numéro de la nomenclature sommaire, les matières, denrées et objets figurent dans les écritures en autant d’articles distincts qu’ils comportent de catégories différentes.

 

                Exceptionnellement des objets différents peuvent être groupés de façon à constituer, sous le nom de l’unité collective, un ensemble déterminé qui figure, dès lors, dans les comptes en un article unique sous la désignation de cette unité collective.

Article 4 – Peuvent être groupés en unités collectives :

  1. – Le matériel de guerre constituant des collections définies d’après le règlements techniques (batterie d’artillerie campagne, de montagne, de côté matériel des formations sanitaires mobile, collections d’instruments destinés au service de l’intendance (2) aux armées, etc…)
  2. – Le matériel flottant (embarcation, chalands, etc…)
  3. Les machines et apparaux divers, énumérés dans des instructions ministérielles spéciales à cet égard.

Article 5.- Les directeurs peuvent soumettre au Ministre des propositions pour la formation d’unités collectives, toutes les fois qu’il doit en résulter une simplification dans les écritures.

Article 6.- les unités collectives doivent toujours être maintenues au complet et bon état. Elles ne sont décomposées en leurs divers éléments que dans le cas où il ya lieu de disloquer d’une manière définitive.

Article 7 .- La composition détaillée de ces unités en quantités et en valeurs doit, dans tous les cas, figurer dans les tableaux indicatifs modèle n° 48 conservés et tenus à jour parles services intéressés.

 

CHAPITRE II

DES ORDONNATEURS EN MATIERES

Articles 8. Sont ordonnateurs en matières :

En France :

  1. Les chefs du service de la comptabilité au ministère des colonies (1° :
    1. Pour le matériel de l’administration centrale ;
    2. Pour le matériel des missions.
  2. Les chefs du service colonial dans les ports et les fonctionnaires spécialement désignés par le Ministre aux colonies :

Aux colonies :

a) - Pour les services militaires :

Les directeurs d’artillerie ;

Les directeurs de l’intendance (2)

Les directeurs du service de santé.

b)- Pour les services civils :

les directeurs de l’administration pénitentiaire ;

les directeurs de services spéciaux administrant des crédits portés au budget de l’Etat et désigné par le Ministre.

Article 9.- Les ordonnateurs en matières sont responsables des délivrances non prévues par les règlements qu’ils auraient autorisées.

                Ils peuvent, dans les conditions déterminées par les règlements ministériels spéciaux à chaque service, déléguer – leur signature aux officiers ou fonctionnaires sous leurs ordres, ceux-ci deviennent alors responsables des mouvements qu’ils ont personnellement ordonnés.

 

TITRE II

APPROVIONNEMENT EN MAGASIN

CHAPITRE PREMIER.

DES COMPTABLES GESTIONNAIRES. RESPONSABILITES.

REMISE EN PRISE DE SERVICE.

 

Article 10. – Dans chaque service et suivant l’importance des approvisionnements, le matériel est réparti en un ou plusieurs magasins.

                Sans chaque magasin, un comptable gestionnaire est responsable de la garde et de la conservation des existants, ainsi que de la régularité des écritures.

Article 11. Il est formellement interdit comptable gestionnaire de recevoir, de délivrer aucune matières ou objet sans un ordre écrit de l’ordonnateur en matières ou de son délégué.

Article 12. – La responsabilité du comptable gestionnaire commence après la constatation de la nature et de quantité des matières et objets et après leur versement en magasin sur ordre donné par l’ordonnateur en matières ; elle cesse lors de la délivrance contre reçu de ces matières et objets sur l’ordre écrits de l’ordonnateur.

Article 13.- Le comptable gestionnaire est tenu d’exercer un surveillance constante sur le matériel confié à ses soins, de rendre compte en temps utile et par écrit à l’ordonnateur en matières ou à son délégué, des avaries, détériorations, etc …, qui pourraient survenir dans l’Etat dudit matériel, enfin, de provoquer, auprès de cet officier ou fonctionnaire, dans les formes prévues  par les règlements ou les instructions spéciales qu’il a reçues à cet effet, les mesures nécessaires pour en assurer l’entretien et la conservation.

Article 14.- Toute perte pour l’Etat, résultant de l’inobservation de ces dispositions, engage la responsabilité pécuniaire de comptable gestionnaire. Il peut être également rendu pécuniairement responsable des sorties de matériel faits sans autorisation, ainsi que des dommages et intérêts provenant d’erreurs ou altération d’écritures.

Article 15.- Les comptes rendus et les demandes que les comptables gestionnaires est tenu d’adresser à l’ordonnateur en matières ou à son délégué, en exécution des prescriptions de l’article 13, sont enregistrés, sous une unique et annuelle de numéros, sur un carnet ad hoc, tenu dans chaque magasin.

Article 16 A moins d’un ordre écrit ou d’instruction spéciale à ce sujet donné par l’ordonnateur en matières ou son délégué, les matières et objets en magasin doivent être délivrés suivant l’ordre d’ancienneté, et les objets réparés ou ayant servi, doivent être distribués les premiers.

Article 17. Dans le cas de mutation de comptables, la remise et prise de service donnent lieu, en principe, à un recensement général des matières et objets. Toutefois, cette opération n’est obligatoire que si elle est demandée par comptable entrant qui peut également la réclamer simplement pour telle ou telle catégorie de matières ou objet en magasin.

                Les résultats en sont constatés par le procès-verbal de mutation de comptable – (modèle n°40), dressé par un délégué du directeur de service (1).

                Lorsque ce procès-verbal est accepté sans réserve par les parties intéressées, qu’il ait été ou non procédé d’un recensement il est considéré pour le comptable sortant comme une constatation de la conformité de l’existant avec les écritures au moment de la remise de service, et pour le comptable entrant, comme sa déclaration de prise en charge des quantité et des valeurs existant d’après les écritures. Mention en est faite sur le procès-verbal qui est signé des deux comptables entrant et sortant et du délégué du directeur. Les difficultés qui pourraient s’élever entre les deux comptables sont résolus administrativement dans les formes prescrites par les règlements.

                Le procès-verbal est établi en une expédition qui reste dans les archives du service.

                Des copies certifiées doivent en être délivrées aux comptables intéressés, sur leur demande.

                Chaque comptable gestionnaire reste responsable des faits à sa gestion.

Article 18.- Lorsque les opérations font ressortir des différences, le procès-verbal est établi en deux expéditions, l’une reste dans les archives du service et l’autre est adressée à l’autorité chargée de statuer sur les responsabilités encourues.               

                On se conforme, dans ces cas, à la même procédure que celle qui est prescrite pour les recensements ordinaires.

Article 19.- Dans tous les cas où des différences sont constatées, et immédiatement après l’établissement du procès-verbal les écritures élémentaires sont, sur l’ordre du directeur, mise en concordance avec les résultats obtenus.

Article 20.- En cas de décès, de disparition, de suspension, de rentrée prématurée en France ou d’empêchement d’un comptable gestionnaire, il est pourvu immédiatement à son remplacement.

Article 21.- Le comptable décès, disparu ou empêché ou ses ayants cause sont représentés à la prise de service du nouveau comptable par un fondé de pouvoirs agrée par le directeur du service, ou à défaut par un tiers désigné d’office par la même autorité.

CHAPITRE II

DU PERSONNEL EN SOUS-ORDRE – RESPONSABILITES

Article 22.- Lorsque le matériel confié à un comptable gestionnaire doit être conservé en partie dans les dépôts établis hors de sa résidence, ces dépôts sont placés sous la garde de gérants d’annexe.

Les gérants d’annexe sont, au point de vue comptable, sous les ordres du comptables gestionnaire, mais ils restent responsables des faits qui leur sont propres dans les mêmes conditions que le gestionnaire eux-mêmes.

Article 24.- La responsabilité des comptables gestionnaires ne serait engagée du fait des gérant d’annexe qu’autant qu’ils auraient négligé de relever et de signaler à l’ordonnateur en matières, les irrégularités commises par lesdits gérants et de nature à être constatées par les écriture.

CHAPITRE III

DES LIVRES ET ECRITURES.

Article 25.- La comptabilité des matières est soumise de même que les comptes qui décrivent à la période annale et comprend, en conséquence, tous les faits accomplis depuis le 1ER janvier au 31 décembre.

Article 26.- Chaque comptable gestionnaire tient, par chapitre du budget ;       

                1)- un journal en quantités et en valeurs (modèle n°1) sur le quel est inscrit sous une série unique et annuelle de numéros et par ordre chronologique, le détail de chaque pièce justificative.

                Le numéro d’enregistrement est reproduit sur la pièce elle-même.

                2)- Un grand livre en quantités et en valeurs (modèle n° 2) sur lequel tous les articles sont portés séparément, par numéro de la nomenclature sommaire et , dans chaque numéro, par ordre alphabétique, avec l’indication de l’unité de mesure.

                Les objets identiques, entrant en magasin à des prix différents sont compris dans un même article, mais donnent lieu à des s distinctes.

                Les inscriptions en quantités et en valeurs sur le journal et en quantités et valeurs sur le grand livre, doivent toujours être identiques à celles des pièces justificatives.

                Ces registres sont cotés et paraphés par le directeur du service intéressé ou son délégué.

Sur les pièces justificatives, les matières, denrées et objets sont également classés, par ordre alphabétique, sous chacun des numéro de la nomenclature sommaire.

                Les comptables gestionnaires inscrivent, sur le journal, les mouvements d’entrée et de sortie, au fur et à mesure qu’ils se produisent.

                En ce qui concerne les entrées résultant d’envois, la date à porter au journal dans la colonne « Date de l’établissement des pièces » est la date portée sur les ordres de sorties établis par le comptable expéditeur, la date de prise en charge est inscrite dans la colonne ouverte à cet effet. C’est sous cette dernière date qu’il est donné récépissé de l’envoi et que l’opération est portée eu grand-livre et à l’état appréciatif (article 244).

                En ce qui concerne les sorties, par suite d’envois, dès que le comptable a reçu l’ordre de sortie portant à cet effet au journal, et c’est sous cette dernière date dans la colonne ouverte à cet effet au journal, et c’est sous cette dernière date que l’opération est portée au grand-livre et à l’état appréciatif (article 244). Le comptable inscrit pour mémoire dans la colonne « observations » la date à laquelle l’ordre de sortie acquitté lui est parvenu.

Tous les articles inscrits au journal doivent être immédiatement reportés au grand-livre, à l’exception des sorties pour envois. Celles-ci qui ne sont inscrites au grand livre qu’après que le comptable expéditeur a reçu le récépissé du destinataire. Elles y sont portées sous la date de ce récépissé, comme il est dit ci-dessus, à la suite de la dernière écriture et sans qu’on doive se préoccuper des interversions qui se produisent, soit dates, soit dans les numéros des justificative.

                Ces écritures se rapportant indistinctement à tout le matériel du magasin qu’il soit déposé dans la partie principale ou dans les annexes. (Instruction ministérielle du 31 décembre 1930, p.2541).

Article 27. – Le libellé des articles inscrits sur les livres doit être clair et précis sans surcharge ni interligne, les grattages sont formellement interdits. Les ratures ne sont autorisées que dans les cas d’erreurs matérielles, elles doivent être faites de manières que les mots soient parfaitement lisibles, elles sont toujours paraphés.

                Les pièces justificatives sont dressées dans les mêmes conditions et ne peuvent être rectifiées que par l’autorité qui les a fait établir.

Article 28.- Les pièces justificatives destinées à décrire les opérations à charge et à décharge, sont établies par chapitre budgétaire,  en simple expédition et conformément aux modèles annexés à la présente instruction.

                Ces pièces sont, selon le cas, de la couleur indiquée ci-après :

 Ordre d’entrée : verte ;

Ordre de sortie : rose.

                Elles doivent énoncer d’une façon détaillée, les motifs des annexes.

Article 34.- Chaque gérant d’annexe tient par chapitre du budget :

Un journal ou quantités (modèle n° 4) sur lequel sont inscrit toutes les opérations d’entrées et sorties de l’annexe, au fur et à mesure qu’elles se produisent, et qu’elles concernent des entrées ou des sorties effectives.

                Toutefois, les sorties effectuées par les envois ne sont inscrites au journal qu’au reçu de l’ordre de sortie revêtu du récépissé du destinataire et sous la date à laquelle le récépissé a été donnée. (Instruction ministérielle du 31 décembre 1930, B.O.C. ; page 2451)

                Article 35.- Chaque comptable gestionnaire tient pour tout ce qui concerne les opérations entre les magasins (partie principale et ses annexes) :

                Un compte courant des annexes, indiquant en quantités le matériel en dépôt dans les annexes (modèle n° 3).

                Ce compte courant est tenu au moyen de l’état des mouvements prévu à l’article 41. (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920, B.O.C. P. 2541).

Article 36.- Les expédition nécessaires entre les magasins (partie principale) et ses annexe, et réciproquement, ou entre annexe d’une autre gestion, sont effectuées dans les mêmes conditions que pour les autres envois, sauf les dispositions spéciales suivantes :

                1°)- Il n’est établi ni ordre de sortie, ni ordre d’entrée.

                2°)- L’expéditeur établit l’avis d’expédition (modèle n° 25) en primata et duplicata, le duplicata, revêtu du récépissé du destinataire, lui sera retourné par celui-ci et lui servira de décharge.

                Les différences signalées, s’il ya lieu sur le duplicata d’avis d’expédition sont régularisées dans les mêmes formes que pour les autres envois l’ordre de sortie (modèle n° 7, Bis) dressé par le réceptionnaire ; est adressé au gestionnaire à l’appui des procès-verbaux de perte ou de condamnation, pour être soumis au directeur ou à son déléguer chargé de statuer sur les différences et poursuivre les responsabilités en cause.

                Les comptables gestionnaires et les gérants d’annexe conservent séparément les registre à écrou :

  1. – Les factures d’envoi ou connaissements ;
  2. – Les primata d’avis d’expédition ;
  3. – Les duplicata d’avis d’expédition constatant la réception par les destinataires. (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920, B.O.C p. 2541).

Article 37.- Les recettes ou délivrances effectuées par les gérants d’annexes le sont soit sur le vu de l’ordre d’entrée ou de sortie donné par le directeur ou son délégué, soit selon les instructions écrites qui lui sont données par le comptable gestionnaire.

Article 38.- Les ordres d’entrée relatifs aux recettes effectuées par les gérants d’annexe doivent toujours êtres revêtus de la déclaration de prise en charge du comptable gestionnaire lui-même.

                La mention du récépissé sur les ordres de sortie ne peut être signée que par lui.

                Le gérant d’annexe ne peut délivrer, lorsqu’il ya lieu que des récépissés provisoires.

                Les ordres d’entrée et les ordres de sortie relatifs aux opérations des annexes, sont toujours conservés par le comptable gestionnaire pour être mis à l’appui de ses comptes.

                Ces pièces lui sont transmises, sous bordereau, aussitôt que le gérant d’annexe les a établies ou reçues. (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920 B.O.C. p. 2541).

Article 39.- ces bordereaux, revêtus du récépissé du comptable gestionnaire, ainsi que les ordres écrits donnés par ledit comptable gestionnaire, sont constituée par son journal en quantité.

Article 40.- supprimé.

Article 41.- A la fin de chaque mois ; chaque gérant d’annexe arrête son journal et adresse au comptable gestionnaire dont il relève un état des mouvements effectués (modèle n° 5) pendant le mois écoulé. (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920 B.O.C. p. 2541)

CHAPITRE IV.

DES ENTREES DANS LES MAGASINS DE LEUR CONSTATATION ET DE LEUR JUSTIFICATION.

1°- PRESCRIPTIONS GENERALES.

Article 42.- Les matières, denrées et objets entrent dans les magasins et sont portés dans les écritures sur l’ordre qui en est donné par l’ordonnateur en matières, ainsi qu’il a été dit à l’article 11.

                L’ordre d’entrée qui sert de pièce justificative du mouvement doit indiquer la nature exacte de l’opération et porter la déclaration de prise en charge du comptable.

                Les opérations qui présentent certaines particularités ou demandes l’établissement de pièces spéciales décrites, par ordre alphabétiques, dans les articles ci-après du présent chapitre.

                2°- ACHATS

Article 43.- Les matières, denrées et objets délivrés par les fournisseurs soit en exécution de leurs marchés soit en exécution de conventions verbales sont, à moins de stipulations contraires, introduits aux frais et risques du fournisseur, dans le local désigné à cet effet par le directeur.

                Ce local ne doit pas être le même que celui où se trouvent les objets en approvisionnement, il est placé sous la surveillance d’un agent de direction.

                La facture ayant été revêtue du bon à introduire donné par le directeur ou son délégué, l’introduction dans ledit local est constaté par l’agent chargé de sa surveillance au moyen de l’apposition, au bas de la facture, d’un timbre portant la date et le « vu entrer ».

Article 44.- Dans chaque place ou poste par le directeur du service intéressé.

                Elle est composée, autant que possible, de trois officiers, officiers d’administration (transitoirement, agents civils du commissariat et du comptable des matières) ou fonctionnaire. (Circulaire modificative du 26 mai 1914, B.O.C, p.1263).

Article 45.- Lorsqu’il s’agit de recette de vivres ou de fourrages faite par le service de l’intendance (1), la commission est composée, à moins d’impossibilité, d’un officier (ou agent de ce service), d’un officier de troupe et d’un vétérinaire ou médecin. (Circulaire modificative du 26 mai 1914, B.O.C, p.1263).

 

                S’il s’agit de matériel de l’habillement, de campement, etc à recevoir par le magasin relevant du service de l’intendance (1),  un des officiers ou officiers d’administration de ce service est remplacé obligatoirement par un officier pris parmi les corps de troupe de la garnison. ( Décret du 21 juin 1906, B.O.C. p. 583, abrogeant le décret du 11 juin 1901. B.O.C. p. 511).

D’une façon générale, il ne doit pas être opéré de déplacement de personnel pour ces commissions.

                Lorsqu’il ya lieu les services militaires intéressés doivent se prêter un concours mutuel et demander au besoin du personnel des corps de troupe en garnison, dans la place, en vue d’arriver à donner aux commissions la composition normale indiquée ci-dessous.

                Les directeurs des services civils peuvent, dans les mêmes conditions, demander à l’autorité militaire le concours du personnel qui leur serait nécessaire.

Article 47.- En cas d’impossibilité de constituer la commission comme il est dit ci-dessous, elle pourra être réduite à deux membres et comprendre en ce qui concerne les services militaires, un sous-officier ou employer militaire assimilé. La recette pourra même, en cas de nécessité absolue, être prononcée par une seule personne (officier ou fonctionnaire).

                Le comptable gestionnaire ou gérant d’annexe ne peut, en aucun cas, faire partie de la commission nommée pour examiner le matériel ou les objets qu’il doit prendre en charge. Mais il assiste ou se fait représenter aux opérations et délibération de la commission, il a voix consultative sur la qualité des matières, denrées et objets ; il se soumet à la commission et, s’il ya lieu ; fait consigner au procès-verbal toutes les observations qu’il juge utiles.

Article 48.- Le plus ancien des officiers ou fonctionnaire dans le grade le plus élevé est le président.

                Les commissions peuvent être nommées pour une période d’une année ou pour une période indéterminée.

Article 46.- Elles se réunissent sur la convocation du directeur du service ou son délégué du jour, de l’heur et du lieu de réunion de la commission.

La commission est mise en possession de tous les documents qui peuvent l’éclairer et peut faire procéder à telles expériences ou analyse prévues au marché ou jugées indispensables.

                Elle constate la qualité et la quantité des matières présentées à son examen.

                La recette est prononcée à la majorité des voix, hors de la présence des fournisseurs.

                Lorsque la commission ne comporte que deux membres, la voix du président est prépondérante.

Article 50.- Les opération de la commission ordinaire des recettes sont constatées sur procès-verbal – (modèle n° 41) préalablement préparé par les soins de la direction d’après les fournitures ou autres pièces, et présenté à la commission en même temps que les matières, denrées et objets à recevoir.

Article 51.- Lorsque, par les considérations de service ou en raison de la longueur des opérations, le président de la commission a reconnu que celle-ci devait être déchargée de l’obligation de constater le passage, mesurage ou l’énumération de la  totalité des denrées ou des matières et objets dont elle a prononcé l’admission en recette, la commission en fait mention dans son procès-verbal qui ne constate alors que la qualité des matières, denrées et objets reçus.

                Dans ce cas, la reconnaissance des qualités est faite sous la surveillance d’un des membres de la commission par un employé de la direction, agrée pal la commission.

                Cette constatation est effectuée en présence du comptable gestionnaire ou gérant d’annexe ou d’un de ses représentants.

                Le fournisseur prévenu peut également y assister ou s’y faire représenter.

Article 52.- Les opérations de pesage, mesurage, etc… sont inscrites sur le carnet (modèle n° 49) tenu contradictoirement par le délégué de la commission et le comptable gestionnaire ou son délégué. A la fin de chaque séance, la concordance de ces carnets est vérifiée et certifiée par les intéressés.

                Les quantités reconnues sont portées sur le procès-verbal de recette par le délégué de la commission, certifiées par lui et par le délégué du comptable, ce procès-verbal est ensuite visé par le membre de la commission chargé de la surveillance des opérations.

                Les cessions qu’il serait nécessaire d’effectuer entre les différents services Département, dans la métropole, sont prescrites par le Ministre.

                Dans ce dernier cas, le matériel ainsi cédé n’est pas présenté à la commission ordinaire des recettes, mais il est soumis, avant livraison, à un examen contradictoire de part des représentants de deux services intéressés ; prise en charge a lieu dans les formes ordinaires.

ARTICLE 60. – Aux colonies, les cessions de toute nature sont autorisées par le gouverneur.

                A cet effet, le Directeur du service cessionnaire, après entente avec le service cédant, fait établir une demande (modèle n° 47) et l’adresse au directeur du service cédant. Celui-ci, après l’avoir apostillée, le transmet au Gouverneur pour approbation.

Article 61.- Le détail des matières, denrées et objets cédés, est indiqué, en quantité et en valeurs, sur un état spécial établi parles soins du service cédant et remis au service cessionnaire au moment où celui-ci en prend livraison dans les magasins du service cédant.

                Les objets cédés sont examinés, avant livraison, par un officier ou fonctionnaire de chacun de deux services ; ils ne sont pas soumis à la commission ordinaire des recettes.

Articles 62.- Sur le vu de l’état des matières, denrées et objets remis au service cessionnaire, le directeur fait établir un ordre d’entrée (modèle n° 6), lequel revêtu de la déclaration de prise en charge du comptable gestionnaire, sert de pièce justificative d’entrée.

4- CHANGEMENT DE CLASSIFICATION

Article 63.- Lorsqu’il a été reconnu que les matières, denrées ou objets ont été portés dans les écritures sous une désignation inexacte  ou numéro erroné de la nomenclature sommaire ; le directeur ou son délégué prescrit un changement de classification qui donne lieu à l’établissement de deux pièces portant la même date : l’une justifiant l’entrée ; l’autre justifiant la sortie.

                Les changements de classification ne doivent entrainer aucun changement dans la valeurs des matières et objets.

Article 64.- on établit également des changements de classification lorsqu’il s’agit de composer ou de disloquer une unité collective. La valeur totale des objets doit rester égale à la valeur totale des objets sortants.

Articles 65.- La pièce justificative d’entrée (modèle n° 6) doit faire connaître les raisons qui ont motivé le changement de classification, la date et le numéro de la pièce (s’il est possible) sur laquelle l’erreur a été commise, et enfin le numéro de la pièce justificative de sortie correspondance.

5-CHANGEMENTS DE CLASEMENT.

Article 66.- Les opérations de l’espèce sont des changements de désignation entraînant une modification dans les prix. Elles peuvent être motivées soit par l’intérêt et la possibilité qu’il y aurait à utiliser sous un nouveau classement un matériel sans emploi sous son classement primitif, soit par suite de défectuosités survenues depuis l’entrée en magasin, soit enfin, en ce qui concerne les unités collectives, par suite d’une modification survenue dans la composition de cette unité.

Article 67.- Elles ne peuvent être opérées, dans les deux premiers cas que sur le rapport de la commission de condamnation et en se conformant à la procédure prescrite aux articles 204 et suivants :

                Dans le troisième cas, le changement de classement est effectué sur l’ordre du directeur.

Article 68.- Les changements de classements donnent lieu à l’établissement de deux pièces portant la même date : l’une justifiant l’entrée, l’autre justifiant la sortie ; ces pièces ne sont établies qu’après approbation du procès-verbal de la commission chargée de proposer le déclassement, lorsque cette commission doit être convoquée en vertu des dispositions de l’article précédent.

Article 69.- La pièce justificative d’entrée (modèle n° 6) doit indiquer la date du procès-verbal, s’il y a lieu, et le numéro de la pièce justificative de sortie correspondante.

Article 70.- Lorsqu’il est nécessaire de faire confectionner des objets destinés à l’approvisionnement des magasins, il est établi par le comptable gestionnaire une demande à confectionner extraite d’un registre à souche (modèle n° 33), cette demande est signée du directeur ou son délégué.

                Il est tenu dans chaque atelier un registre (modèle n° 34) sur lequel sont enregistrées toutes les demandes à confectionner qui lui sont adressées.

Article 71.- Les objets confectionnés sont soumis, dans les ateliers, à la visite d’un officier ou fonctionnaire désigné par le directeur. Celui-ci fait mention du résultat de sa visite dans la colonne réservée à cet effet sur le registre modèle n° 34.

Article 72. Le directeur fait établir un ordre d’entrée (modèle n° 6) qui est remis au comptable gestionnaire en même temps que les objets.

                Le comptable gestionnaire donne récépissé au chef d’atelier sur le registre modèle n° 34.

                L’ordre d’entrée porte la  déclaration de prise en charge du comptable.

7. ECHANGES.

Article 73. Les échanges sont autorisés dans les cas exceptionnels  où ils sont indispensables en raison de la nature des transactions du commerce local.

                Ils sont réglementés par des décisions locales soumises à l’approbation du ministre.

Article 74.- Les échanges donnent lieu, dans ce cas, à deux opérations distinctes d’entrée et de sortie se réfèrent à l’une à l’autre.

                L’ordre d’entrée donné par le directeur ou son délégué est établi selon les mêmes règles que pour les achats sur place.

ENVOIS (1).

Article 75.- Supprimé.

Article 76.- Dans chaque port de débarquement, un agent délégué du service intéressé chargé du transit pour le matériel reçu ou expédié au titre du service, procède à la réception des colis les conditions indiquées par la charte-partie. Il y tient un registre du transit (modèle n° 32 modifié).

                Le chargé du transit est placé sous les ordres de l’autorité chargée de la surveillance des magasins. Il est responsable des colis qu’il a reçus et de leur conservation. (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920, B.O.C. p. 2541).

 Article 77.- Il examine l’état des caisses et colis en présence du capitaine chargé du transport ou de son représentant quand l’envoi a eu lieu par navire de commerce, ou, si le transport a été effectué par un bâtiment de l’Etat, en présence d’un officier délégué par le commandant du bâtiment. Le chargé du transit vérifie si les caisses et les colis n’ont éprouvé aucune avarie, si les plombs sont intacts et si les poids son conformes aux indications présentés par les avis d’expédition. Autrement dit, il vérifie le nombre et l’état extérieur des colis.

                Si la réception ne donne lieu à aucune critique, il en porte la déclaration, sous sa signature, sur l’avis d’expédition par la mention « sans observation au débarquement ». (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920, B.O.C, p. 2541).

  Article 78.- Il est donné séance tenante acquit, au capitaine, des colis conformes à l’avis d’expédition, sur l’exemplaire du connaissement conservé par lui. Les indications sont reproduits sur l’exemplaire du connaissement destiné au service intéressé.

Article 79.- Les colis en mauvais état extérieur, ou ceux dont le poids n’est pas conforme à celui qui est indiqué sur l’avis d’expédition, sont mis à part. Leur état est mentionné sur le connaissement du capitaine avec l’indication de leurs marques et numéros, et il n’en donné acquit que sous réserve de la vérification du contenu.

Article 80.- Le chargé du transit tient un carnet (modèle n° 49) sur lequel il enregistre au fur et à mesure tous les colis débarqués. (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920, B.O.C, p. 2541).

Article 81.- Les colis avariés extérieurement et ceux qui ont été mis de côté dans les conditions indiquées ci-dessus, sont soumis dans les vingt-quatre heures de leur débarquement à l’examen d’une commission spéciale de visite, qui à la même composition que la commission ordinaire de recette pour chaque service du lieu de débarquement.

                Cette commission est convoquée par le directeur ou son délégué présent dans la place.

                En cas d’urgence, la composition de la commission peut être modifiée par la même autorité ; elle peut être réduite dans les mêmes conditions que les commissions de recette (1).

Article 82.- La commission fonctionne en présence du capitaine du délégué convoqué à cet effet.

                Elle dresse procès-verbal de ses opérations (modèle n° 42) en trois expéditions signées par les membres de la commission et par le capitaine.

                Chaque caisse ou colis avarié est porté séparément sur le procès-verbal avec la quantité d’objets qu’il doit contenir d’après l’avis d’expédition. Après avoir constaté des quantités trouvés la commission décrit pour chaque caisse ou colis les avaries ou les pertes d’une manière détaillée, les évalues, s’il est possible, au moyen des pièces comptables, et dans les cas, fait des propositions fermes relativement à la mesure dans laquelle il conviendrait d’engager la responsabilité du transporteur.

                Si le capitaine ou son délégué refuse d’adhérer aux conclusions de la commission de visite, le directeur ou son délégué adresse au représentant de l’armement dans les vingt-quatre heures de la visite des colis en cause (article. 435 et 436 du code commerce), une protestation dont il sera exigé récépissé, indiquant le jour et l’heure de la remise. (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920, B.O.C, p. 2541).

Article 83.- Le primata du procès-verbal est adressé au directeur ou son délégué, qui y consigne ses observations et le transmet, appuyé d’une expédition du connaissement accompli et d’une copie de protestation, s’il ya lieu, au service liquidateur des dépenses de transport.

                Le duplicata est remis au capitaine ou son délégué.

                Le triplicata est transmis au magasin destinataire annexe au dossier de l’avis d’expédition.

                Les mentions primata, duplicata, triplicata, doivent être indiqué sur les expéditions du procès-verbal. (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920, B.O.C, p. 2541).

 

Article 84.- Si l’examen des colis avariés, effectué conformément à l’article 81 au moment du débarquement, a lieu dans la localité même où est situé le magasin qui doit les prendre en charge, cet examen tient lieu de visite définitive, prévue aux articles 86 et suivants.

                L’ordre d’entrée indique le numéro et la date du procès-verbal de visite au débarquement. Ce procès-verbal, après avoir été numéroté, est annexé au procès-verbal de visite définitive prévu à l’article 89 ci-après (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920, B.O.C, p. 2541).

Article 85.- Dans le cas où le contenu des colis avariés doit être pris en charge par le comptable gestionnaire d’un magasin situé hors de la localité où le débarquement a été effectué, les objets sont réemballés par les soins du service intéressé et expédiés sur leur destination définitive en même temps qu’un des exemplaire du procès-verbal de visite au débarquement dont il est question ci-dessus (1).

                Ils sont de nouveau, à leur arrivée à destination, présenté à la commission ordinaire de visite avant d’être pris en charge par le comptable gestionnaire intéressé.

Article 86. Il est procédé dans un des locaux désignés à cet effet par le directeur, comme à l’article 49, et dans un délai aussi court que possible, la visite définitive du matériel parvenu.

                Cette visite est faite, comme la visite au débarquement prévue à l’article 81, par une commission ayant dans chaque service la même composition que la commission ordinaire de recette et opérant dans les mêmes conditions.

Article 87.- La commission de visite a les mêmes droits et devoirs que les commissions de recettes en ce qui concerne l’examen des matières et objets qui lui sont soumis au point de vue de la constatation des quantités et de leur état. La seule distinction est qu’elle ne peut en proposer le rebut.

Article 88.- Les comptables gestionnaires doivent assister ou se faire représenter au déballage et veiller à ce que les manipulations auxquelles cette opération donne lieu, soient effectuées méthodiquement, avec toutes les précautions désirables.

Article 89.- L e procès-verbal de la commission ordinaire de visite (modèle n° 43) doit mentionner la totalité des avaries de déficits constatés dans l’envoi, par rapport à l’avis d’expédition.

                En ce qui concerne les avaries intérieures relevées à l’ouverture des colis reçus en bon état extérieur ; comme en cette matière il est ordinairement très difficile de prouver la responsabilité du transporteur, il y’aurait lieu, si le cas se présentait, de faire cette preuve par tous les moyens qui paraitraient valables ; mais les propositions de la commission tendant à l’imputation de ces déficits ne sauraient être basées sur un simple avis émis par elle.

Article 90.- Lorsque des déficits ou avaries ont été constatés, le procès-verbal doit, dans tous les cas, relater toutes les circonstances du transport et de la recette propres à éclairer l’autorité qualifiée pour statuer sur les responsabilités encourues, il mentionne, avec précision, l’état dans lequel ont été trouvés les ballots et les caisses à l’arrivée, le numéro et la marque des colis dans lesquels des différences ont été relevées, si les déficits portent sur des objets expédiés en barre, en bottes, en pièces, en paquet ou en vrac, il indique si la précision des balances a été vérifiée dans le cours de l’opération si, l’inexactitude en ayant été reconnue, le pesage a été recommencé, etc…

Si des objets parvenus en mauvais état nécessitent le déclassement de leur désignation ou de leur catégorie, la commission de visite opère sur le champ en qualité de commission de condamnation et dresse procès-verbal de ses propositions (modèle n° 44). (Instruction ministériel du 31 décembre 1920, B.O.C. p. 2541).

Article 91. A la suite de ces opérations, qui doivent être effectuées dans le plus bref délai, les pièces d’envoi du comptable expéditeur ainsi que son ordre de sortie et les procès-verbaux auxquels le réception a donné lieu, sont adressés à l’autorité chargée de la surveillance du magasin qui consigne, si besoin est, ses observations au procès-verbal de visite définitive et fait établir un ordre d’entrée (modèle n° 6bis) correspondant à la totalité des quantités et valeurs annoncées par les pièces d’envoi.

Il fait, en outre, établir, établir, s’il ya lieu sur le vu des procès-verbaux, un ordre d’entrée (modèle n° 6bis) pour les reconnus, un ordre de sortie – (modèle n ° 7 bis) pour la totalité des quantités non parvenues.

                Ces pièces justificatives et dates des procès-verbaux.

                Lorsque des erreurs matérielles (de copie, d’évaluation ou d’addition) sont constatées sur l’ordre de sortie, par le destinataire celui-ci fait mention dans la colonne « référence » de cette pièce afin que le comptable expéditeur puisse effectuer les rectifications nécessaires avant la passation de la sortie dans ses écritures.

                Il est tenu compte de ces erreurs pour l’établissement de l’ordre d’entrée correspondant (Instruction ministériel du 31 décembre 1920, B.O.C. p. 2541).

                Article 92.- Les avis d’expédition auxquels sont annexés, s’il ya lieu, copie des procès-verbaux et débarquement, de visite définitive et de déclassement sont conservés par l’autorité chargée de la surveillance administrative du magasin. (Instruction ministériel du 31 décembre 1920, B.O.C. p. 2541).

                Article 93. Les matières, denrées et objets sont mis aussitôt en magasin, le comptable gestionnaire revêt l’ordre ou les ordres d’entrée, s’il ya lieu de sa déclaration de prise en charge et signe l’ordre de sortie, relatif aux différences en moins.

                Il revêt en même temps, de la mention de sa prise en charge l’ordre de sortie du magasin expéditeur (art. 185) et, après l’avoir soumis au visa de l’autorité chargée de la surveillance du magasin, le retourne immédiatement sous bordereau au comptable expéditeur.

                Lorsque les quantités et les valeurs reçues sont égales aux quantités et valeurs expédiées, la mention de prise en charge est complétée des « sans différence ». Dans le cas contraire, il est fait référence aux pièces d’entrée ou de sortie établies pour régularisation des différences. (Instruction ministériel du 31 décembre 1920, B.O.C. p. 2541).

Article 94. Dès que la commission de visite a statué, le Directeur adresse au Ministre, sous le timbre de la direction et du bureau administratif des crédits, pour tous les envois de la métropole ou ayant transité dans la métropole, le procès-verbal de visite définitive accompagné s’il ya lieu des deux expéditions du procès-verbal de déclassement (voir art. 205 modifié circulaire du 29 décembre 1911).

                Dans le cas où l’administration locale a poursuivi le remboursement de pertes constatées à l’arrivée, mise à la charge du transporteur ou d’autres agents, une déclaration de versement ou un certificat administratif, constatant le versement au trésor, sera joint au procès-verbal.

Le bureau administratif de crédits statue sur les propositions de la commission, poursuit la régularisation des différences provenant d’erreurs d’envois, provoque la décision du Ministre pour les pertes et avaries admises en compte, et en ce qui concerne les responsabilités mises en cause. Il poursuit les remboursements à effectuer au Trésor.

                Annoté des décisions intervenus et appuyées, le cas échéant, des déclarations de versement au Trésor, le procès-verbal est adressé au service de la comptabilité (comptabilité-matières) pour être annexé, en justification, à l’ordre de sortie auquel il se réfère.

                Une expédition du procès-verbal de déclassement de déclassement complétée de la décision du département est retournée au directeur du service intéressé. (Instruction ministériel du 31 décembre 1920, B.O.C. p. 2541).

Article 96. Dès réception du procès-verbal de visite au débarquement transmis par le directeur du service destinataire (art. 83). Le chef du service liquidateur des dépenses de transport examine les propositions de la commission et consigne au procès-verbal des observations résultant des conditions de transport fixées par la charte-partie.

                Il poursuit, s’il y a lieu, la responsabilité des transporteurs mis en cause.

                Toutefois, en cas de contestation, la décision d’imputation est soumise au Ministre, bureau administrateur des crédits en ce qui concerne les envois de la métropole, ou les envois dont le fret est payable dans la métropole complété des décisions intervenues et appuyées des déclarations versement du Trésor, ou d’un certificat administratif constatant le versement, le procès-verbal est adressé au service de la comptabilité (comptabilité-matières) pour être annexe justification à l’ordre de sortie auquel il se réfère.

                Lorsque le fret est payable dans la colonie, la décision d’imputation est soumise au gouvernement général, ou gouverneur. Le procès-verbal complété comme il est dit ci-dessus, est adressé dans ce cas au service destinataire pour être mis au soutien de l’ordre de sortie.

                Le montant des pertes à la charge des transporteurs est majoré d’un quart. (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920, B.O.C p. 2541).

                Dispositions spéciales aux envois directs faits par les fournisseurs (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920, B.O.C p. 2541).

Article 97.- La recette technique en France, s’il y a lieu, les conditions dans lesquelles les envois directs par les fournisseurs sont effectués, et le mode de recette dans la colonie, sont déterminés par les clauses particulières des marchés.

                La recette des quantités et la prise en charge n’ont lieu que dans les colonies.

Article 98.- A défaut de représentant du fournisseur qualifié à cet effet, la visite au débarquement incombe au service réceptionnaire, elle est effectuée dans les conditions indiquées pour les envois faits par les comptables gestionnaires de la métropole (art. 76 à 83). Cette visite n’engage pas l’administration vis-à-vis du fournisseur, mais peut donner à celui-ci le cas échéant, les éléments nécessaires un recours de sa part vis-à-vis du transporteur.

Article 99.- Après la visite au débarquement, il est procédé à la recette dans les mêmes conditions que pour les achats  sur place (art. 44 et suivant), (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920, B.O.C p. 2541).

Article 100.- Supprimé.

Article 100.- Supprimé.

                Dispositions spéciales aux envois, par ateliers éloignés de matériel provenant des remises. (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920, B.O.C p. 2541).

Article 102.- L’envoi est reçu dans les mêmes formes que les envois provenant de gestionnaires, sauf que la commission de visite n’est convoquée qu’en cas d’avaries survenues en cours de transport. (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920, B.O.C p. 2541).

                9. ERREURS OU OMISSIONS DE RECETTES

Article 103.- Les erreurs ou omissions dans les écritures peuvent résulter  de différences (en quantités et en valeurs) soit entre les mouvements réels et leurs descriptions dans les pièces justificatives, soit entre les inscriptions portées sur celle-ci et leur report sur les livres elles peuvent enfin provenir de décomptes erronés effectués sur ces derniers.

                Dans tous les cas, les erreurs ou omissions sont rectifiées dans les écritures du semestre pendant lequel elles sont constatées.

Article 104.- Si l’erreur est constatée dans le semestre où elle a été commise, les écritures sont rectifiées à l’encre de couleur, en se conformant aux prescriptions de l’article 27.

Article 105.- Si l’erreur est constatée après l’arrêté du compte du semestre pendant lequel elle a été commise, il est établi un ordre d’entrée ou de sortie, selon le cas, en vue de rétablir la concordance entre les existants d’après les livres et les existants réels.

                Cet ordre d’entrée ou de sortie (modèle n° 6 ou 7 bis) doit indiquer la nature et la cause de l’erreur ou omission commise, ainsi que la date et le numéro de la pièce justificative erroné, s’il y a lieu.

                10- EXCEDENTS CONSTATES PAR RECENSEMENT

Article 106.-  Lorsque des excédents sont constatés à la suite d’un recensement fait à quelque titre que ce soit, ils sont immédiatement pris en charge.

                Le Directeur du service fait établir, à cet effet, un ordre d’entrée (modèle n° 6) des matières, denrées et objets trouvés en excédents.

                Cette pièce indique la date du procès-verbal de recensement.

                11 PRODUITS DE CULTURES, DE RECOLTE, DE BASSECOUR ET DE NAISSANCE D’ANIMAUX.

Article 107.- Les produits de culture, de récolte, de basse-cour sont constatés et versés au magasin dans les conditions indiquées au paragraphe 13 ci-après (produits d’extraction et d’excavation).

                Les produits de naissance de bestiaux, lorsqu’il s’agit de troupeaux faisant partie de l’approvisionnement, sont pris en charge, dans les écritures du comptable gestionnaire, au fur et à mesure de leur constatation, sur le vu d’un ordre d’entrée (modèle n° 6) donné par le directeur du service. Cet ordre d’entrée doit être revêtu de la prise en charge du comptable.

                Les bestiaux ainsi pris en charge donnent lieu à des changements successifs de classement lorsqu’il changent de dénomination et de valeur.

                12. PRODUITS DE DEMOLITION

Article 108.- Les objets en approvisionnement classés à démolir, dans les formes indiquées à l’article 209 ci-après, sont remis aux ateliers ou agents désignés à cet effet par le directeur.

Ces objets sont inscrits sur un carnet ad hoc (modèle n° 49) par les soins des chefs d’atelier ou desdits agents et des produits de la démolition y sont portés au fur et à mesure en regard de l’objet démoli.

Article 109.- Sur le vu de ce carnet, le directeur du service fait établir un ordre d’entrée (modèle n° 6). Cet ordre d’entrée est remis au comptable gestionnaire en même temps que les produits de la démolition et est revêtu de sa déclaration de prise en charge.

                Le carnet de démolition est visé par le directeur.

Article 110.- Dans le cas où la démolition constituerait une opération de durée, le directeur peut prescrire le versement partiel en magasin des produits de démolition.

                Chacun de ces versements donne lieu à l’établissement d’un ordre de recette qui indique toujours la date de l’approbation du procès-verbal de condamnation, ainsi que la date et le numéro de l’ordre de sortie desdits objets.

Article 111. Les produits de la démolition de matériel en service sont pris en charge dans les formes indiquées à l’article 141 ci-après.

Article 112. Les produits de démolition des édifices sont constatés par l’atelier d’exécuter la démolition, ou désigné par le directeur si la démolition effectuée par un entrepreneur.

                Ils sont portés en magasin, s’il y a lieu, dans les mêmes formes que les matières, denrées et objets provenant de remise. Toutefois, ils sont versés dans l’état où ils se trouvent, c’est-à-dire sans être réparés.

Article 113. Il ne doit pas être versé en magasin que les produits de démolition susceptibles d’être réemployés ou vendus dans la colonie.

13 . PRODUITS D’EXTRACTION OU D’EXCAVATION

Article 114. Il est tenu, dans chaque service, un carnet où sont inscrits, jour par jour, les produits d’extraction ou d’excavation.

                Le Directeur du service arrête ce carnet et les résultats en sont reportés, aussi souvent que les besoins du service l’exigent, sur un ordre d’entrée (modèle n° 6).

Article 115. Les produits extraits pour l’exécution de travaux en cours ne sont pas versés aux magasins, leur emploi est justifié dans les formes prescrites par la comptabilité administrative spéciale à chaque service.

14- PRODUITS ET RESIDUS DE MATIERES, DENREES ET OBJETS EMPLOYES AUX EPREUVES.

Article 116 : Il convient de distinguer deux cas :

  1. Produits et résidus de matière, denrées et objets employés aux épreuves de livraison faites par les fournisseurs. Il n’est pas tenu compte de ces produits lorsque la commission de recette a  prononcé le début de la fourniture.

Dans le cas de l’admission en recette, les produits et résidus des matières, denrées et objets employés aux épreuves donnent à l’établissement dans les formes ordinaires d’un ordre d’entrée (modèles n° 6).

Cet ordre d’entrée doit indiquer le nom du fournisseur, la date du marché, ainsi que l’article dudit marché autorisant l’épreuve, s’il y a lieu. Il indique, en outre, la date et le numéro de l’ordre de sortie des matières, denrées et objets employés aux épreuves ou expériences en vertu des règlements ou de décisions ministérielles spéciales. Ces produits et résidus sont constatés et pris en charge dans les conditions indiquées ci-dessus. L’ordre d’entrée fait épreuves ou expériences, et la date et le numéro de l’ordre de sortie des matières, denrées et objets correspondants.

Article 117 : ‘une façon générale, il conviendra d’en prendre en recette que les résidus susceptibles d’être employé eu vendus dans la colonie.

15- REINTEGRATIONS DANS LES MAGASINS DE MATIERES ET OBJETS, DENREES ET MEDICAMENTS DELIVRES EN VUE DE CONSOMMATION ET NON CONSOMMES.

Article 118 : Ces réintégrations sont justifiées dans les écritures par l’ordre d’entrée (modèle N° 6) donné par le Directeur et revêtu de la déclaration de prise en charge du comptable gestionnaire.

Article 119 : Les matières, denrées et objets ainsi réintégrés sont préalablement soumis à la commission ordinaire des remises.

16- REINTEGRATION DE MATIERES, DENREES ET OBJETS ENLEVES EN FRAUDES ET SAISIES

Article 120 : Lorsque la provenance des objets saisis est  connue, et que la saisie a eu lieu avant la découverte de leur disparition ou avant qu’ils n’aient été portés dans les écritures, ces matières, denrées et objets sont purement et simplement restitués au comptable à qui ils ont été dérobés.

Article 121 : dans ces cas où leur provenance  est inconnue ou s’ils ont été portés en sortie dans les écritures, les matières, denrées et objets saisis sont remis aux ateliers ou agents désignés à cet effet (art. 128). Ils sont ensuite versés au magasin, d’il y a lieu, dans les mêmes formes et conditions que les objets provenant de remise.

17- REINTEGRATIONS DE MATIERES, DENREES ET OBJECTIFS REMIS AUX DOMAINES ET NON VENDUS

Article 122 : les matières, denrées et objets remis aux domaines pour être vendus et qui n’ont pas trouvé d’acquéreur  sont réintégrés  dans les magasins sur l’avis qui est en donné au directeur du service compétent pour le service des domaines et reprises en compte sous le n° 20 de la nomenclature du matériel : matières, denrées et objectifs destinées à être vendus.

Article 123 : Il est établi par les soins du Directeur, un ordre d’entrée (modèle N° 6) qui indique le numéro et la date de l’ordre de sortie des magasins de ces matières, denrées et objets. Cet ordre d’entrée est revêtu de la déclaration de prise en charge du comptable gestionnaire.

Article 124 : Au cas où une vente ultérieure ne paraîtrait pas devoir donner de résultat, le Directeur peut présenter ces matières, denrées et objets à la commission de condamnation prévue à l’article 204, en vue d’en faire prononcer la destruction.

18- REINTEGRATION D’OBJETS RECUEILLIS DANS L’INTERIEUR DES ETABLISSEMENTS COLONIAUX

Article 125 : Les matières et objets trouvés dans l’enceinte des établissements coloniaux, ateliers et chantiers qui en dépendent et dont la provenance ne pourrait être expliquée sont sur l’ordre du Directeur du service, portés sur un registre des remises tenus par les ateliers ou par un agent désigné à cet effet (art. 126).

Article 126 : Ils sont versés en magasin, s’il y a lieu, dans les mêmes conditions et les mêmes formes que le matériel provenant de remise de matériel en service.

19- REMISES PAR LES DETENTEURS DE MATERIEL  EN SERVICE

Article 127 : Dans chaque service, il est institué une commission des remises nommée dans chaque place ou poste par le Directeur du service.

            Elle est composée autant que possible de trois officiers d’administration ou fonctionnaire du service conformément aux dispositions de l’art. 48 (circulaire ministérielle du 10 Août 1925, B.O.C, N° 316 p. 1304).

En cas de nécessité, elle peut être réduite à un seul membre.

Le chef  d’atelier ou argent de la tenue  de registre des remises (art.128) peut fait partie de la commission.

Dans aucun cas, ce registre ne peut être tenu par un comptable gestionnaire.

Article 128 : Dans chaque service, le directeur désigné les ateliers ou agent chargés de recevoir les remises

Chaque ateliers ou agent désigné tient une registre des remises (modèle n° 35) sur le quel il inscrit successivement et au fur et à mesure les billets des remises qui lui sont adressées. (Les dispositions répartitives a l’établissements de ces billets, ainsi que celles relatives à la remises du matériel, sont écrit au sujet du matériel en service, titre III, chap. IV, $ 9, matériel en service).

Article129 : Le matériel remis est classé provisoirement, avant être soumis à l’examen de la commission, par les soins du chef d’atelier ou agent chargé de la tenue de registre des remises, sous les catégories suivantes :

  • En bon état
  • à réparer
  • a déclasser, après réparation, s’il ya lieu (avec indication du nouveau classement)
  • à démolir
  • à détruire
  • à vendre

La commission établit le classement définitif et le fait porter sur le registre  des remises.

Elle droit s’attacher à ne porter à démolir que des objets susceptibles de produire des résidus utilisables ou vendables, en tenant compte des frais occasionnés par les démolitions et les ports.

Article 130 : La commission reçoit communication de toutes les pièces de nature à faciliter ou à éclairer son examen.

            Elle consigne sur le registre des  remises toutes les particularités qu’il lui paraît nécessaire de signaler, notamment toutes les détériorations qui ne lui sembleraient pas provenir du service règlementaire auquel les objets étaient destinés.

            Elle formule ses observations relativement à la responsabilité encoure, s’il y a lieu.

Les décisions de la commission des remises sont prises à la majorité des voix.

Article 131 : Le procès-verbal, une fois complété, est signé par les membres de la commission et par le chef d’ateliers ou argent chargé du tenu du registre des remises, puis soumis à l’approbation du Directeur du registre.

Article 132 : Un extrait du procès-verbal certifié é conforme par le directeur est adressé  au gouvernement (par la voie hiérarchique pour les services militaires) :

  1. Lorsque le directeur du service ne croit pas devoir approuver les conclusions de la commission

Lorsque la condamnation proposée par la commission a été motivée soit par une cause autre que l’usure résultant du service au quel les objets auraient dû être règlementairement affecté, soit par un défaut de soin dans la conservation des matières et objectifs.

Dans le premier cas, le gouverneur statue après avoir pris l’avis, s’il le juge utile, d’une commission extraordinaire normée par les soins.

Dans le second cas, le gouverneur statue lorsqu’il  est d’avis qu’il n’y a pas lieu de l’imputation. S’il estime, au contraire, qu’il est y a une responsabilité engagée, l’extrait du procès-verbal est transmis au département. Le ministre, sur la proposition motivée du gouverneur décide si la valeur des détériorations constatées doit être imputée  soit à ceux qui auraient commis au autorisé les dégradations, s’ils sont connus, soit aux officiers ou agent chargés de la garde ou de a surveillance de ces objets.

 Article 133 : Lorsqu’il s’agit de bouche à feu, affûts, armes portatives et munitions de guerre, la commission de remise n’est pas convoquée. La visite de cette commission est remplacée par une visite technique passée dans les conditions déterminées par les règlements en vigueur sur la matière.

            Ce matériel est néanmoins porté sur le registre des remises avec l’indication du classement proposé, il est fait mention dans la colonie "observations" du registre qu’il s’agit d’une visite technique.

Article 134 : (1) Les déclassements, destructions, démolitions ou vente de matériel énuméré à l’article précédent, sont subordonnés à l’approbation du gouvernement qui statue dans les limites de prix et de conditions fixées aux articles 205, 206 et 242 de la présence instruction.

            Dans le cas où la décision est réservée au Ministre, l’extrait du procès-verbal de visite technique (modèle n° 39) est dressé en la colonie avec la décision du Ministre.

Article 135 : Toutefois, lorsque la décision appartient au Ministre, le gouvernement peut, en cas d’urgence ou de danger, statuer par délégation pour les matériels énumérés à l’article 133 à charge d’en aviser le Département.

Article 136 : Lorsque des condamnations ont lieu à la suite d’ordres du Ministre, la commission des remises simplement sur le classement à donner aux matières ou objet condamnés.

            Lorsque les ordres du Ministre spécifient le classement à donner aux matières ou objets condamnés, la commission des remises ou de visite technique n’est pas convoquée. Les matières ou objets en cause sont néanmoins portés sur le registre des remises avec le classement pris par le Ministre.

Article 137 : Immédiatement après approbation du procès-verbal de remise le Directeur du service ou, suivant le cas, immédiatement après la décision du Ministre ou du Gouverneur, les matières, denrées et objets reconnus en bon état par la commission sont versés en magasin.

            Il en est de même au point de vue comptable des objets classés à réparer, mais ces derniers restent déposés dans les ateliers ou locaux désignés jusqu’à leur réparation.

            Ils sont inscrit sur le registre à souche (modèle N° 33) tenu par le comptable gestionnaire et sur le registre (modèle N° 34) tenu par l’atelier ou l’agent chargé de la réparation.

            Au moment du versement effectif des matières et objets en magasin, il en est donné récépissé sur le registre de l’atelier ou de l’agent intéressé par le comptable gestionnaire.

Article 138 : Les instructions diverses en service qui doivent être envoyés dans la métropole pour y être réparés, font également l’objet de remise. Ils sont versés au magasin dans l’état où ils se trouvent et sont ensuite envoyés en réparation à la métropole par le comptable gestionnaire sur l’ordre du Directeur du service après autorisation du Ministre ou du Gouverneur, selon les règlements spéciaux à chaque service.

Article 139 : Les objets classés à vendre sont versés en magasin dans l’état où ils se trouvent et sous le numéro de la nomenclature sommaire spécial à ces objets.

Article 140. Les objets classés en bon état, à réparer, ou à vendre, sont prise en char par le comptable gestionnaire sur un ordre d’entrée (modèle n° 6) établir par les soins du directeur.

Article 141. Les objets classés à démolir restent déposés dans les ateliers ou locaux désignés. La démolir est exécutée parles ateliers ou agents sous la direction des officiers ou fonctionnaires délégué à cet effet par le directeur du service.

Les produits de la démolition sont indiqués en regard de chaque article correspondant sur le registre des remises. Ils sont ensuite versés au magasin sur un ordre d’entrée (modèle n° 6) établir par les soins du directeur.

Article 142. La destruction des matières et l’objet classés à détruire est effectuée par les ateliers ou agent désigné à cet effet sur la surveillance d’un directeur.

Après l’opération, le délégué appose son regard sur le registre des remises en regard des articles détruits.

20. REMPLACEMENTS, PAR DES FOURNISSEURS, DES MATIERES DENREES ET L’OBJET RECONNUS DETERIORES OU DEFECTUEUX APRES LEUR ADMISSION EN RECETTE.

Article 143. Lorsque les matières, denrées et l’objet sont reconnus détériorés ou défectueux après administration en recette  remplacés par les fournisseurs en vertu des clauses de leurs marchés volontairement, les matières ou objets livrés en remplacement sont soumis à la  commission ordinaire des recettes.

21. REGULARISATION DE TRACTIONS DE CENTIME NEGLIGEES OU FORCEES

Article 144. Les différents provenant de fractions de centime négligées ou forcées reconnues au moment des arrêtés de compte ou en fin de délivrance d’une série l’objet de même prix ou encore en fin d’année par suite de l’établissement d’un prix moyen de chaque article, constatées sur un ordre de régularisation.

Article 145. Si la régularisation a pour effet d’augmenter la valeur des existants en magasins. Elle constitue un ordre d’entrée (modèle n° 6)  lorsqu’il s’agit des arrêtés de compte fin d’année, les ordres de régularisations sont établis par  numéros de la nomenclature sommaire.

22. RESIDUS DE  DENREES ET DE MATIERES MISE EN ŒUVRE

Article 146. Les résidus de denrées et de matières mises en œuvre sont recueillis par les soins des chefs d’ateliers ou d’autre agents qui ont effectué le travail d’où résidus et qui les inscrivent au fur et à mesure sur un carnet tenu à cet effet.

Ce carnet doit indiquer, à titre de renseignement, la provenance des résidus.

Article147. A des époques fixées dans chaque service, le carnet est présenté, par l’agent chargé de sa tenue, au directeur du service ou à son délégué qui, après l’avoir visité, fait établir un ordre d’entrée (modèle n° 6)   en vue du versement en magasin des résidus utilisables, transformables ou susceptibles d’être vendus ; les autres sont purement et simplement rayés  sur le carnet.

L’ordre d’entrée est remis au comptable gestionnaire en même temps que les résidus à prendre en charge.

23. SAUVETAGES.

Article 148. Les matières et l’objet divers recueillis sur les champs de tir, polygones, etc.… qui seraient reconnus susceptibles d’être utilisé soit dans leur état naturel, soit par voie de transformation ou de nature à être remis aux domaines pour être vendus, sont versés aux ateliers ou aux agents chargés de la tenue d’un registre des remises.

Article 149. Il est ensuite procédé de la même manière qu’à  l’égard des objets remis par un dépositaire comptable.

Article 150. Les allocations qui pourraient être dues aux sauveteurs sont déterminées par le Ministre.

24. TRANSFORMATION DE MATIERES, DENREES ET OBJETS

Article 151. Les matières d’entrées et l’objets destinés… à être transformé sont inscrits par le comptable gestionnaire sur le registre  à souche (modèle n° 33)  et remis par ces soins aux agents d’exécution.

Ceux-ci les portent sur le registre ad hoc (modèle n° 34).

Article 152. Lorsque la transformation est effectuée, le directeur di service fait établir, à la fois, un ordre de sortie pour les matières délivrées et u ordre d’entrée corrélatif (modèle n° 6)  pour les produits d la transformation ; ces deux pièces portent la même date  et se réfèrent l’une à l’autre.

Article 153. La valeur suivant laquelle des matières, denrées et l’objet transformé doivent être prise en charge est déterminée par le prix primitif porté dans les écritures, augmenté du prix de la transformation. L’ordre d’entrée revêtu de la déclaration de prise en charge du comptable gestionnaire sert de pièce justificative.

Le comptable gestionnaire donne récépissé sur le registre ad hoc (modèle n° 34)  à l’agent d’exécution. Ce dernier fait mention sur le registre correspondant (modèle n° 33)  du gestionnaire comptable de la rentrée de produit de la transformation.

 

CHAPITRE V.

DES SORTIES DE MAGASINS DE LEUR CONSTATIONS ET DE LEUR JUSTIFICATION.

  1. PRESCRIPTIONS GENERALES.

Article 154. Les matières, denrées et l’objet délivrés par les magasins sont portés en sorties en sortie dans les écritures sur l’ordre qui en est donné par l’ordonnateur en matières, ainsi qu’il est dit à l’article 11.

L’ordre de sortie qui sert de pièce justificative du mouvement soit indiquer la nature exacte de l’opération et porter, soit récépissé de la partie prenante, soit, dans les cas spéciaux  déterminés par la présente incrustions, une certification administrative tenant lieu de récépissé.

Les opérations qui présentent certaines particularités demandant à l’établissement de pièces spéciales décrite par ordre alphabétique, dans les articles ci-après de présente instruction, une certification administrative tenant lieu de récépissé.

Les opérations qui présentent certains particularités ou demandent à l’établissement de pièces spéciales sont décrites par ordre alphabétique, dans les articles ci-après du présent chapitre.

  1. CESSIONS

Article 155. Il peut être fait des cessions, titre remboursement, de matières, denrées, médicaments, objets confectionnés, etc… soit en France, soit aux colonies.

1)- à des services étrangers du département

2)- à d’autres services du département ;

3)- à titre tout à fait exceptionnel, à des particuliers.

Article 156. Les  cessions en France et aux colonies faites à des services étrangers du département ou à d’autres  services de département ont lieu dans les formes prescrites aux articles 58 et suivants.

Article 157. Les Demandes de cession faites par des services ne peuvent être accordées qu’autant que leur crédit en permettent le remboursement immédiat.

Article 158. En ce qui concerne  les particuliers, les demandes de cession sont établies sur papier en France et dans les colonies emploi est obligatoire. Elles sont adressées au directeur du service cédant, a pour les avoir apostillées, les transmet au ministre ou au gouvernement pour approbation. Ces domaines doivent être accompagnées d’un certificat du de la chambre du commerce déclarant le commerce local n’est pas en mesure de donner satisfaction à l’intéressé.

L’autorisation du groupement  peut être permanant pour catégories d’objets déterminées.

Article 159. Les remboursements sont effectués aux prix du grand-livre  majorés, s’il y a lieu des frais de transport intérieurs dans la colonie et sur réserve des dispositions  prévus par les règlements spéciaux. Toutes fois, les récipients vides et les emballages de toute espèce peuvent être cédés, même à des particuliers, à un prix correspondant à la valeur marchande au moment de la cession mais ne peut pas être inférieur au 10/10° de prix du grand –livre. Les dispositions restrictives prévues à l’article précédent ne sont pas applicables à cette catégorie de cessions. (1°)

Les cessions à titre gratuit de chapitre ou centre le service colonial et les services étrangers ne peuvent être autorisées que par la loi.

Article 160. Le remboursement des cessions faites en France à des services étrangers au département a lieu selon des règles arrêtées après attente entre les administrations intéressées. Aux colonies, le remboursement des cessions faites apr un service de l’Etat, de même que le remboursement des cessions qui interviennent entre les budgets coloniaux et locaux, sont réglée s dans les conditions fixées par le décret du 13 octobre 1922 (S.O.C1922 P. 1552 °

Les matières et objets ne sont délivrées aux particuliers que sur la présentation d’une déclaration constatant le servement au trésor du prix de la cession. Ou trésor du prix de la cession.

Article 161. Par dérogation aux dispositions du dernier alinéa a l’article précédent, des cas urgents et à titre tout à fait  exceptionnel, être effectuées par anticipation à des isolés, sous la responsabilité  des directeurs qui se poursuivent sans délié le remboursement. (Circulaire ministérielle du 10 Août 1925, B.OC. n° 316 p. 1304)

Article 162. Le montant des cessions fait aux particuliers est majoré d’un quart pour remboursement  des frais d’entretient généraux et de surveillance.

Cette majoration est versée au trésor pour faire recette aux produits divers du budget.

Article 163.La sorties des matières, denrées, médicaments, etc…. délivrés à titre de cession, est justifié dans les écritures du comptable gestionnaire par l’ordre de sortie (modèle n° 7 ter) donné par le directeur du service et revêtu du récépissé de la partie permanant. La demande établie dans les conditions prévues à l’art.60, reste, s’y a lieu joint à l’ordre de sortie.

Lorsque la cession est effectuée en vertu d’une autorisation permanant, il en est fait mention sur l’ordre de sortie. Lorsque la cession  est effectuée en vertu d’une autorisation permanente, il en est fait mention sur l’ordre de sortie. L’ordre de sortie est outre compagne dans tous les cas de la déclaration de versement, afin de permettre au département de s’assurer que le remboursement a été régulièrement effectué.

3. CONSOMMATION POUR LES SERVICES INTERIEUR DES MAGASINS BUREAUX, ETC

Article 164. Les matières et l’objet nécessaire à l’arrangement et à la conservation du matériel dans les magasins, à l’entretien du matériel en service dans les cas déterminés par les règlements spéciaux aux divers services, à la propreté et à l’entretien  des cours, bureaux, magasin, chantiers, ateliers, etc… sont délivrés par le comptable gestionnaire sur bon s établis au moyen d’un registre (modèle n° 36 bis) par le service employeur et visés par le directeur du service ou son délégué. Les matières et l’objet sont considérés comme consommés du fait de leur délivrance.

Article 165. Sur le vu de ces bons, qui lui sont remis aux époques fixées par lui, le directeur établir un ordre de sortie  (modèle n° 7 bis) résumant toutes les sorties effectuées à cette date.

Dans ce cas l’ordre de sortie ne comporte pas de récépissé, celui-ci est remplacer par la certification du directeur.

Article 166. Les délivrances des fournitures du bureau dans l’intérieur du service sont effectuées  et justifiées de la même manière, mais sur un ordre de sortie distinct.

  1. CONSOMMATION POUR LES EPREUVES

Article 167. Les sorties de matières, denrées et l’objet, etc… consommés dans les épreuves ou expériences sont justifiées dans les écritures du comptable gestionnaire par l’ordre de sortie (modèle n° 7) donné par le directeur du service te portant récépissé soit du président de la commission, dans le cas d’épreuves faites par les commissions de recette ou de visite, soit l’officier ou fonctionnaire chargé de l’épreuve ou expérience dans les autres cas.

Cet ordre de sortie indique en vertu de quel ordre ou de quelle décision les épreuves ont eu lieu.

 

  1. CONSOMMATION ORDINAIRE COURANTES.

Article 168. On comprend dans cette catégorie :

  1. Les consommations pour le chauffage et l’éclairage
  2. Les consommations de denrées et de médicaments pour les malades
  3. Les consommations de denrées pour la nourriture des divers rationnaires dans les hôpitaux.
  4. Les consommations de denrées pour la nourriture des rationnaires du service colonial
  5. Les consommations de denrées pour les  condamnés de toutes catégories
  6. Consommation de matières, denrées, graines, drogues, médicament etc… faites dans les amphithéâtres, laboratoires, ambulances, infirmeries, etc…
  7. CONSOMMATION POUR LA NOURRITURE ET L’ENTRETIEN DES ANIMAUX EN SERVICE, DES ANIMAUX DE BASSE-COUR ET DES TROUPEAUX.

Les délivrances qui se rapportent à ces consommations sont effectuées sur demandes songées du ou des officiers ou fonctionnaire ayant qualité de cet effet en vertu des règlements administratifs spéciaux çà chaque service

Article 169. Sur le vu de ces demandes, le directeur ou son délégué donne un ordre de sortie (modèle n° 7) qui droit être revêtu du récépissé  de la partie prenante.

Lorsqu’il s’agit de distribution quotidiennes, les délivrances partielles peuvent être effectuées au moyen de bonus provisoires détachés d’un registre à souche (modèle n° 36 ou 36 bis) ou de toute autre pièce en tenant lieu, récapitulées ensuite dans des  demandes régulières et des ordres de sortie portent toujours récépissé de la partie prenante.

  1. CONSOMMATIONS EXTRAORDINAIRES A L’OCCASION DES FETES PUBLIQUES OU EN DE DECISIONS SPECIALES

Article 170. Ces délivrances, dans les cas ou sont autorisées par les règlements ou par des décisions particulières des autorités ayant qualité à  cet effet, sont effectuées au moyen d’un ordre de sortie (modèle n° 7) donné par le directeur du service et portant récépissé de la partie prenante. L’ordre de sortie se réfère au règlement ou est appuyé d’une copie de la décision qui a prescrit la délivrance.

  1. CHANGEMENT DE CLASSIFICATION.

Article 171. Dans les cas spécifiés son opéré ainsi qu’il est dit l’art. 66. Les matières, denrées et l’objet devant changer de classement sont portés sur un ordre de sortie (modèle n° 7 bis) établi par les soins du directeur du service.

Cet ordre de service porte la même date que l’ordre d’entrée correspondant et relate le numéro de cette pièce.

  1. CHANGEMENT DE CLASSEMENT

Article 172. Les changements de classements sont opérés ainsi qu’il est dit à l’art. 66. Les matières, denrées et l’objet devant changer de classement sont porté sur un ordre de sortie (modèle n° 7 bis) établi par les soins du directeur du service.

Cet ordre de service porte la même date que l’ordre d’entrée correspondant et relate le numéro.

  1. DECHETS PAR SUIT DE DEPERISSEMENT

Article 173. La constatation et la justification des déchets ou dépérissement qui se produisent dans les approvisionnements sont soumises aux règles applicables à la constatation et à la justification des déficits.

  1. DECHETS PAR SUIT DE PREPARATIONS D’OBJETS EN APPROVISIONNEMENT

Article 174. La diminution de pois ou de dimension occasionnée par  la préparation des objets dont le compte est suivie au pois ou au mètre est constatée par un certificat du directeur qui reste joint l’ordre de sortie étébli par ses soins (modèle n° 7 bis).

  1. DEFICITS CONSTATES PAR RECENSEMENT.

Article 175. Lorsque des déficits sont constatés à la suite d’un recensement fait à chaque titre que ce soit, ils sont immédiatement portés en sortie.

L’ordre de sortie (modèle n° 7 bis) indique la date du procès-verbal de recensement.

  1. DELIVRANCE DE MATIERES POUR CONFECTION, TRANSFORMATION REPARATIONS, CONSTRUCTIONS, ETC.

Article 176. Les matières qui sont demandées au magasin pour effectuées les travaux de confection, transformation, réparation, construction etc sont délivrées par le comptable gestionnaire contre la remise d’un bon détaché registre à souche spécial (modèle n° 36) et enregistré sur un registre auxiliaire. (Circulaire ministérielle du 10 Août 1925, B.O.C n° 316, p.1304).

Elles ne droit être délivrées qu’au fur et à mesure besoins et au jour, celle qui n’ont pas été employées sont réintégrées au moyen d’un bon détaché du registre à souche prévu ci-dessus et annoté en conséquence (1).

Article 177. Aux époques fixées par le directeur le comptable gestionnaire lui remet les bons de matière classés par, les ateliers, par service.

Sur le vu de ces bonus, le directeur fait établir un ordre fonctionnaire ou agent préposé à l’emploi de ces manières.

  1. DELIVRANCE D’OBJET DEVANT ETRE PRIS EN CHARGE PAR UN DETENTEUR DE MATERIEL EN SERVICE.

Article 178. Les demandes de matériels et l’objet devant être pris en charge par les dépositaires comptables sont établis d’après les principes édictés au sujet de matériel en service (titre III, chapitre III, paragraphe 6).

Ces demandes sont communiquées par le directeur au comptable gestionnaire qui lui signale immédiatement, s’il y a lieu, l’impossibilité dans la quelle il se trouve de délivrée telle catégorie du matérielle demandé. Le directeur ou son délégué donne les instructions en conséquence.

Article 179. Le directeur donne l’ordre de sortie (modèle n° 7) qui droit concorder avec la corder avec la demande étable par le dépositaire comptable et porter la même date.

L’ordre de sortie reproduit le motif de la demande (Augmentation d’invention remplacement, etc …) et indique s’il y a lieu, l’autorisation qui a autorisé la délivrance ainsi que la data de cette autorisation. Il porte récépissé de la partie prenante.

 Article 180. En principe, les matières consommables délivrées à un dépositaire comptable soit pour le nettoyage, soit pour l’entretien du matériel, sont considérées comme consommées et ne sont pas prise en charge dans ces écritures.

Leur délivrance est effectuée dans les conditions prescrites aux articles 164 et 166.

  1. ECHANGES

Article 181. Les échanges effectués dans les conditions indiquées aux articles 73 et 74 donnent lieu à l’établissement  d’un ordre de sortie délivrée par le directeur du service. Cet ordre de sortie, portant récépissé de la partie prénante, doit se référer à l’ordre d’entrée correspondant.

  1. ENVOIS.

Article 182. Lorsque les expéditions de matériel sont faites par les magasins, les comptables gestionnaires ne doivent, selon les moyens dont ils disposent, négliger aucune précaution pour assurer le transport des caisses et colis dans des conditions irréprochables de solidité et pour éviter les effractions sans qu’il reste trace.  

Dès la préparation de l’envoi, la commission spéciale de visite, convoqué par le directeur ou son délégué, reconnaît les quantités à expédier, d’après l’avis d’expédition établi, est assiste à l’emballage.

Elle dresse sur le registre modèle 38 procès-verbaux de l’opération.

En cas de nécessité de service, ou pour suite de la longueur des opérations, la commission peut se faire représenter par un de ces membres. (Instruction ministérielle du 31 Décembre 1920 B.O.C p. 2541)

Article 183. SUPPRIME

Article 184.Les envois sont donnés selon des dispositions ci-après

1)- Aucun envoi ne peut être effectué de la métropole aux serves militaires, d’un groupe de colonie à un autre groupe, sans l’autorisation du ministre.

Toute fois les objets de toutes espèces qu’il est t impossible  de réparer dans les cas détermines par les règlements spéciaux à chaque service.

Ces objets ne cessent pas de figurer dans les comptes du service expéditeur au quelle ils seront retournés après réparation.

2)- les envois en comptables gestionnaires métropole sont ordonnés par le ministre, ceux qui sont effectués entre gestionnaires dans une même colonie sont ordonnés par les directeurs de service, enfin, en ce qui concerne les services militaires, les mouvements entre comptables gestionnaire et colonies différentes d’un même groupe sont données par le directeur de service après l’autorisation des commandant supérieur des troupes.

3)- les envois faits par des comptables gestionnaires à des dépositaires comptables hors de leurs résidences ne peuvent être effectués qu’entre comptable de la métropole ou d’une même colonie, ou d’un même groupe de colonies s’il s’agit de service militaire.

Ces envois faire par suite de délivrances sont ordonnés par l’autorité administrative dont relève le magasin, sur le vu de la demande établie par le dépositaire comptable dans les formes  prescrites au article  282 et suivants. (Instruction ministérielle du 31 décembre 1920 B.O.C p. 2541).

Article 185. Il est établi pour chaque expédition, sur l’ordre du directeur, les différentes pièces ci-après sui doivent être préparées avec les plus grands soins, afin de permettre de connaitre facilement et promptement le matériel et les colis à l’arrivée à destination. 

Un ordre de sortie (modèle n° 7) qui après avoir été revêtu de récépissé du comptable destinataire et des références de sa prise en charge (art. 93) servira de pièce justificative de sortie au Comptable expéditeur.

            L’ordre de sortie sera adressé au service destinataire joint aux autres pièces d’envoi.

2) Un avis d’expédition (modèle N° 25) reproduisant le détail des quantités et valeurs de l’ordre de sortie, portera le même numéro et la même date ainsi que l’adresse du magasin destinataire, avec indication du point de transit, s’il y a lieu.

3) Une facture d’envoi, un encaissement ou une lettre de voiture, selon le cas.

            La facture d’envoi (modèle N° 26) établie lorsqu’il s’agit de matériel par bâtiments de l’Etat, pour être remise  à l’officier commandant ou à l’officier en second du navire transporteur. Elle ne comprend que la désignation des caisses ou colis par leur nombre, leur poids, leur volume ou leurs marques particulières.

            Pour les divers autres modes de transport par terre autres que le chemin de fer, le transporteur reçoit également une facture d’envoie établie comme il est dit ci-dessus.

            Lorsque l’expéditeur du matériel est fait par navire de commerce, il est établi un connaissement (modèle N° 27), en quatre originaux (article 282 du Code de commerce). Un exemplaire est conservé par le service expéditeur ; un second est adressé au service destinataire (ou transitaire, s’il y a lieu) et est annexé à l’avis d’expédition ; les deux autres sont remis au capitaine chargé du transport (l’un est conservé par lui et l’autre par l’armement). Dans le cas où l’armement ou l’un de ses représentants est présent au port expéditeur, le connaissement qui lui est destiné lui est remis directement par le comptable intéressé.

            S’il s’agit de matériel à transporter par chemin de fer, il est établi deux lettres de voiture (modèle N° 28 et 28 bis), dans les conditions règlementaires pour ce mode de transport.

            Les pièces susindiquées qui constituent le dossier de l’envoi sont adressées, quel que soit le magasin destinataire, au représentant du service intéressé dans le port de débarquement. (Instruction ministérielle du 31 Déc. 1920, BOC, P. 2541).

Article 186 : Afin d’éviter les formalités d’acquit-à-caution, passavant et de plombage, etc…, il est établi pour chaque envoi une déclaration à la douane (modèle N° 29). Cette déclaration est préparée en triple expédition : deux sont remises à la douane du port expéditeur qui en fait parvenir une à la douane du port destinataire, la troisième est jointe par le service expéditeur aux pièces adressées par ses soins au service destinataire.

Article 187 : Quand l’envoi est effectué d’un point autre que le port d’embarquement pour sa destination définitive, ou lorsque le matériel doit transiter, le dossier des pièces d’expédition, ainsi qu’il est dit à l’art. 185, est adressé par le service expéditeur au service ou agent transitaire chargé de la réexpédition.

            Dans le cas de long parcours, le dossier transmis successivement aux diverses autorités administratives chargées de la surveillance des points de transit.

(Instruction ministérielle du 31 Déc. 1920, BOC, P. 2541).

Article 188 : A l’arrivée au lieu de transit, l’état extérieur des caisses et colis est vérifié comme il est dit aux articles 76 et suivant et, en cas d’avaries ou déficits, il est dressé un procès-verbal de visite dans les formes prescrites aux articles 81 et suivant. Le service ou l’agent transitaire procède, s’il est nécessaire, au remballage des objets, et il en est fait mention sur le procès-verbal.

            Le service ou l’agent transitaire est responsable non seulement du nombre de colis qu’il est chargé de faire transiter, mais encore de leur conservation.

Article 189 : Sans le cas om des pertes et avaries mettent en cause la responsabilité du transporteur local, il appartient à l’autorité chargée de la surveillance du point de transit, ou au directeur du service intéressé auquel le procès-verbal est adressé sans délai, de poursuivre les remboursements à effectuer au Trésor (voir art. 94).

            Copie du procès-verbal, portant référence de la désignation donnée à l’original, est annexée au dossier des pièces d’expédition qui accompagne l’envoi. (Instruction ministérielle du 31 Déc. 1920, BOC, P. 2541).

Article 190 : Dès la réception des objets, l’agent transitaire consigne le passage de l’envoi sur le registre de transit (modèle 32, nouveau) ; au moment de la réexpédition, il complète cette inscription et établit les factures d’envoi, connaissements ou lettres de voiture destinés au nouveau transporteur, dans les conditions indiquées à l’art. 185. Il inscrit sur l’avis d’expédition du service expéditeur sous son numéro d’enregistrement du transit, les dates de réception et de réexpédition et le nom du nouveau transporteur. (Instruction ministérielle du 31 Déc. 1920, BOC, P. 2541).

Article 191 : Lorsque des différences ont été constatées dans un port transitaire, le procès-verbal de visite au débarquement est adressé au service liquidateur, des dépenses de transport, comme il est dit à l’art. 83, les pièces d’envoi à transmettre au port destinataire définitif sont accompagnées d’une copie de ce procès-verbal. (Instruction ministérielle du 31 Déc. 1920, BOC, P. 2541).

Article 192 : Supprimé

Article 193 : Supprimé

Article 194 : Supprimé

Article 195 : Supprimé

Article 196 : Supprimé

Article 197 : Les règles ci-dessus sont applicables aux envois effectués par suite de délivrances par un comptable gestionnaire, sous réserve des dispositions spéciales suivantes :

            La demande établie par le dépositaire comptable lui est retourné en même temps que l’ordre de sortie. Elle lui sert de pièce justificative.

            Il n’est établi d’avis d’expédition que si le matériel est expédié en transit. (Instruction ministérielle du 31 Déc. 1920, BOC, P. 2541).

Article 198.Les envois par les comptables gestionnaires aux ateliers  et chantiers éloignés, de matières destinées à l’emploi aux travaux ou destinées à une consommation immédiate, sont effectués et reçus dans les mêmes conditions que les envois faits par les comptables gestionnaires aux dépositaires comptable.

Toutefois, lorsqu’il s’agit d’envois fréquents , la demande faite par le chef d’ateliers au comptable gestionnaire est remplacée par un bon détaché du registre à souche spécial (modèle n° 36 bis) comme cela a lieu pour les ateliers de la localité où se trouve le magasin. L’envoi est fait dans les mêmes formes, mais l’ordre la sortie est remplacée par un avis d’expédition (modèle n° 25).

L’ordre de sortie récapitulant tous les bons  d’un même atelier et établi périodiquement, le récépissé est donné par le chef d’atelier intéressé (Inst. minist. DU 31 Déc. . 1920 .b .o .c, p. 2541)

16. ERREURS OU OMISSIONS DE DEPENSES

Article 199. Les erreurs ou omissions de dépenses constatées dans les conditions indiquées aux articles 103, 104 et 105 donnent lieu l’établissement d’un ordre de sortie (modèle n°7 bis) dressé par le directeur du service, ainsi qu’il a été dit aux articles précités ;

 

17. PERTES.

Article 200. Lorsqu’une circonstance a occasionné la perte  de matières denrées ou objets, le comptable gestionnaire en rend compte sur-le –champ au directeur du service ou à son délégué.

Le fait et l’importance de la perte sont constatés par la commission ordinaire des remisse convoquées  spécialement à cet  effet par le directeur du service.

Le procès –verbal (modèle n° 45) qui est dressé, présente des matières et objets perdus et contient les conclusions de la commission relativement à la responsabilité du comptable gestionnaire et à l’imputation du montant des pertes.

Le comptable gestionnaire peut demander que ses observations soient inscrites sur ledit procès-verbal ou à défaut les consigner lui-même sur ce document avant de signer.

Article 201 Le procès-verbal est établi en double expédition l’une d’elles est conservée par le service, et l’autre est transmise au Ministre qui statue et fait connaître la  décision intervenue.

Toutefois, le chef de service sous-ordonnateur en matières, le directeur de service, le commandant supérieur ou le gouverneur de la colonie, sont autorisés à  statuer par délégation du Ministre dans les mêmes limites  et conditions que celles prévues aux arts. 205 et 206 relatifs aux  sorties de matières, denrées, objets, etc.…. détruits, démolis, déclassés ou à vendre par suite de condamnation. (1))

Les procès –verbaux de perte, ainsi que les décisions de l’autorité supérieure qui s’y réfèrent, sont conservés par le service intéressé dans un registre à écrou.

Article 202. Immédiatement  après la constatation du fait de l’importance de la perte par la commission les matières , denrées et objets perdus sont portés en sortie au moyen de l’ordre (modèle n° 7 bis) établi par les soins du directeur sur le vu du procès –verbal.

L’ordre de sortie doit indiquer la date du procès-verbal et l’autorité à laquelle il à été soumis.

18. REMISES AUX FOURNISSEURS A CHARGE DE REMBOURSEMENT OU DE REMPLACEMENT DE MATIERES DENREES ET OBJETS RECONNUS DEFECUEUX APRES LEUR RECETTE.

Article 204. Ces remises sont justifiées par un ordre de sortie (modèle n° 7) établi par les doins du directeur du service et portant récépissé du fournisseur.

Dans le cas où ces matières, denrées correspondant.

19. SORTIES  DE MATIERES DENREES ET OBJETS, ETC., DETRUITS  DEMOLIS DECLASSES, OU CLASSES, A VENDRE PAR SUITE DE CONDAMNATION.

Article 204. Lorsqu’il est présumé que des matières, denrées ou objets en approvisionnement d’une peuvent plus servir sous la désignation avec laquelle ils figurent dans les écritures, il est dressé un état par les soins de comptable gestionnaire.

Cet état est remis au directeur du service qui convoque la commission condamnation.

Cette commission est chargée 

1) De constater si ces matières, denrées ou objets ne peuvent effectivement plus être utilisés sous leur classement, démolition, destruction ou vente.

2) –De proposer, le cas échéant, leur condamnation, en indiquant si cette condamnation doit être suivie de déclassement, démolition, destruction ou vente.

Article 205. (1) Le procès-verbal (modèle n° A4), établi en double exemplaires contient l’opinion de la commission sur les causes qui nécessitent la condamnation et le classement proposé pour les matières et objets condamnés.

Les deux expéditions sont adressées au Ministre pour approbation. Une de ces expéditions est retournée au service intéressé revêtu de la décision du Ministre.

Toutefois, et lorsqu’aucune responsabilité n’est engagée, le chef de service sous-ordonnateur en matières, le directeur de service, Le commandant supérieur ou le gouvernement, sont appelés à statuer par délégation du Ministre si la valeur totale des matières proposées pour le déclassement, la démolition ou la destruction(en faisant entre en ligne de compte la diminution de la valeur du matériel proposé pour le déclassement) ne dépasse pas :

Chef de service, sous-ordonnateur en matières………………5. 000  F

Directeur de service………………………………………………25.000 F

Commandant supérieur………………………………………… 50.000 F

Gouverneur ……………………………………………………   500 .000  F

 

Lorsqu’il s’agit :

1)- de matériel classé à vendre ;

2)-d’utiliser immédiatement les objets proposés pour la condamnation sous leur nouveau classement ou les produits de la démolition.

3)-De détruire ou de démolir du matériel pour des raisons urgentes d’hygiène ou de sécurité.

Les autorités désignées ci-dessus statuent dans les même limites et conditions que pour les matières proposées pour le déclassement la destruction ou la démolition sauf que le gouverneur pourra statuer sans limite de prix.

Cette délégation ne s’étend pas au cas où les propositions de démolition, destruction  vente ou déclassement sont formulés à la suite d’un envoi provenant de la métropole ou d’une colonie (d’un autre groupe de colonies en ce qui concerne les services militaires).

L’approbation des procès-verbaux concernant le déclassement ou la démolition des bâtiments permanents ou non, appartenant au domaine de l’état, est dans tous les cas, réservée au Ministre (1).

Article 206. Dans le cas où le chef de service sous-ordonnateur en matières, le directeur du service, le commandant supérieur ou le gouverneur sont appelés à statuer, le procès-verbal est établi en une expédition qui est adressé aux autorités compétentes, puis retournée au service après avoir été revêtue de décision intervenue.

Toutes les fois qu’une responsabilité  est engagée, ces mêmes autorités statuent par délégation du Ministre et dans les limites fixées par l’art. 205 lorsque les comptables responsables acceptent l’imputation proposée à leur charge.

Dans le cas où les intéressés l’accepteraient pas les décisions intervenues, le recours formulé à leur encontre est examiné et sanctionné définitivement, par délégation du Ministre, par l’autorité placée immédiatement au-dessus de celle ayant prononcé l’imputation.

Au-dessus de 500 000 francs, et dans les cas où la décision est réservée au Ministre un extrait du procès-verbal est transmis au département pour être soumis à la sanction ministérielle.

Article 207. Au cours du premier semestre de chaque année, le directeur de service transmet au département un relevé des condamnations de matériel prononcées pendent l’année écoulée.

Ce relevé indique la nature et la valeur du matériel, ainsi que le cas échéant, le montant des imputations mises à la charge des comptables responsables.

Article 208. Sur le vu procès-verbal approuvé du Ministre, du gouvernement, le directeur ou le chef de service sous-ordonnateur en matières fait établir l’ordre de sortie (modèle n° 8) des matières et objets à détruire ou à démolir. Ces matières et objets sont remis aux ateliers ou aux officiers ou agents  pour opérer la destruction ou la démolition.

Ceux –ci en donnent sur l’ordre de sortie et les inscriptions sur le carnet prévu à l’article 108(modèle n°49).

Article 209.La démolition est opéré et les produits en sont versés au magasin dans les formes prescrites à l’article III.

La destruction est en présence d’un délégué  oppose son visa sur le carnet en regard des articles détruits.

Article 210. Les matières et objets devant changer de classement sont portés simultanément dans les écritures en sortie et en entrée dans une conditions prescrites aux sujet  des entrées (changement de classement)articles 66 et suivants).

Article 211. Les matières et objets classés à vendre font l’objet d’un changement de classification, ils sortent des comptes, au moyen d’un ordre de sortie (modèle n°7 bis) pour être repris en charge sous le numéro spécial aux objets classés à vendre de la nomenclature sommaire et en conservant leur prix initial.

Article 212. Lorsqu’il s’agit de matières à déclasser ou à vendre, toutes les pièces justificatives d’entrée et de sortie doivent mentionner le numéro de la pièce correspondante. Dans tous les cas, l’ordre de sortie indique la date du procès-verbal ainsi que l’autorité qui l’approuvé.

Article 213. Les condamnations résultant des ordres du Ministre ne donnent pas lieu 0 la réunion de la commission, à moins qu’il ne soit nécessaire pas  de préciser le nouveau classement sous lequel les matières et objets doivent être pris en charge dans les conditions indiquées aux articles 129 et suivants pour le matériel provenant de remises. Dans le cas où la commission est convoquée en vue de propose le nouveau classement, le procès-verbal contenant les propositions de la commission à ce sujet est adressé au gouvernement pour approbation.

Les opérations résultant de l’approbation du procès-verbal s’effectuées ainsi qu’il est dit aux articles précédents.

20. SORTIES DE MATIERES, DENREES ET OBJETS REMIS AUX DOMAINES POUR ETRE VENDU.

Article 214. Lorsque le directeur du service le juge utile, il fait établir par le comptable gestionnaire un état des matières, denrées et  objets antérieurement classés à vendre.

Cet état est transmis à l’administration des domaines qui fait procéder à l’enlèvement.

S’il s’agit d’un service militaire, le directeur adresse en même  temps un double de cet état au directeur de l’intendance (1).

Article 215. En principe, il est procédé à la vente de dehors de l’enceinte des établissements coloniaux, par les soins des agents des domaines.

Toutefois, lorsque les matières, denrées et objets destinés à être vendus ne peuvent, en raison de leur poids ou de leur volume, être enlevés par les agents des domaines, ils demeurent déposés dans l’enceinte de l’établissement jusqu’à la fin de la vente, les objets adjugés doivent être enlevés immédiatement.

Article 216. Dans l’un ou l’autre cas, les agents des domaines prennent livraison du matériel à vendre et en donnent récépissé sur l’ordre de sortie (modèle n°7) établi par les soins du directeur du service.

Les services doivent fournir à l’administration des domaines tous les renseignements qui pourraient lui être utiles en vue de la mise à prix.

Article 217. Si les objets ont été élevés des magasins et que la vente n’ait donné aucun résultat, la réintégration de ces objets dans les magasins en est effectuée par les soins de l’administration des domaines et le comptable gestionnaire les repend, ainsi qu’il a été dit à l’article 122.

21. TRANSFORMATIONS DE MATIERS, DENREES ET OBJETS

Article 218. La sortie des écritures des matières, denrées et objets à transformer est justifiée, ainsi qu’il a été dit à l’article 154.

CHAPITRE VI.

OPERATION NE DONNANT LIEU A MOUVEMENTS COMPTABLES.

Article 219. Les prêts de matériel que les services du Département des colonies peuvent être appelés à faire soit à d’autres services du Département, soit à des services étrangers, soit à des particuliers, sont absolument exclusifs de toute idée de bénéfice à réaliser ou de concurrence à faire à l’industrie locale.

En principe, les services du Département ne prêtent leur concours que sur demande expresse et motivée et lorsqu’il  s’agit, soit de faciliter le service de l’Etat ou des administrations locales aux colonies, soit le suppléer momentanément et exceptionnellement aux moyens d’action quoi peuvent faire défaut aux industriels dans les colonies.

Article 220. La demande est dressée dans la forme administrative s’il s’agit d’un service public. Elle est établie sur papier timbré en France et dans les colonies ou son emploi est obligatoire, lorsqu’elle émane de particuliers.

Cette demande doit préciser la nature et l’importance du concours demandé et porter engagement de la part de l’emprunteur de rembourser l’intégralité des sommes qui seront dues d’après la nature du matériel prêté et d’après les tarifs en vigueur.

Une déclaration émanant de la chambre de commerce et constatant l’insuffisance des ressources de la place peut être exigée des demandeurs lorsqu’il s’agit de prêt est donné, en France, par le Ministre et aux colonies, par le gouverneur de la colonie sur la déclaration du directeur du service  que ce prêt effectué sans inconvénient et sur avis conforme du commandant supérieur des troupes, lorsqu’il s’agit de service militaire.

Article 221. La décision autorisant un prêt indique toujours le délai de réintégration et fait connaître s’ils doivent avoir lieu à titre gratuit ou onéreux.

Les prêts aux particuliers sont toujours effectués à titre onéreux sauf dans le cas où il s’agit d’un fournisseur ou entrepreneur de l’état, lorsque les clauses de son contrat n’en disposent autrement.

Lorsque les prêts ont lieu à titre onéreux, la durée est décomptée du moment où l’objet est délivré à l’emprunteur au moment de la réintégration au lieu de dépôt.

Il en est de même si le prêt se rapporte à un engin à vapeur quelque soit l’Etat des feux au moment de la délivrance ou de la réintégration.

Les prêts sont faits à l’heure ou la journée. La journée s’entend d’une série de vingt-quatre heures consécutives. Toutes heures ou journée commencée, selon le cas, est décomptée comme heure ou journée entière.

Article 222. Les services ne doivent assumer aucune responsabilité vis-à-vis des emprunteurs en cas d’accidents, d’avaries ou de pertes, que les engins prêtés soient conduits ou manœuvrés par des hommes appartenant au service prêteur ou aux emprunteurs.

L’objet prêté est remis à l’emprunteur au lieu même où il est en dépôt, et dans l’état où il se trouve. Si l’opération de la  délivrance entraîne des frais pour les services, ces frais donnent lieu à remboursement.

L’état des objets prêtés est constaté contradictoirement par agent du service ou de la personne qui doit les recevoir et par un officier ou fonctionnaire du service effectuant le prêt.

Il est dressé à la suite  de cette constatation un procès-verbal en deux exemplaires indiquant le décompte en valeur des objets prêtés : le récépissé de l’emprunteur est composé sur l’emplaire du procès –verbal conservé par le service effectuant le prêt ; l’autre exemplaire est remis à l’emprunteur.

Les emprunteurs  sont entièrement responsables du matériel qui leur confié. Toute dégradation, autre que l’usure normale provenant de l’emploi, reste à leur charge.

Article 223.Les prêts doivent toujours conserver un caractère essentiellement temporaire.

La délivrance effective des objets prêtés est justifiée par une copie de la décision autorisant le prêt et par le récépissé de la partie prenante, opposé sur le procès –verbal prescrit à l’art. 222 : mais au point de vue comptable, ces objets ne font pas sortie et restent dans les écritures des comptes gestionnaires.

Chaque comptable gestionnaire, par chapitre budgétaire, un registre des prêts autorisés (modèle n° 37).

Article 224. Lorsque la faculté d’effectuer des prêts d’outils ou d’apparaux aux fournisseurs ou entrepreneurs des établissements des vices de l’Etat résulte des stipulations des marchés, il n’est pas nécessaire de recourir à une nouvelle autorisation.

Dans ce cas la sortie effective des magasins d’objets prêtés est  justifiée par un extrait du marché et par le récépissé de la partie prenante apposé sur le procès-verbal prescrit  à l’art.222.

Article 225. Les objets prêtés non représentés sont portés en sortie (modèle n°7ter) et le montant en est remboursé d’après le tarif des cessions et dans les mêmes formes.

La valeur des machines ou des apparaux mis à la disposition des entrepreneurs pour l’exécution de travaux au compte au compte de l’Etat et non réintégrés, est calculée selon le tarif des cessions à des services de l’Etat. (Circulaire ministérielle du 10 Août 1925. B.O.C n° 361, P.1304).

Article 226. L’Etat des objets prêtés doivent vérifier, lorsqu’ils sont rendus au service intéressé, dans les mêmes conditions qu’au moment du prêt. Si des détériorations sont constatées, elles sont soumises à la commission des  remises du service.

Les réparations rendues nécessaires par le fait des emprunteurs sont également effectuées comme cessions, et le montant en est calculé selon les indications ci-dessous.

Si la commission des remises prescrit la condamnation en raison des détériorations constatées, dues au fait de l’emprunteur, l’objet est laissé à la disposition de ce dernier, et le remboursement total en est poursuivi dans les conditions indiquées ci-dessous.

Article 227 .Le comptable gestionnaire fait mention de la réintégration du matériel prêté sur le compte ouvert à cet effet et donne récépissé à l’emprunteur du matériel prêté sur le compte ouvert à cet effet et donne récépissé à l’emprunteur du matériel réintégré. Ce récépissé est visé par le Directeur du service.

Article 228. Le tarif des prêts à titre onéreux est arrêté par le Ministre ou le gouverneur sur la proposition, s’il ya lieu, du directeur du service intéressé, ce tarif est majoré d’un quart au profit du trésor pour les prêts aux particuliers.

2. REPARATIONS

Article 229. Lorsque le matériel en approvisionnement a besoin d’être réparé, il est porté par le comptable gestionnaire sur le registre à souche mentionné à l’art. 70.Le bon à souche du comptable gestionnaire et l’inscrit immédiatement sur le registre ad hoc (modèle n) 34)tenu par ses soins.

Article 230.Apres réparation, le matériel est remis

 Au magasin, et le comptable gestionnaire en donne récépissé sur le registre de l’argent chargé d’effectuer la réparation.

3. REMPLACEMENTS D’OBJETS DANS LES UNITES COLLECTIVE

Article 231  Les détériorations et les pertes de matériel entrant dans la composition des unités collectives en approvisionnement, sont justifiées dans les formes prescrites pour les autres objets en approvisionnement.

Article 232. Lorsque l’objet manquant ou condamné peut être remplacé, l’objet pris dans les approvisionnements en vue de ce remplacement sort des comptes, dans l’article où il figure, sur un ordre de sortie par le Directeur, cet ordre mentionne la cause de la délivrance et les motifs qui l’on occasionnée, en se référant aux pièces qui s’y rapportent.

Mais l’objet entre dans l’unité collective sans donner l’un à aucun mouvement dans les écritures, les procès-verbaux relatifs à la perte, condamnation, etc.… de l’objet remplacé sont néanmoins conservés par le service en vue de la justification de la sortie.

Article 233. Dans le cas où le remplacement ne peut être effectué, il en est fait mention sur le tableau prescrit à l’article 7 et en fin d’année il est établi, pour l’unité collective un changement de classement dans les conditions indiquées aux articles 66 et suivants.

CHAPITRE VII

RECENSEMENTS ;

Article 234. Indépendamment des recensements effectués, s’il y a lieu, à chaque changement de gestion dans les conditions prescrites à l’article 17, les Directeurs de service ordonnateurs en matières (1) font procéder au cour de l’année par les officiers ou fonctionnaires sous leurs ordres, à des recensements généraux ou partiels des approvisionnements en magasin sous leur surveillance.

Ces recensements peuvent être sur la demande des comptables gestionnaires

Article 235. Les matières, denrées et objets doivent être recensés chaque année.

Lorsque en raison de leur nature, de leur situation ou de la longueur des opérations, certaines catégories de matières, denrées ou objets en approvisionnement ne peuvent être soumise en totalité à un recensement annuel, les directeurs de service sont tenus de prescrire des recensements partiels échelonnés de telle sorte qu’aucun article ne reste plus de deux ans sans être recensé.

Article 236.  Les recensements  sont opérés en présence du comptable gestionnaire ou de son représentant.

Article 237. Le délégué du Directeur chargé d’effectuer un recensement arrêt le journal au numéro d’ordre de la dernière pièce enregistrée Il contacte ensuite successivement l’existant réel des matières et objets de compte ouvert à chaque espèce et vérifier au fur et à masure sur le grand livre, le compte ouvert à chacun des articles qu’il a recensés.

Article 238. Toutes les opérations de comptage, métrage, cubage… auxquelles donnent lieu les recensements sont exécutés sous la direction et la surveillance de l’officier ou fonctionnaire qui procède a recensement, par le comptable gestionnaire ou son représentant aide du personnel placé sous ses ordres ou demandé à cet effet.

Les  résultats sont inscrits sur deux carnets (modèle n°4) tenus contradictoirement par l’officier ou le fonctionnaire recenseur par le comptable. Il y est établi la comparaison de l’existant en  écritures et de l’existant réel afin de faire ressortir, s’il ya lieu les excédents et les déficits.

A la fin de chaque séance, la concordance des carnets est vérifiée et certifiée. En cas de –concordance, il est procédé à une nouvelle constatation.

Article 239. Pendant le cours du recensement d’un  article, aucune recette ni aucune délivrance ne peut avoir sans pas l’intervention de l’officier ou du fonctionnaire recenseur ;

Article 239 bis. (Nouveau) Lorsque, au moment du recensement, des récépissés relatifs aux sorties par envois ne sont pas encore parvenus à l’expéditeur, les quantités en cours d’expédition portés au journal comme il est dit à l’art. 26, sont considérées  comme existant en magasin, sous réserve de constatation ultérieure de l’exactitude  des écritures par l’autorité aura procédé au recensement. (Instruction ministériel- le du 31 décembre 1920, B.O.C, P. 2541).

Article 240. L’officier ou le fonctionnaire qui à procédé à un recensement constate le résultat de ses opérations dans un procès-verbal (modèle n° 46), ne comprenant que les articles qui ont présenté des différences.

Le procès-verbal est arrêté au nombre des articles comportant des excédents ou déficits et à la valeur de ces excédents ou déficits.

Il est signé par l’officier ou le fonctionnaire recenseur et par le comptable ou son représentant. Au  cas où aucune différence n’est constatée, il n’est pas établi de procès-verbal.

Immédiatement après le recensement, les excédents et les déficits sont portés en entrée et en sortie dans les écritures ainsi qu’il a été dit aux articles 106 et 175.

Article 241. Lorsqu’il y a lieu d’établir le  procès-verbal, ce document énonce les explications du comptable gestionnaire et les conclusions de l’officier ou du fonctionnaire recenseur. Ce dernier fait connaître son opinion sur les causes excédents et des déficits contactés, quelque minime que soient des différences. Il fait ressortir, pour chaque article présentant des differences, l’ensemble des mouvements effectués depuis le dernier recensement et indique le taux pour cent des déficits calculé par comparaison avec le total des sorties.

Article 242. Le procès-verbal de recensement est établi en deux expéditions : l’une est conservée par le service et l’autre est transmise au Ministre sous le timbre de la direction du service et des divers échelons hiérarchiques compétents.

Le ministre fait connaître sa décision au service intéressé.

Toutefois, le chef de sévices, sous-ordonnateur  en matières, le Directeur de service, le commandant supérieur ou le gouverneur de la colonie sont autorisés à statuer par délégation du ministre, dans les mêmes limites et conditions que celles prévues aux arts. 205 et 206 relatif aux sorties de matières, denrées, objets, etc.… détruits, démolis déclassés ou classés à vendre par suite de consommation (1) ;

Article 243. Les recensements de matériel dans les annexes sont effectués contradictoirement avec le gérant d’annexe agissant comme représentant du comptable gestionnaire.

Le procès-verbal le recensement est communiqué à ce dernier qui vérifie si les existants en écriture indiqués  par le procès-verbal d’après le journal de l’annexe, sont bien conformes à ceux que le gérant d’annexe doit avoir en compte d’après les livres du magasin gestionnaire. Le comptable gestionnaire porte ses observations sur le procès-verbal.

CHAPITRE VIII

REDITION DES COMPTES

Article 244. A la fin de chaque semestre, chaque comptable gestionnaire dressé d’après les livres et pièces justificatives, un état appréciatif (modèle n°12) présentant par numéro de la nomenclature sommaire, le montant de chaque opération à charge et à décharge. Les opérations à charge sont totalisées entre elles, ainsi que les opérations à décharge.

Les pièces justificatives d’entées et de sortie sont classés suivant l’ordre de leur numéro d’inscription de celles-ci aux états appréciatifs semestriels, sont déterminées comme il est dit à l’art. 26(Inst. Ministérielle du 1er juillet 1921, B.O.C.P.1695. Inst .minist. Du 31 déc. 1920 B.O.C.P2541)

Article 245. Dans le mois qui suit le semestre écoulé, l’Etat appréciatif et les pièces justificatives sont remis par le comptable gestionnaire au directeur, qui les vérifie et les transmet au Ministre par la voie hiérarchique. (Instruction ministérielle du 1er juillet 1921, B.O.C P.1695).

Article 246.A la date du 31 décembre, chaque comptable gestionnaire établit un compte de gestion (modèle n° 14) donnant l’existant au 1er janvier, le montant en valeurs des entrées et des sorties et le reste au 31 décembre. Ce compte est établi dans l’ordre des numéros de la nomenclature sommaire, il est appuyé d’un inventaire (modèle n° 15), donnant à cette date l’existant des matières, denrées et objets en approvisionnement, avec le prix de l’unité et la valeur. Cet inventaire fait ressortir pour chaque numéro de la nomenclature sommaire, le total qui doit correspondre à celui du compte de gestion. Il indique également en regard de chaque article, la date du dernier recensement. Dans des magasins où les métiers ne peuvent pas être soumis à des recensements annuels, les existants sont établis par des certificats administratifs qui tiennent lieu d’inventaire. Ces pièces sont adressées dans le délai de délai de deux mois aux autorités compétentes, dans les mêmes formes que les états appréciatifs.

Article 247.  Enfin, dans chaque colonie ou dans groupe de colonie, pour les services militaires, les comptes de gestion relatifs au matériel en approvisionnement sont centralisés pour chaque chapitre budgétaire par chapitre (modèle n° 16), qui est joint aux comptes de gestion correspondants et transmise par la même voie.

Article 248. Les restants en valeur au 31 décembre accusés par l’inventaire et le compte de gestion par chapitre servent de point de départ à la comptabilité de l’année suivante.

Lorsque des changements sont opérés soit dans la nomenclature des dépenses auxquelles correspondent certains chapitres soit dans le numérotage de ces chapitres, chaque Directeur de service fait établir un état d’enchainement des comptes de l’année avec ceux de l’année suivante (modèle N° 17).

Cet état est joint, si possible, aux états appréciatifs concernant le 1er semestre.

Toutes les pièces justificatives ainsi que les comptes portent le nouveau numéro du chapitre. (Instruction ministérielle du 1er Juillet 1921, B.O.C. P. 1695). Rectificatif inséré au (B.O.C. 12 année 1925 page 1933).

Article 249 : Les ordres de sortie par envois, non encore parvenus acquittés en fin de semestre, ne peuvent avoir pour conséquence de retarder la production dans les détails impartis aux art. 245 des pièces et documents de comptabilité-matières. Toutefois, les Directeurs de service veilleront à ce que les ordres de sortie soient retournés sans retard aux comptables expéditeurs. (Instruction ministérielle du 31 Déc. 1920, BOC, P. 2541).

            Ils veilleront également à ce que les états appréciatifs, les comptes de gestion et les inventaires de fin d’année préparés d’avance dans la mesure possible, de façon à pouvoir être arrêtés et transmis au Ministre dans le plus bref délai après la date de la clôture des opérations. (Instruction ministérielle du 1er Juillet 1921, B.O.C., P. 1695)

CHAPITRE IX

DISPOSITIONS SPECIALES A LA COMPTABILITE DES MAGASINS DU SERVICE COLONIAL DANS LA METROPOLE POUR LES MATIERES ET OBJETS QUI NE SONT PAS DESTINES A CONSTITUER APPROVISIONNEMENT DANS CES MAGASINS.

Article 250 : Les opérations d’entrée et de sortie sont constatées et justifiées dans les formes tracées par la présente instruction, sauf pour les exceptions ci-après :

            Les comptables des magasins du service colonial dans les ports de la métropole, tiennent le matériel provenant d’achat ou de cession en v d’être expédié immédiatement aux colonies un journal grand-livre des entré&es en quantités et en valeur (modèle 18) (Circulaire ministériel N° 1 du 21 Octobre 1926).

            Les entrées effectuées dans les comptes ne doivent concerner que des approvisionnements à destination d’un service administratif intendance, artillerie, service de santé, administration pénitentiaire ou de service spéciaux désignés par le Ministre.

            Les envois à destination des corps de troupe, des services autonomes, provenant d’achats sur les fonds de masses, ou sur fonds particuliers, qui n’affectent pas les crédits budgétaires des chapitres de matériels, sont suivis par le port expéditeur, comme les envois effectués pour le compte des services locaux. Les dépenses de transport faites ai titre du budget colonial pour ces envois doivent être remboursées au chapitre intéressé

            Le journal grand-livre des entrées indique, par ordre chronologique, les mouvements de prise en charge, en mentionnant leur origine et la référence aux sorties.

            Ce registre est arrêté trimestriellement par le comptable et visé par le délégué du chef du service colonial. (Instruction ministérielle du 31 Déc. 1920, BOC, P. 2541).

Article 251 : Supprimé

Article 252 : Supprimé

Article 253 : Supprimé

Article 254 : Supprimé

Article 255 : Supprimé

Article 256 : Supprimé

Article 257 : Supprimé

TITRE III : MATERIEL EN SERVICE

CHAPITRE PREMIER : DES DEPOSITAIRES COMPTABLES – RESPONSABILITE. REMISE ET PRISE DE SERVICE

Article 258 : La responsabilité des dépositaires ne s’étend qu’au matériel dont ils sont réellement détendeurs.

            Lorsque du matériel quelconque doit être à la disposition de tiers soit pour leur usage personnel, soit pour les besoins de service, il en est établi en double expédition, un inventaire en quantités seulement, une des expéditions est conservée par le détenteur fectif, qui devient alors responsable, l’autre revêtue du récépissé de ce dernier est conservée par le dépositaire comptable.

            La forme de ces inventaires est déterminée par les règlements spéciaux à chaque service.

            Les détenteurs, dès qu’ils ont constaté la perte ou la disparition du matériel, sont tenus d’en rendre compte au dépositaire comptable dudit matériel et au Directeur du service.

Article 259 : Aucun mouvement affectant les inventaires particuliers il est parlé ci-dessus ne peut être effectué sans l’intervention dépositaire comptable.

Article 260 : Dans chaque service, les dépositaires comptables sont gnés par le Directeur qui devra s’attacher à en réduire le nombre strict nécessaire.

Article 261 : En ce qui concerne le matériel de l’Etat, confié aux corps de troupe, les dépositaires comptables sont désignés conforment aux règlements sur l’administration de ces corps.

Article 262 : La remise et la prise de service des dépositaires comptables sont constatées par un procès-verbal dans les formes prévues par l’art. 17 pour les comptables gestionnaires, elles sont effectuées présence du détenteur effectif, s’il y a lieu.

CHAPITRE II : DES LIVRES ET DES ECRITURES

Article 263 : Les dispositions des art. 25 et suivants, relatives tenue des livres par les comptables gestionnaires, sont applicable dépositaires, comptables.

            Toutefois, dans les services où les mouvements sont ……………………………

Article 264. Lorsque le matériel à prendre en charge provient des magasins, les dépositaires comptables sont tenus de le prendre sous la classification et le prix donné par la pièce justificative d’entrée.

Il n’est pas fait d’unification de prix en fin d’année.

 

Article 265. Ne sont pas pris en charge par les dépositaires comptables de matériel en service :

                    1)-les matières et objets consommables nécessaires à la propreté et à l’entretien du matériel en service et dont la nomenclature fait  l’objet de l’annexe n° 2 à la présente instruction ;

 

      

                     2)- le petit outillage de consommation courante des ateliers et chantiers déterminé dans chaque service par une instruction ministérielle spéciale ;

                     3)- Les objets quelconques qui sont attachés a demeure dans les bâtiments c’est-dire qui sont acellés au fonds ou au sol, ou qui ne peuvent être détachés sans êtres fracturés ou détériorés, ou sans, ou sans détériorer la partie du fond à laquelle ils sont fixés ;  4)- les objets susceptibles d’être considères comme partie intégrante des bâtiments ou des emplacements dans lesquels ils se trouvent soit parce qu’ils y occupent une situation nécessaire telle que leur absences ne puisent passer inaperçu, soit parce qu’ils ne peuvent être enlevés sans qu’il reste des marques parfaitement visibles de leur existence antérieure ;

                        5)-les machines fixes (on comprend sous cette dénomination non seulement celles qui sont fixées au fonds comme il est indiqué ci-dessous, mais les machines reposant sur des bâtis spéciaux, les machines à vapeur, les transmissions de mouvement et autres machines ou appareils spécialement affectés aux locaux dans lesquels ils sont placés).

 

Article 266. Les objets et machines énumérés dans les paragraphes 3,4 et 5 ci-dessus sont portés sur les états descriptifs établis conformément aux dispositions des règlements sur la matière et servant à la remise et la prise contradictoire de bâtiments qui ont lieu à chaque nouvelle occupation.

 

Article 267. Les objets  ou machines faisant l’objet de l’art. Précédent demandes aux magasins, sont délivrés sur demande établie par l’officier ou le fonctionnaire chargé de la tenue de l’Etat descriptif, dans les formes indiqués pour les dépositaires comptables.

 

Article 268. Les pièces justificatives destinées à décrire les opérations à charge et à décharge, concernant le matériel en service sont établies, par chapitre budgétaire, en simple expédition et conformément aux modèles annexes à la présence instruction.

Ces pièces sont, selon le cas de la couleur indiquée ci-après

- pièces justificatives l’entrée, orange

Pièces justificatives de  sortie, jaune elles sont établies  conformément aux prescriptions à l’article 27 en ce qui concerne le libellé des opérations et les rectifications à opérer éventuellement.

 

CHAPITRE : LES ENTREES DANS  LES COMPTES  DES DEPOSITAIAIRES COMPTABLES.  

Article 269. les entrées …………………. Principalement des opérations………..

1)-achats

2)-cessions

3)-Changements de classification

4)-changements de classement

5)-confections

6)-délivrances ……..des magasins

7)-délivrance par d’autres dépositaires comptables

8)-Erreurs ou omissions de recette

9)-excédents constatés par recensement

10)-produits de basse-cour et de naissance de bestiaux                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

11)-réintégrations d’objets enlevés en fraude et saisis

12)- transformations.

1er. ACHATS

 

Article 270. Matières et objets consommables lorsque des matières et objets consommables nécessaires à un dépositaire comptable n’existent pas dans les magasins, ou lorsqu’ils sont demandés par un dépositaire comptable éloigné, le directeur du service qui doit liquider la dépense peut autoriser le dépositaire comptable là la acheter les matières et menus objets nécessaires à l’entretien et à la propreté des locaux ou du matériel dont il est comptable ou détenteur.

 

Article 271. Si le mont de cet achat ne dépasse pas 500 frs, les machines et objets ne sont pas soumis à la commission ordinaire des recettes, les achats supérieurs à cette somme font l’objet d’un procès-verbal de recette et les matières et objets sont soumis à la commission dans les conditions ordinaires.

 

Article272.Dans l’un et l’autre cas, le directeur du service qui à autorisé la dépense donne un ordre d’entrée (modèle n°8) Lequel, revaux de la déclaration de prise en charge du dépositaire comptables, lui sert de pièce justificative.

Article 273. Matières et objet non consommables. Il est établi par le dépositaire comptable une demande (modèle n°9) qui est soumise aux mêmes formalités que s’il s’agissait de demander des approvisionnements au magasin (art.280 et suivants).

Le directeur du service, à qui incombe le soin de fournir les matières et objets décide dans les mêmes cas  que les matières consommables, s’il y a lieu d’autoriser le dépositaire comptable à procéder directement à l’achat du matériel demandé.

 

Article 274. Les matières et objets achetés sont soumis à la commission ordinaire des recettes.

Sur le vu du procès-verbal, le directeur  établit un ordre d’entrée (modèle n° 8) et les matières et objets sont pris directement en charge par le dépositaire comptable.

 

Articles 275. Les demandes de l’espèce et la prise en charge des objets cédés sont établies dans les conditions indiquées aux articles 58 et 62

L’ordre d’entrée est établi sur le modèle n°8.

3. CHAGEMENTS DE CLASSIFICATIONS ;

 

 Article 276. Ces opérations sont ordonnées, lorsqu’il y a lieu, par le recteur du  service auquel ressortissent les matières  ou objet devant les mêmes formes.

Que pour le matériel en approvisionnement.

L’ordre d’entrée est établi sur le modèle n°8

 

4 .CHAGEMENTS DE CLASSEMENT.

 

Article 277 : Les changements de classement nécessaires sont effectués dans les même formes que

Pour le matériel en approvisionnement.

L’ordre d’entée est établi sur le modèle n° 8.

5. confections.

Article278. Dans les cas où les besoins du service l’exigent, le directeur di service peut autoriser un dépositaire comptable à établir une demande à confectionner.

Cette demande est dresse dans les formes prescrites à l’art. 70 et au moyen du registre (modèle n°33).

Article 279. Lorsque la confection est terminée, l’atelier intéressé en rend compte au  directeur du service, qui fait établir l’ordre d’entrée (modèle n°8), lequel, revêtu de la déclaration de prise en charge du dépositaire comptable, sert de pièce justificative.

Le  dépositaire comptable donne, en outre, récépissé à l’atelier du matériel confectionné, sur le registre ad hoc (modèle n°34) en regard de chacun des articles livrés, et le chef d’ateliers fait mention de l’opération sur le registre à souche du dépositaire comptable.

 

6. DELIVRANCE PAR LE MAGHASIN ;

 

Article 280. Il est établi par le dépositaire comptable une demande (modèle n°9) qui doit indiquer le motif pour lequel est établie.

Les motifs peuvent être les suivants :

1)-remplacement de remise

2)-complément d’inventaire

3)-augmentation d’inventaire

4)-remplacement de consommation

5)-remplacement de perte

 

Article 281. Les demandes qui se référent aux divers motifs énumérés ci-dessus doivent être établies distinctement, conformément aux dispositions ci-après ;

 

Article 282. Remplacement de remise il ne peut être établi de demandes en remplacement de remise qu’après que les objets  ont été réellement reconnus en mauvais état et condamnés dans les conditions indiqués aux arts. 127 et suivants.

A titre exceptionnel et en cas d’urgence, le directeur du service peut prescrire la  délivrance d’objets en remplacement de ceux qui ont été mis, mais non encore présentés à la commission des remises.    Les demandes en remplacement de remise ne doivent comprendre que les objets portés sur les billets de remises et en quantités égale, elles indiquent la date et numéro de la pièce justificative des objets.

 

Article 283.Complément d’inventaire les demandes en complément l’inventaire sont établies pour des objets alloués par les règlements ou décisions.

Ministérielles et qui, pour une quelconque, n’ont pas encore été délivrés, la demande doit indiquer le règlement où la décision ministérielles qui autorise la délivrance.

 

Article 284. Augmentation d’inventaire, les demandes en augmentation d’inventaire pour des objets dont la délivrance n’est pas pré approbation  de la demande, par le Ministre, en France, ou par le gouverneur, aux colonies.

Toutefois, en ce qui concerne le mobilier des hôtels, l’approbation des demandes en augmentation d’inventaire est toujours soumise au Ministre.

            La demande établis par le dépositaire comptable doit être visée par le directeur du service avant d’être adresse, par la voie hiérarchique, à l’autorité appelée à statuer.

            L’approbation du Ministre du gouvernement n’est pas nécessaire pour la mise en service de l’outillage des ateliers et chantiers que les directeurs sont autorisés à acheter sur le fonds spéciaux à cet effets, ou qui ont été envoyés à la suite de demandes adressés au Ministre (états de prévision, de demande d’approvisionnement et autres)

Elle est considérée comme constituant un complément d’inventaire.

 

Article 285. Remplacement de consommation les demandes de remplacement de consommation sont établies pour les matières et objets consommables que les dépositaires comptables sont tenus de prendre en charge.

 

 

Article 286. Remplacement de perte. Les demandes de remplacement de perte peuvent être faites dès que le procès-verbal concernant la perte à été établi, et sans attendre qu’il ait été statué sur la responsabilité encourue.

La demande mentionne la date et le numéro du procès-0verbal de perte correspondant.

 

Article 287. Les demandes nécessitées par les divers motifs énumérés ci-dessus sont établies par le dépositaire comptable intéressé-(modèle n°9). Elles sont signées par lui et t visées, s’il y a lieu, par le chef de service dont il relève.

Il est ensuite procédé comme il est indiqué à l’art. 197 ;

Chaque demande doit indiquer exactement dans la colonne réservée à cet effet, les quantités et les valeurs délivrées qui doivent correspondre à celles qui sont portées sur l’ordre de sortie correspondant.

La demande revêtue de l’ordre de prendre en charge du directeur ou de son délégué, sert de pièce justificative d’entrée au dépositaire comptable. Celui-ci donne récépissé sur l’ordre de sortie, ainsi qu’il est dit à (l’article 179, Inst. Minist. Du 31 déc. 1920 .B.O.C.P. 2541)

Article 289. Supprimé

Article 290. Supprimé

8. ERREURS OU OMISSIONS DE RECETTES.

Article 291. Les erreurs ou omission s de cette constatées sont régularisées dans les mêmes formes que pour le matériel  en approvisionnement (art. 103 et suivants)

L’ordre d’entrée est établi sur le modèle n° 8

9. excédents contestes par recensement.

Article 292 : Les excédents constatés par recensement sont justifiés dans les écritures par un ordre d’entrée (modèle n°8) donné par le directeur du service. Cet ordre d’entrée est établi sur le vu du procès-verbal de recensement et doit s’y référer.

 

10. PRODUITS DE BASSE-COUR ET DE NAISSANCE DE BESTIAUX.

Article293. Les produits de basse-cour et de naissance de bestiaux provenant d’animaux en service sont constatés et justifiés dans les mêmes formes que le produit analogue provenant d’animaux en approvisionnement.

L’ordre  d’entrée est établi sur le modèle n°8.

Les animaux donnent également lieu à des changements successifs de classement lorsqu’ils changent de dénomination et de valeur.

Il. REINTEGRATIONS D4OBJETS ENLEVES EN FRAUDE ET SAISIS ;

Article 294. Les dispositions  prescrites à l’art. 120 pour le matériel en approvisionnement  sont  applicable aux matériel en service.

Si les objets ont été portés en sortie en dans les  écritures le  directeur les fait remettre à l’atelier ou à l’argent charge du service des remises, pour être ensuite versés au magasin.

Toutefois, s’ils n’ont pas encore été remplacés et s’ils sont repris en charge par le dépositaire comptable intéressé sur l’ordre d’entrée (modèle n°8) donné par le directeur  du service.

12. TRANSFORMATIONS

Article 295. Les transformations de matières et objets en service sont exécutées d’après la même règle que celles qui sont prescrites aux arts. 151, 152 et 153 pour le matériel en approvisionnement.

L’ordre d’entrée est établi sur le modèle n°8

 

CHAP.IV : SORTIE DANS LES COMPTES DES DEPOSITAIRES COMPTABLES

 

Article 296. Les sorties proviennent principalement des opérations ou circonstances ci-après :

1-cessions

2-consommations

3-changements de classement

4-changement  de classement

5-déficits constatés par recensement

6-délivrances à d’autres dépositaires comptables

7-erreurs ou omissions de dépenses

8-pertes

9-remises

10-transformations.

1ER. CESSIONS

 

Articles 297. Les cessions de matériel en service sont effectuées dans les même formes et conditions que les cessions de matériel en approvisionnement.

La sortie des objets cédés est justifiés dans les écritures par un ordre de sortie donné par le directeur (modèle n°10 ter)  et revêtu du récépissé de la partie prenante.

Le remboursement est effectué à la diligence du directeur de service intéressé.

2. CONSOMMATIONS

 

Article 298. Les matières et objets pris en charge par les dépositaire comptables et consommés par eux sont portés en sortie dans les écritures sur l’ordre de sortie(modèle n°10 bis) donné par le directeur du service.

3. CHANGEMENT DE CLASSIFICATION 

Article 299. Les changements de classification sont exécutés dans les même cas et dans les mêmes formes que pour le matériel en approvisionnement.

L’ordre de sortie est établi sur le modèle n°10 bis.

4. CHANGEMENT DE CLASSIFICATION.

 

Article 300. Les  changements de classement sont effectués dans les mêmes formes que pour le matériel en approvisionnement.

L’ordre de sortie est établi sur le modèle n° 10 bis.

5. DEFICITS CONSTAT2S PAR RECENSEMENT

 

Article 301 : Les déficits constatés par recensement sont justifiés dans les écritures par un ordre de sortie (modèle n°10 bis) donné par le directeur de service. Cet ordre de sortie est établi sur le vu du procès-verbal de recensement et doit  s’y référer.

 

6. DELIVRANCE A D’AUTRES DESPOSITAIRES COMPTABLES

Article 302.Cette opération est effectuée dans les conditions indiquées à l’art ; 288 (Inst .minist. du 31 déc. 1920. B.O.C.P 2541)

Article 303. Lorsque les délivrances effectuées entre dépositaires comptables comportent un envoi, l’expédition du matériel à lieu dans les conditions indiquées à l’art. 288.

Le reçu du transporteur sert de décharge provisoire du dépositaire comptable expéditeur.

 

7. ERREUROU OMISSION DE DEPENSES.

Article 304. Les erreurs ou omissions de dépenses sont constatées dans les mêmes formes que pour le matériel en approvisionnement.

L’ordre de sortie est établi sur le modèle n° 10 bis.

 

8. PERTE

Article 305. Les pertes de matériel en service sont constatées dans les mêmes formes et conditions que les pertes de matériel en approvisionnement (art. 200, 201, 202, 205, 206).

Le relevé des condamnation de matériel prononcées au cours d l’année écoulée, prévu à l’art . 207, pour le matériel en approvisionnement, est également produit pour le matériel en service.

Article 306. Lorsqu’il s’agit d’outillage à la disposition des ouvriers dans las chantiers et ateliers et perdu par accidents fortuits, les pertes sont constatées par un ordre de sortie (modèle n° 10 quater) donné par le directeur du service sur un état dressée par le chef d’atelier ou de chantier et certifié par l’officier ou fonctionnaire chargé de la surveillance dudit atelier ou chantier.

 

9. REMISES

Article 307. Les remises de matériel en service sont établies.

1)- a titre définitif

2)- à titre de remplacement

Les objets remis à des titres différents font l’objet de billets distincts.

En cas de  perte d’une partie de l’objet détériorations prématurées, ces billets  doivent  être appuyés les pièces- verbaux ou  toutes autres pièces que le détenteur croirait devoir produire pour décharger sa responsabilité.

Article 308. Les remises à titre définitif ont lieu lorsque que  le matériel est devenu inutile et sans emploi.

Le dépositaire comptable établit, au moyen d’un registre à souche (modèle n° 11), un billet de remise où sont énumérés, par numéro de la nomenclature sommaire et dans chaque numéro par ordre alphabétique, les objets à remettre, ainsi que le prix de l’unité tels qu’ils figurent dans ces écritures.

Ce billet st visé par le Directeur du service ou son délégué avant la remise d’atelier. Le Chef d’atelier ou l’agent désigné pour recevoir les remises, donne récépissé de  matières et l’objet remis  sur le registre à souche du dépositaire comptable. Ce récépissé constitue d’ailleurs qu’une décharge provisoire et les matières et l’objet restent dans les écritures du dépositaire comptable jusqu'à ce que la commission des remises ait statué.

Article 309. Les remises à titre de remplacement ont lieu lorsqu’il est  nécessaire de remplacer du matériel en mauvais état.

            Elles donnent lieu  à l’établissement  de billet de remise comprendre que du matériel hord du service, hord d’état d’être réparé ou celui pour lequel la valeur de la réparation ne serait pas en rapport avec la valeur de l’objet.

Article 310. Dès que la commission des remises a statué, dans les conditions indiquées à l’art. 130, le Chef  d’atelier ou fonctionnaire préposé aux remises rectifie s’il ya lieu, le billet de remise (dans le cas où il s’agit de remise en remplacement, lorsque la commission a reconnu que le matériel présenté pouvait encore être employé avec ou sans réparation). Il appose ensuite son récépissé sur le billet et le remet au directeur, qui le revêt de l’ordre de sortie et le fait parvenir au dépositaire comptable intéressé.

            Ce billet sert de pièce justificative audit dépositaire comptable qui se porte les objets en sortie qu’à la date du récépissé.

Article 311. Dans le cas où le dépositaire est éloigné de l’atelier où il droit effectuer les remises à souche (modèle n° 11) est remplacé  par une certification du représentant du service intéressé, s’il en existe dans la place, et, à défaut, du transporteur lui-même constatant que l’envoi a bien été fait. 

            L’envoi eut être effectué qu’auprès autorisation du directeur du service.

Article 312. Dans  les localités où il n’existe pas de service des remises et lorsqu’il s’agit de matériel qu’il y a intérêt à ne pas transporter par suite des difficultés ou des  frais que le transport occasionnerait.

Il est établi néanmoins un billet de remise, comme il est dit ci-dessus sur le vu de cette pièce. Le Directeur convoque une commission  de remise éventuelle composée d’officiers ou fonctionnaires résidant sur place, ou profite du passage dans la localité d’un officier ou fonctionnaire du service, en tournée ou en mission, pour faire examiner le matériel en cause, à défaut, il statue sur pièces.

Le récépissé du Chef d’atelier ou fonctionnaire chargé du service des remises  est supprimé. Par contre, le directeur indique, à la suite de l’ordre de porter en sortie, les conditions dans les quelles le matériel condamné.

10. TRANSFORMATIONS.

Article 313. Les transformations de matières et l’objet de matériel en service ont lieu d’après les mêmes  règles que pour les matières et l’objet en approvisionnement (art. 218)

CHAP.V

 

Operations  ne donnant pas lieu a mouvements comptables.

Article 314. Des prêts peuvent être effectués  pour le matériel en approvisionnement (art. 223). Lorsqu’l n’es t lui-même détenteur effectif du matériel prêté, ce matériel est rayé de l’inventaire dudit détenteur, et le procès- verbal revêtu du récépissé de la partie prenante et conservé par le dépositaire comptable.

 

2. REPARATIONS.

Article 315. Les réparations au matériel en service sont effectuées de la  même manière que pour le matériel en approvisionnement (titre II chap. VI $ 2.)

Article 316. Les détenteurs effectifs, lorsqu’ils se trouvent en dehors de la résidence du dépositaire comptable et que le matériel  doit être représenté sur place peuvent établir directement des demandes à réparer, les mêmes conditions de dépositaire comptable, ç moins bien entendu qu’en vertu de règlement spéciaux, ces détenteurs ne soient chargés d’effectuer eux-mêmes les réparations u matériel qui leur est confié.

$ 3. REMPLACEMENTS D’OBJETS DANS LES UNITES COLLECTIVE.

Article 317. La remise et le remplacement des objets en mauvais état entrent dans la composition des unités collectives, ainsi que la perte desdits objets donnent lieu à l’établissement des billets de remises demandes, procès-verbaux de perte, comme s’il s’agissait de matériel ne faisant pas partie d’unités collectives.

            Lorsqu’il y a échange, c’est-à-dire lorsque les délivrances par le magasin, les achats, les cessions, etc… sont exactement équivalents en quantité et en valeur, à la remise ou à la perte, les différentes pièces qui se rapportent à ces opération ne donne lieu ç aucun mouvement dans ses écriture. 

Article 318. Lorsque le matériel demi ou perdu ne peut être remplacé, il en est fait mention sur le tableau indicatif prévu à l’art. 7 et à la fin de l’année, il est établi un changement de classement dans les conditions prévues à l’art.66.

 

CHAP. VI, RECENSEMENTS.

 

Article 319. Les recensements du matériel en service doivent être effectués dans les mêmes limites de temps et dans les mêmes conditions que pour le matériel en approvisionnement (art.234 et suivants).

 

Article 320. Les recensements du matériel dont le dépositaire constable n’est pas le détenteur effectif sont effectués contradictoirement avec le détenteur considéré  comme le représentant du comptable. Le dépositaire comptable y assiste toutes les fois qu’il ne doit pas en résulter pour qui le déplacement hors de sa résidence normale.

 

Article 321 : Dans le cas où le dépositaire comptable n’assiste pas aux opérations de recensement, le procès –verbal  lui est communique, il vérifie si les existants en écritures indiqués par ledit procès-verbal sont bien identiques à ceux qui doivent figurer sur l’inventaire du détenteur effectif ; il porte ensuite des  observations sur le procès –verbal et le remet au directeur du service.

 

CHAP.VII. REDITION DES COMPTES.

 

Article 322. Les comptes relatifs du matériel en service sont rendus annuellement, ils sont établis dans les mêmes formes que les comptes relatifs aux approvisionnements.

        Les états appréciatifs et les pièces justificatives, les comptes de gestion et                                                                                   inventaires sont transmis au directeur du service dans le délai d’un mois après la clôture de l’année, l’inventaire n’est produit que tous les cinq ans. (Inso.minist. du 1er juillet 1921. B.O .C.P. 1695)

Article 323. Les comptes de gestion et inventaires, accompagnés des relevés récapitulatifs du matériel a service établis par chapitre (état modèle n° 16) sont transmis  par le directeur aux autorités  compétentes en même temps que les pièces correspondantes relatives aux approvisionnements.

 

TITRE IV. MATIERES, DENREES  ET ABJETS MTS EN CONSOMMATION, EN COURS DE TRANSFORMATION  EN DONANANT LIEU A LA TENUE DE COMPTABILITES ADMINISTRATIVE ;

CAPITRE UNIQUE.

 

Article 324. Il y a lieu de comprendre dans cette catégorie :

a)- les matières et objets mis en consommation, savoir :

Les denrées alimentaires et les médicaments de toute nature mis en consommation pour les rationnaires de tout ordre et les maladies en traitement dans les établissements de l’état.

       Les effets d’habillement, l’équipement etc.… en cours d’usage. La matière et objet consommables destinés à l’éclairage, au chauffage, à l’entretien des locaux ou machines, etc.… en cours de consommation dans les services et les corps de troupe .Les munitions délivrées pour être consommées dans les exercices, etc.…

        b)- Le petit outillage en service dans les ateliers.

         c)- Les matières et  objets en cours de confection ou de transformation et les matériaux employés aux constructions.

 

Article 325. Ces matières, denrées et objets proviennent soit des approvisionnements (art.54), soit au matériel en service (art. 272), soit d’achats directs dans le commerce.

Les achats directs dans le commerce, en vue d’une mise en consommation ou d’une transformation immédiate, sont en principe, réservés au cas où il n’existe pas   dans la localité, d’approvisionnements constitués pour les matières, denrées et objet nécessaire, par exemple :

Matériaux de construction et matières destinés aux transformations nécessaires pour  les ateliers, chantiers etc.... Dans les localités ou des matériaux ou maters n’existent pas dans les magasins du service employeur.

Vivres nécessaire pour les rationnaires militaires dans les  localités ne possédant pas de magasins du service de la subsistance.

Outillage de consommation du marché journalier dans les établissements du service de santé, etc.

 

Article 326. Les matières denrées et objets ainsi  achetés sont reçu dans les mêmes formes que  les matières, destines aux approvisionnements.

Toutefois, le procès-verbal doit indiquer avec précision leur destination et porter la déclaration de prise en charge de l’officier ou fonctionnaire chargé de tenir la comptabilité administrative relative à leur emploi.

Ces procès-verbaux sont conservés par les services, dans des registres à écran à l’appui de leur comptabilité financière et administrative.

 

Article 327. Les matières, denrées et objet provenant d’achats dans les commerces et mis directement en consommation ou en transformation ou en transformation qui ne seraient pas utiliser en totalité pour l’emploi auquel ils étaient destinés, sont versés en magasin, sur l’ordre du directeur, au moyen d’un ordre d’entrée établi dans les formes régulières.

  • MATIERES, DENREES ET OBJETS EN COURS DE CONSOMMATION

 

Article 328. – L’emploi de ces matières, denrées et objets est justifié, dans les écritures, dans les formes  prescrites par les règlements relatifs à l’administration des corps de troupe et services.

Cette justification, d’une façon générale, est basée sur la comparaison des droits acquis et des perceptions effectuées.

Il est à ce moment, porté, sur la feuille d’ouvrage relative au travail qui nécessite son emploi, soit sur la feuille spéciale ouverte au titre des frais généraux de l’atelier et sort décisivement des comptes –matières.

Toutefois, les existants de l’outillage en cours de consommation sont suivis au moyen d’une comptabilité intérieure jusqu’à sa remise hors de service définitive.

Il est inscrit à cet effet sur un inventaire-carnet (modèle n°50).

  • MATIERES, DENREES ET OBJETS EN COURS DE CONFECTION OU DE TRANSFORMATION ET MATERIAUX EMPLOYES AUX CON- STRUCTIONS.

Article 330. –Tous les travaux de confection, transformation et construction, que les services du département doivent effectuer au cours d’un exercice, doivent être au préalable  soumis au Ministre dans un plan de campagne (modèle n° 51), concernant l’exercice visé, et établi suivant l’instruction de détails spéciales à chaque service.

       Les modifications au plan de campagne approuvé qui paraitraient nécessaires au cours d’un exercice, donnent lieu , selon le cas, et selon les instructions spéciales à chaque service visées ci-dessus, soit à des demandes d’autorisation soit à des comptes rendus, s’il s’agit de déplacements de crédits entre des travaux approuvés, soit à l’envoi de projets et devis, s’il s’agit de travaux non encore autorisés soit enfin , à des déclarations de crédits sans emploi s’il s’agit de travaux prévus au plan de campagne et qu’il est impossible d’exécuter au cours de l’exercice.

 

Article 331. –Les travaux exécutés pour le compte de l’Etat sont effectués selon leur nature et l’état des ressources locales, soit à l’entreprise, soit en régie.

Les travaux à l’entreprise donnent lieu à la passation de contrats, dar les conditions prévus par le décret du 18 novembre 1899, et de l’instruction ministérielle du 16 octobre 1903.

        La comptabilité en est suivie conformément aux règles contenues dans l’instruction ministérielle du 16 octobre 1903.

      Les travaux exécutés en régie donnent lieu à l’établissement des pièces énumérées ci-après, qui permettent de suivre l’emploi des matières nécessaires pour ces travaux et de la main-d’œuvre affectée à leur mise en œuvre, à savoir :

-feuilles d’ouvrage :

-Comptes de fabrication :

-Casernets des ouvriers ;

Situations journalières et casernet général numérique des ouvriers ;

Relevés mensuels de feuilles d’ouvrage.

 

Article 332.- Les feuilles d’ouvrage (modèle n°52) font ressortir pour chaque travail d’entreprise :

 

1° L’ordre en vertu duquel le travail est effectué et les crédits alloué pour ce travail ;

 

2° Les matières, denrées et objets ou matériaux de toute nature appliqués au travail, en distinguant ceux qui proviennent  des approvisionnements ou exceptionnellement du matériel en service et ceux qui proviennent d’achats dans le commerce ;

3° La main-d’œuvre appliquée à ces matières et objets ou matériaux en vue du travail à exécuter ;

 

4° La part des frais généraux de l’atelier (sous forme de matières et sous forme de main-d’œuvre) devant être attribuée au travail exécuté, par suite de la réparation desdits frais, entre tous les travaux effectués par l’atelier.

 

Article 333. Les comptes de fabrication (modèle n° 53) font ressortir pour chaque travail exécuté :     

 

1° le montant des dépenses en matières et en main-d’œuvre, relatives au travail, effectuées par les divers ateliers du service ayant  concouru à son exécution :

2° Les prix de revient de l’unité (unité de nombre ou unité de mesure), Lorsque la confection porte sur un ensemble d’objets ou lorsque les matières, denrées et objets confectionnés sont pris en charge au poids, au mètre ou au volume.

 

Article 334. –Le décompte de la main-œuvre porté sur les feuilles d’ouvrage est suivi, par ouvriers, au moyen des Casernet nominatifs (ou matriculaires) des ouvriers (modèle n° 54) tenus par chaque chef d’atelier ou les officiers ou fonctionnaires chargés de la confection, transformation, etc.

Sur ces Casernets sont portés, en regard du nom ou numéro matricule de chaque ouvrier, les demi-journées de travail. Ils sont arrêtés périodiquement, en tenant compte des retranchements de solde infligés ou des augmentations pour travaux supplémentaires.

 

Article 335.- Les résultats de ces Casernet nominatifs sont contrôlés dans chaque service au moyen d’un ou plusieurs Casernet généraux, numériques (modèles n°55) tenus par les officiers ou fonctionnaires désignés par le directeur.

Ces Casernet généraux numériques sont établis eux-mêmes au moyen-de situations journalières (modèle n°56) remise chaque jour au directeur par les chefs d’atelier ou par les officiers ou fonctionnaires chargés des travaux.

 

Article 336. –En fin de mois, les résultats de toutes les feuilles  d’ouvrage sont dans chaque service, récapitulés dans un ou plusieurs relevés mensuels des feuilles d’ouvrage (modèle n° 57) indiquant la nature des travaux effectués et, pour chacun d’eux, la valeur des matières employés et de la main-d’œuvre appliquée soit directement, soit sous forme de frais généraux.

 

Article 337. – Tous les travaux exécutés par un service, soit en régie, soit à l’entreprise, et d’une façon générale, les dépenses de toutes natures effectuées par les différents services sont récapitulés dans les Etats suivants :

Situations administratives mensuelles et relevés détailles mensuels

Situations administratives trimestrielles et relevés détaillés trimestriels ;

Relevé général annuel ;

Rapport d’ensemble.

 

Article 338. –Dans chaque service il est établi en fin de mois, selon l’organisation du service, une ou plusieurs situations administratives mensuelles (modèle n° 59).

Ces situations font connaître, dans deux tableaux détaillés :

 

1° la situation des crédits accordés et des dépenses effectuées :

 

2° la situation financières.

Les situations indiquent en outre, s’il y a lieu, la réparation des crédits réintégrés par suite de cession de matières en magasin.

Les situations administratives mensuelles sont conservées par le service.

 

Article 339. –Ces situations sont complétées par des relevés mensuels détaillés (modèle n° 58) indiquant pour certaines catégories de travaux importants énumérées dans les instructions spéciales à chaque service, les dépenses effectuées dans le courant du mois écoulé pour chaque travail compris dans ladite énumération.

Article 340.-Des situations administratives analogues aux précédentes sont établie trimestriellement pour l’ensemble des travaux effectués au cours de chaque trimestre écoulé.

Lorsqu’il est établi plusieurs  situations trimestrielles par service, les résultats sont centralisés dans une situation générale se rapportant à l’ensemble du service.

Les situations administratives trimestrielles sont adressées au Ministre par la voie hiérarchique, sous le timbre de la direction chargée de surveiller l’administration des crédits dudit service.

 

Article 341. –Les situations administratives trimestrielles sont accompagnées, pour les catégories de travaux qui ont donné lieu à l’établissement de relevés détaillés mensuels (voir art. 339), par des relevés détaillés trimestriels établis sur le même modèle.

 

Article 342. – En cas de prorogation d’exercice, il est adressé au département une subjection administrative trimestrielle et un relevé provisoire concernant le 4e trimestre et arrêté au 31 décembre. Dés que la liquidation est terminée, et au plus tard le 31 mars de l’année suivante, il est établi une situation administrative trimestrielle définitive correspondant à toutes les opérations effectuées pendant le 4e trimestre et pendant la prorogation de l’exercice et rapport exclusivement aux travaux exécutés sur l’exercice écoulé.

 

Article 343.-La dernière situation administrative (qu’il y ait eu prorogation d’exercice ou non) n’est pas accompagné de relevé détaillé ; il y est joint à la place, un relevé général.

 

Article 344. –Les relevés généraux détaillés annuels (modèle n° 58) indiquent pour chaque service tous les travaux effectués, soit à l’entreprise, soit en régie, au cc de l’exercice écoulé et font connaître : 1° le montant des dépenses en matières, en main-d’œuvre ou à l’entreprise rapportant à chacun de ces travaux.

Ces relevés généraux sont établis sur le même modèle que les détaillés mensuels et trimestriels mais au lieu de me comprendre qu’une catégorie déterminée de travaux, ils se rapportent à l’ensemble de tous les travaux effectués.

 

Articles 345. Chaque directeur de service établit rn fin d’exercice pour être joint à la dernière situation administrative et au relevé général détaillé, un rapport d’ensemble dans lequel il signale les particularités intéressantes du fonctionnement des diverses parties du service et donne les explications nécessaire à l’intelligence des situations.

 

Article 346. –Les états, situations, etc.  Prescrits aux arts. Précédents sont toujours établis distinctement par chapitre du budget.

 

Article 347. –Une commission composée d’officiers et de fonctionnaires désignés par le Ministre, est instituée à l’administration centrale du département

En vue d’examiner les relevés généraux détaillés des divers services et d’en vérifier, la concordance avec les prévisions budgétaires.

Cette commission reçoit communication des plans de compagne approuvés des situations administratives trimestrielles, des relevés détaillés, des relevés généraux et enfin du rapport d’ensemble de chaque service.

Elle fait connaître au Ministre, dans un rapport spécial, le résultat de son examen.

Titre  bis IV (1)

ARTICLE DE FAIBLE VALEUR POUR LESQUELLES IL N’EST PAS CONSTITUE D’APPROVISIONNEMENTS ET DONNANT LIEU A LA TENUE D4UNE COMPTABLE SIMPLIFIEE.

 

CHAPITRE UNIQUE

Des comptables gestionnaires, du personnel en sous-ordre, de leur responsabilité, des livres et des écritures.

 

TITRE V

Article 347.- bis les dispositions des arts. 10 à 25 inclus de la présence instruction s’appliquent au matériel qui fait l’objet du présent titre.

Livre et écritures. Le comptable gestionnaire tient un journal grand-livre en quantités modèle n° 4 bis dont l’arrêté est annuel. Ce registre est unique pour la gestion et est tenu sans distinction de chapitres. Il indique par ordre chronologique les entrées, en mentionnant leur origine et fait connaître, en regard de chaque inscription, la date de la destination des sorties. Les mouvements sont constatés et justifiés par des ordres  d’entrée modèle 6 ter ou de sortie modèle 7 quater.

          Le matériel dont il s’agit provenant d’envois de la métropole en vue d’une réparation immédiate entre les différents corps ou services, les sorties doivent correspondre exactement aux entrées.

      Les délivrances donnent lieu à une définitive des comptes de l’Etat.

       Les règlements et les ouvrages de bibliothèque sont, après délivrance, suivis par les corps ou service débiteurs, dans les catalogues descriptifs.

RECENSEMENTS

 

Article 347. – Les recensements se font dans les conditions prévues aux articles 243 de la présente instruction.

RESSITION DES COMPTES

 

Article 347. Quater En fin d’année, Les pièces justificatives d’entrée ou de sortie, classées suivant l’ordre de leur numéro d’inscription au journal dans deux chemises séparées, sont adressées au Ministre (Directeur de la comptabilité)

 

TITRE V

PROPRI7TES IMMOBILIERS BATIES ET NON BATIES

CHAPITRE UNIQUE

 

Article 348. –Aux colonies chaque directeur de service civil pour les bâtiments affectés à son service dans la colonie et chaque directeur d’artillerie pour les bâtiments affectés aux services militaires, dans chaque groupe de colonie, tient une matricule des propriétés immobilières, bâties (modèle n°60).

Cette matricule peut être subdivisée en plusieurs fascicules correspondant à des circonscriptions territoriales.

 

 Article 349 ;- Tous les cinq ans, chaque directeur chargé de la tenue des matricules adresse au Ministre, par la même voie que les gestions du matériel, un inventaire des propriétés immobilières bâties et non bâties (modèle n° 61).

              Ces inventaires peuvent être subdivisés en plusieurs parties correspondant aux fascicules de la matricule.

 

Article 350. –A la fin de chaque a          année, les directeurs intéressés adressent aux Ministre (Directeur du personnel et de la comptabilité ; 3e section) (1), par la même voie que les inventaires prescrits ci-dessous :

1° Un état des modifications survenues au cours de l’exercice dans la valeur des propriétés immobilières bâtie et non bâtie (modèle n°62).

 2° Un état  de valeur des immeubles en cours de construction au 31 décembre de l’exercice (modèle n° 63).

 

TITRE VI

 

.SURVELLENCE ET CONTROLE

 

CHAPITRE UNIQUE

 

1er. – SURVEILLANCE DES DIRECTEURS DE SERVICE, ORDONNATEURS EN MATIERES

 

Article 351.- Les directeurs de service, ordonnateurs en matières, exercent une surveillance générale et permanente sur le matériel de toute ressortissant à leur service, ils veillent à la régularité de coutes écritures qui s’y rapportent.

2. –CONTROLE  DU COURS DE L’INSPECTION DES COLONIES

 

Article 352. – Les inspecteurs des colonies, en France toutes les fois qu’ils en sont requis par le Ministre et aux colonies, pendant la durée de leurs missions, vérifient toutes les pièces de la comptabilité, se font  ouvrir  tous les magasins, et portant leurs investigations dans toutes les parties du service dans les conditions tracées par leurs règlements particuliers.

3. –CONTPOLE DE L4ADMINISTRATION CENTRALE

 

Article 353A l’arrivée au ministère des pièces et documents visés aux arts. 245, 247, et 323, il est procédé à leur vérification par la direction de la comptabilité dans les conditions réglementaires et les résultats des relevés récapitulatifs sont consignés sur des résumés généraux en valeurs (modèle n° 64) établis en un seul exemplaire (1).

         Les totaux des résumés généraux sont reportés sur des comptes de centralisation présentant, par chapitre du budget, l’ensemble des opérations à charge et décharge, effectuées pendant l’année.

En ce qui concerne la comptabilité simplifiée prévue au titre IV bis, le contrôle aura pour objet de s’assurer par voie de rapprochement d’écritures, que tous les objets expédiés ont bien été pris en recette par tous les comptables dentinaires (1)

 

Article 354.- La direction de la comptabilité met à la disposition de la direction du contrôle, les résumés généraux en valeurs, ainsi que les comptes de gestion et toutes les pièces justificatives.

 

4-CONTOLE DE LA DIRECTION DU CONTROLE DU DEPARTEMENT

 

Article 355 ; -(2)  conformément aux dispositions de l’art, 13 du décret du 25 juin 1934, la direction du contrôle exerce, sur la comptabilité des matières en approvisionnement le contrôle précédemment dévolu à la cour des comptes par l’art. 14 de la loi du 6 juin 1843.

         Les observations de la direction du contrôle  sont notifiées aux comptables qui doivent produire leurs justifications dans les délais fixés par le Ministre.

 

Article 356. – (2) Sur le vu des nouvelles justifications ou des observations produites par les comptables dans les délais qui leur sont impartis, le Ministre statue et arrête définitivement  les comptes de gestion, les états récapitulatifs et les résumés généraux.

Si les comptables ne produisent pas leurs réponses dans les délais fixés, le Ministre statue d’office et arrête définitivement les résultats de leur gestion.

 

          Ces arrêtés sont notifiés aux comptables à l’expiration du délai de dix-huit mois prévu à l’art. 359 et leur tiennent lieu de quitus. Les états et pièces y afférents sont détruits aussitôt après cette notification.

Quand l’arrêté fait ressortir des différences à la charge du comptable, celui-ci n’obtient le quitus qu’après avoir produit la preuve de sa libération envers l’Etat.

En cas de mise en débat des comptables, les pièces et les comptes ne sont détruits qu’à l’expiration des délais prévus à l’art. 357 ci-après ou, si un recours à été déposé, après le jugement de ce recours.

 

Article 357. –Les décisions du Ministre dûment notifiés ne peuvent être attaquées que dans la forme et dans les délais déterminés par les décrets des 22 juillet 1806 et 2 novembre 1864, modifiés par l’article 24 de la loi de finances du 13 avril 190 et le décret de l’août 1881 (art. 86 et suivants).

   Toutefois, en cas d’erreur matérielle, le recours en dressement demeure ouvert jusqu’à l’expiration des délais fixés par les arts ; 9 et 10de la loi du 29 janvier 1831, modifiés par l’art.19 du décret du 25 juin 1934.

 

Article 358 –(1) Le compte générale du matériel est établi chaque année d’après les résumés généraux et des documents qui leurs sont annexés.

Ce compte est communiqué à la cour des comptes.

En outre, la direction du contrôle adresse chaque année à la cour des comptes un rapport où sont consignées les observations formulées à l’occasion de la vérification de la comptabilité des matières en approvisionnement.

 

Article 359. –(1) La cour peut, si elle le juge utile, poursuivre son information  les bureaux du ministère des colonies par l’intermédiaire d’une délégation composés magistrats désignés par le premier président. Cette délégation peut obtenir communication des documents qu’elle juge nécessaires à l’exécution de sa mission pendant un délai de dix-huit mois à compter de la date de l’envoi à la cour du compte général du matériel.

         Le rapport de la délégation est soumis à la cour des comptes statuant en chambre du conseil. Les observations auxquelles donne lieu la vérification  sont transmises au Ministre des colonies par le premier président.

 

      La cour mentionne dans son rapport annuel les résultats de la vérification ainsi que les observations qu’elle croit devoir porter à la connaissance du parlement.

 

Article 360-(1) le compte générale du matériel est communiqué au parlement .Il est soumis à l’examen de la commission instituée annuellement  en vertu de l’art. 195 du décret du 31 mai 1862 portant règlement général sur la comptabilité publique.

TITRE VII

DISPOSITIONS FINALES

CHAPITRE UNIQUE

 

Article 361. – les registres et documents divers concernant le matériel en approvisionnement sont conservés par le service intéressé pendant dix années après la fin de la dernière année auxquels ils se rapportent.

Dans le cas où la loi portant règlement définitif du budget de l’exercice qu’ils concernent ne serait pas intervenue avant l’expiration du délai de dix ans susvisé, les documents précités devront être conservés jusqu'à la promulgation de cette loi (1)

           Les registres et documents divers concernant le matériel en service, ainsi que les comptabilités administratives ou l’ordre intérieur (matériel en transformation dans les ateliers, travaux à l’entreprise, outillage de consommation courante, etc.) sont conservés pendant cinq années après  le dernier exercice auquel’ ils se rapportent.

Après ce délai, tous ces documents sont détruits par le service intéressé sur l’ordre du directeur.

           Toutefois, lorsqu’une opération comptable ou administrative à donné lieu à des observations de la part du département, ou à une contestation quelconque de la part des comptables, entrepreneurs, etc., les livres et documents divers qui s’y rapportent directement ou indirectement  sont conservés jusqu’a ce qu’une solution définitive soit intervenue.

 

Article 362.- la présente instruction entrera en vigueur à compter du 1er janvier 1905.

Elle annule remplace toutes les instructions antérieures relatives au même objet.

 

Paris, le 16 janvier 1905                                        le Ministre des colonies,

                                                                               Signé ; Gaston DOUMERGUE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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