Installation technique

Commission ad hoc d'installation technique

La désignation d’un comptable-matières entraine une installation technique dudit préposé sous l’autorité de l’ordonnateur ou de son représentant. Et ces travaux aboutissent à l’établissement d’un inventaire de l’ensemble du matériel géré dans la structure concernée.

Cette installation technique est une opération d’inventaire exhaustif du matériel durable et consomptible de la structure concernée.

Or les inventaire intégral du matériel du patrimoine se déroule exclusivement au sein d’une équipe adhocratique constituée de :

  1. L’ordonnateur ou son représentant, président ;
  2. Le Comptable-matières en exercice rapporteur ;
  3. Les vérificateurs du ministère des finances et/ou le contrôleur territorialement compétent, membre ;
  4. Toute autre personne convoquée par l’ordonnateur en raison de ses compétences, membre.

Durée du mandat

La durée maximum est de 90 jours, à compter du 31 décembre ou de l’exercice clos.

Chronologie des tâches administratives

Tache à effectuer

INDICATION DE L’OUTIL DE GESTION

Acteurs intervenant

 Désignation de l’ACOCM formé aux techniques Comptables-Matières

Note de service portant nomination d un comptable matieresNote de service portant nomination d un comptable matieres (14.57 Ko)

Ordonnateur en exercice

Création, désignation et convocation des membres de commission ad hoc installation technique de l’ACOCM

Note de service portant creation et composition de la commission ad hoc d installation techniqueNote de service portant creation et composition de la commission ad hoc d installation technique (16.63 Ko)

Convocation de la commission

Convocation des membres de la commission ad hoc d installation techniqueConvocation des membres de la commission ad hoc d installation technique (17.31 Ko)

Communication de l’acte de désignation de l’ACOCM au MINFI (à la DNCM, pour les services centraux  et via Contrôle régional financier pour les services extérieurs)

Lettre d information de la designation du comptable matieresLettre d information de la designation du comptable matieres (19.62 Ko)

Transmission laissant traces écrites aux membres

 

Commission ad hoc d’installation

 

 

Cas d’ouverture d’un poste : Ouverture d’un poste non équipé

Dans ce cas l’inventaire est nul et doit être présenté sur un quart de feuille. La commission constate l’inexistence du matériel.

Cas d’ouverture d’un poste : Ouverture d’un poste équipé

Chronologie des tâches lors de l’installation technique d'ouverture d'un poste équipé

Tache à effectuer

INDICATION DE L’OUTIL DE GESTION

ACTEURS INTERVENANT

Inventaire initial et intégral des biens, ainsi que leur estampillage

 

Commission ad hoc d’installation

Elaboration au vu du matériel consomptible en stock et signature du PV de recettes modèle n° 41

Proces verbal de la commission ordinaire des recettesProces verbal de la commission ordinaire des recettes (26.3 Ko)

Ouverture des fiches de stock autrement appelées, fiches de contrôle de consommation dont l’ensemble sous forme reliée ou de fiche constitue le livre auxiliaire de contrôle de consommation.

 

Ouverture des fiche de détenteur effectif ou provisoire pour le matériel en service ou en magasin

 

Elaboration au vu des fiches de détenteurs et du matériel consomptible du PV modèle n°41 et Signature des documents d’inventaire, modèle n° 15

 

Elaboration au vu des fiches de détenteurs et du matériel consomptible du PV modèle n°41 et, Signature du Procès-verbal de recensement modèle n° 46

 

Conservation d’une copie de chaque document signé

 

Signature de l’ordre d’entrée modèle n° 08 : dans le cas de l’existence du matériel consomptible

 

 

Ordonnateur en exercice

Signature des fiches de détenteur

 

Conservation d’une copie de chaque document signé

 

Signature des fiches de détenteur

 

Comptable-matières entrant

Conservation deux copies de chaque document signé, une pour l’archivage et une autre pour lui-même

 

Signature des fiches de détenteur

 

Détenteur effectif

Conservation d’une copie de la fiche de détenteur signée

 

Cas de l’existence du matériel consomptible, signature de l’entrée modèle n° 08  et Prise en charge dans les universels une fois ouvert.

 

Comptable-matières entrant

 

 

Cas de mutation de comptables-matières

La clôture d’un exercice peut être marquée par la mutation du comptable-matières, de l’ordonnateur ou la fin d’un exercice comptable ou budgétaire. Quel que soit l’objet du bilan de l’exercice, la procédure reste la même. L’objectif des travaux d’inventaire visera de déceler les erreurs comptables ou des cas de détournement du matériel et les redresser pour présenter un compte de gestion sincère et conforme à l’image fidèle et réelle du patrimoine existent. Ces travaux conduisent souvent à établir les responsabilités entre les acteurs de la gestion des matières et le comptable-matières sortant ainsi fixer la barrière entre les deux gestions.Dans poste comptable équipé où le grand-livre n’est pas ouvert, l’installation technique du comptable-matières entraine la réalisation d’un inventaire général de base.

Chronologie des tâches de la mutation de comptables-matières

 

Tache à effectuer

INDICATION DE L’OUTIL DE GESTION

Acteurs intervenant

Mise à jour des livres et documents ou de l’estampillage du matériel nouveau et non marqué

 

Comptable-matières sortant

Recensement du matériel consomptible en stock, élaboration et signature du PV de recettes modèle n° 41

 

Commission ad hoc d’installation

Mise à jour des fiches de stock autrement appelées, fiches de contrôle de consommation dont l’ensemble sous forme reliée ou de fiche constitue le livre auxiliaire de contrôle de consommation.

 

Mise à jour des fiches de détenteur effectif ou provisoire  pour le matériel en service ou en magasin, élaboration au vu des fiches de détenteurs et du matériel consomptible du PV modèle n°41 et Signature du document d’inventaire, modèle n° 15

 

Signature du PV de recettes modèle n° 41 : cas d’excédent

 

Elaboration au vu des fiches de détenteurs et du matériel consomptible du PV modèle n°41 et Signature des documents d’inventaire, modèle n° 15

 

Elaboration au vu des fiches de détenteurs et du matériel consomptible du PV modèle n°41 et, Signature du Procès-verbal de mutation modèle n° 40

 

Signature du PV de perte, modèle n° 45, cas de déficit = Aliénation

 

Signature du PV de recensement, modèle n° 46

 

Signature de l’ordre d’entrée modèle n° 08 : cas d’excédent ou de francs forcés

 

Ordonnateur en exercice

Signature de l’ordre de sortie modèle n° 10, cas de déficit = Aliénation ou de francs négligés

 

Signature des fiches de détenteur

 

Conservation d’une copie de chaque document signé

 

Prise en charge des biens en sortie ou en entrée selon le cas dans les livres universels et auxiliaires

 

 

Signature des fiches de détenteur

 

Comptable-matières sortant

Conservation d’une copie de la fiche de détenteur signée

 

Signature de l’ordre d’entrée modèle n° 08 : cas d’excédent ou de francs forcés

 

Signature de l’ordre de sortie modèle n° 10, cas de déficit = Aliénation ou de francs négligés

 

Signature des fiches de détenteur

 

Détenteur effectif

Conservation deux copies de chaque document signé, une pour l’archivage et une autre pour lui-même

 

Arrêt des écritures comptables au niveau du livre-journal , du grand livre, des registres courrier ouverts (arrivée transmission ou départ) et des livres auxiliaires de contrôle ouverts (de services faits, de transformation, de consommation ou conservation)

 

Commission ad hoc d’installation

 

 

La commission ad hoc d’installation technique se confond à celle de l’arrêt des écritures. A la seule différence que la première ne peut être instituée qu’à la désignation de comptable-matières en début d’exercice. Alors que celle des arrêts des écritures de fin d’exercice peut être instituée avant le 31 décembre. Aussi produisent-elles, dans les mêmes délais de 90 jours pour les mêmes tâches les mêmes documents.

Les biens durables en stock ou affecté temporairement à un prestataire font l’objet de l’établissement d’une fiche de détenteur provisoire au nom du comptable-matières ou de son gérant d’annexe soit également au prestataire de service (réparateur, consultant etc…).

Dans un poste où un inventaire général de base existe déjà cet inventaire constituera un inventaire de recollement sinon un inventaire général de base.

Les cas de concordance dans la gestion du patrimoine sont extrêmement rares, quand ils sont observés, ils ne génèrent aucunes opérations de redressement. Par contre, les cas de non concordance sont le plus souvent observés qui accusent les déficits ou les excédents. Ces écarts peuvent tout être comptables ou réels. Dans tous cas de figure nous pouvons avoir :

  • Un déficit comptable ou réel ;
  • Un excédent comptable ou réel.

Les déficits ou excédents comptables ne signifie pas que les acteurs de la gestion ont mal géré. Ces écarts tiennent leurs sources sur les erreurs ou leurs méthodes de rectification. En somme, seuls les cas de non concordance réelle seront récapitulés sur le procès-verbal de mutation de comptable. Ils donnent obligatoirement lieu aux explications écrites des détenteurs effectifs et du Comptables-matières sortants. Le comptable-matières entrant peut émettre ses réserves dans les (06) six mois qui suivent sa prise de service.

L’arrêt des écritures du livre-journal se matérialise à la suite  du dernier article enregistré la rédaction des mentions suivantes : «Arrêté le présent le présent livre-journal pour besoin de passation de service, au N°______à la somme de _______________, en ce qui concerne les opérations à charge et au N°_______à la somme de __________, en ce qui concerne les opérations à décharge.

Date de dernière mise à jour : 03/09/2017

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