Facture

Comment établir une facture ?

La facture est une pièce comptable justifiant la réalisation d'un acte commercial qui porte la mention « facture » et qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou services. Il est un document par lequel un créancier, généralement un fournisseur établit une créance vis-à-vis d'un débiteur, le plus souvent son client, en vue de déclencher le paiement d'une dette, soit le plus souvent se rétribuer de la fourniture d'un bien ou de la prestation d'un service faite à celui-ci.

Mentions obligatoires

 

  • le titre de la facture
  • le numéro de la facture
  • la date de la facture
  • la désignation du vendeur ( Nom de la société, mention d’enregistrement au registre d’immatriculation correspondant à la forme juridique d’entreprise, numéro unique d’identification, le lieu du siège social, contact (téléphone, fax, site web, e-mail), le relevé d’identité bancaire, le cas échéant la forme juridique, les références de l’agrément pour activité réglementée, s’y a lieu la qualité de locataire gérant, de gérant mandataire, de franchisé, de membre d’un centre de gestion agréé ou d’une coopérative).
  • la désignation de l'acheteur, sauf opposition de sa part ;
  • le numéro individuel d'identification de TVA du vendeur ou du prestataire ou, le cas échéant, celui du représentant fiscal pour les entreprises établies hors de la Communauté européenne
  • la date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de service
  • la dénomination précise et la quantité des produits ou services rendus
  • le prix unitaire des produits ou services rendus, montant total HT des produits, répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA due, ou le cas échéant la mention de l'article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA
  • toute réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation, et directement liée à cette opération, à l'exclusion des opérations d'escomptes non prévues sur la facture et toute réduction différée en pied de facture
  • la date à laquelle le règlement doit intervenir. Les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture.

Les mentions particulières des factures émises pour les services publics de l'État, les CTD et les EPA doivent en plus des mentions susvisées porter

  • Références mercuriales en cours de validité dont les prix unitaires sont conformes ;

Facture d'un contribuable relevant du régime du réel:

  • TVA : 19,25% du montant de la facture HT;
  • Acompte d'IR ou d’IS : 2,2% du montant de la facture HT;
  • Net à percevoir au profit du fournisseur : 97,8 % du montant de la facture HT;
  • Montant TTC à engager = Montant HT +TVA.

 

Facture d'un contribuable relevant du régime simplifié ou de l’impôt libératoire:

  • TVA : 19,25% du montant de la facture HT;
  • Acompte d'IR ou d’IS : 5,5% du montant HT de la facture;
  • Net à percevoir au profit du fournisseur : 94,5% du montant de la factureHT.
  • Montant TTC à engager = Montant HT +TVA.

Facture d’un professionnel libéral relevant du régime du réel:

  • TVA : 19,25% du montant de la facture HT;
  • Acompte d'IR ou d’IS : 5,5% du montant de la facture HT;
  • Net à percevoir au profit du fournisseur :94,5%.
  • Montant TTC à engager = Montant HT +TVA.

 

Différents types de facture

Sur le plan juridique il existe trois types de factures :

  1. la facture "pro-forma" est une facture « provisoire », une sorte de devis qui simplifie les échanges commerciaux entre fournisseur et client. Elle n’a aucune valeur comptable et n’est pas obligatoire. Elle n’est produite qu’à titre informatif. Elle n’engage pas le client et peut même être modifiée ou tout simplement refusée ;
  2. la facture de "doit", payé par le client selon le mode de paiement par rapport à livraison :
    1. Facture d'acompte évalue une avance accordée au vendeur avant la délivrance de la marchandise avec la facture de régularisation ;
    2. Facture de réservation évalue une provision accordée au vendeur lors de la délivrance de la marchandise qui nécessite une facture de régularisation ;
    3. Facture d'avance ou facture "payée non livrée" est une sans facture de régularisation, mais doit comporter des mentions complémentaire de lieu de stockage de la marchandise, et nécessite de gérer et distinguer en stock la marchandise appartenant au client ;
    4. Facture de décompte autrement appelé décompte est une facture réglé par le client progressivement par tranches ;
    5. Facture définitive est émise lors de la livraison des marchandises ou à la fin de la prestation de services sur reglement au comptant et ce, en opposition avec la facture « pro forma » qui peut être établie au début de la transaction, sur demande de l’acheteur et pour ses convenances.,
  3. la facture "d'avoir" ou note de crédit est fourni au client en cas de retour de marchandise qui a reconnue lors de la livraison non conforme, avariée, etc... 

En outre, se sont deux dernières catégories de facture qui constituent des pièces comptables. Ils font donc l'objet d'un traitement comptable chez les professionnels à chaque fois qu'elles sont établies et délivrées qu'il s'agisse du vendeur ou de l'acheteur.

Délivrance

Le vendeur doit l’émettre en deux exemplaires (un pour lui-même et l’autre pour l’acheteur), avec toutes les informations légales dès la réalisation de la vente ou la prestation. L'acheteur doit la réclamer s'il ne la reçoit pas à la livraison.

Les factures émises pour les particuliers


Quand le client est un particulier, les obligations en matière de facturation sont plus limitées.
Pour les ventes de biens, la délivrance d'une facture est obligatoire :

  • quand le client en fait la demande ;
  • pour les ventes à distance ;
  • pour les ventes exonérées de TVA.

Les factures émises pour les professionnels

Quand le client est un  professionnel qu'il s'agisse d'entreprise ou de service public la facturation pour la forme ou sans engagement peut être obligatoire exiger au fournisseur. Et cette facture est souvent appelée la "facture pro-forma". Car la procédure d'engegement des dépenses de certains organismes s'effectuent sur la base de la facture proforma du prestataire. C'est le cas des marchés de gré à gré dans le secteur public. En dans ce secteur il est exigé aux prestataires de déposer leur facture "définitive" en quatre (04) exemplaires (sous format graphique imprimé) en commission de réception.

En cas de perte de l'exemplaire de facture du client, le vendeur peut lui délivrer un autre exemple portant la mention Duplicata.

Le support de production de la facture

Le support de production de la facture peut être en format graphique imprimé ou numirique ou dématérialisé.

Délais de conservation

La facture émise doit être conservée, au minimum dix ans après le dernier paiement.

Il est conseillé, dans tous les cas, de les conserver pendant 10 ans puisqu'elles peuvent servir de preuve devant la justice pendant ce délai.

Conservation les doubles en format électronique

Pour conserver un double des factures créées informatiquement et transmises à vos clients sur support papier, vous avez deux possibilités.

  • Soit vous imprimez un double de la facture et vous le rangez dans vos archives,
  • soit vous conservez le double sous forme électronique.

Cette dernière option permet un gain de place mais doit s’appliquer avec certaines précautions de façon à répondre à un contrôle de comptabilité éventuel ou pour éviter tout litige avec les clients.

Modalités d’enregistrement

  • Premièrement, la date d’enregistrement du double électronique doit être la plus proche possible de la date d’impression de l’original de la facture envoyé au client. Et votre système informatique doit permettre d’identifier ces deux dates.
  • Ensuite, il s’agit  d’assurer la pérennité et l’intégralité du double électronique, c’est-à-dire d’empêcher toute modification après l’émission de la facture. des moyens doivent être employés visant soit à sécuriser le fichier à l’aide de procédés électroniques logiques, soit à assurer l’archivage de ce fichier sur un support physique non réinscriptible.

Les procédures admises pour enregistrer les doubles sont la signature électronique, l’empreinte électronique ou l’enregistrement sur un support physique non réinscriptible.

La conservation des fichiers

Pendant toute la durée légale de conservation (dix ans), le contenu de la facture doit pouvoir être restitué en langage clair et lisible, parfois sur support papier, lors d’un contrôle de comptabilité.

Vous devez pouvoir présenter les doubles de factures par client, période, montant facturé… Et les fichiers de ces doubles électroniques doivent obligatoirement être stockés, dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’Administration.

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