Ministre ousmane mey

30 Jours de mission d'arrêt des écritures comptables-matières de l'exercice 2017, comment profiter pour établir un compte de gestion équilibré ?

Les vérificateurs de la Comptabilité-matières, sont sur le terrain, pour introduire la mission de vérification et d'arrêt des écritures comptables de l'exercice qui s'achève le 31 décembre 2017.

En quoi consiste l'arrêt des écritures comptables-matières?

L'arrêt des écritures comptables-matières est une procédure de clôture de comptes des stocks qui déclenche le processus des travaux d'inventaire de fin d'exercice, et la dernière tâche dans cette activité. Il vise à redresser les écritures comptables pour les rendre fidèles à l'image réelle du patrimoine existant dans une structure dont la qualité des travaux se traduit à l'équilibre du bilan comptable qui est le compte de gestion. Le délai reglementaire pour clôturer les comptes et produire le compte de gestion est de 90 jours. Dans ce processus, il est procédé à l'enregistrement des opérations d'inventaires dites de redressement des défauts comptables de la période de gestion achevée qui ne peut pas excéder 12 mois. Et dans le cas de l'exercice 2017, cette période de gestion s'achève le 31 décembre 2017. Dans cette procédure les travaux d'inventaire sont obligatoires afin de déceller et redresser trois types de défaut comptables :

  1. erreurs matérielles, omissions de recette ou de dépenses et de calcul des reports ;
  2. erreurs arithmétiques, francs forcés ou négligés ;
  3. écarts deficitaires ou excédentaire, comptables ou réels.

 

Durée de la mission

La lettre de mission N° 06319 du 24 Novembre 2017 accorde aux vérificateurs du Ministère des finances trente (30) jours pour effectuer les vérifications et les arrêts des écritures comptables et produire un rapport circonstancié dès la fin de leurs travaux. La période de gestion dont les écritures comptables doivent être arrêtées s'achève le 31 décembre 2017. Les travaux des vérificateurs ne peut valables commencer que le premier jour ouvrable de l'exercice comptable 2018, donc le 02 Janvier 2018. ,

Les structures à contrôler

La mission d'arrêt des écritures s'étant sur tout le territoire national et les structures concernées sont :

  1. les services centraux des ministères ;
  2. les services déconcentrés ;
  3. les établissements publics ;
  4. les sociétés de l'économixtes ;
  5. les sociétés à capitaux publics ;
  6. les collectivités territoriales décentralisées.

Cette mission couvre tout le territoire national. Or les équipes ont été reparties entre quatre (04) et six (06) vérificateurs par groupe de services centraux et par région. Parmi les services centraux à contrôler, la Présidence de Republique ne figure pas sur la liste. S'il faut tenir compte que la structure à contrôler se rattache à chaque ordonnateur une équipe aura en moyenne 50 ordonnateurs ou postes de gestion où une équipe doit intervenir.

Documents administratifs et comptables à fournir

Pendant les travaux de vérification de la lission un certain nombre de documents doit leur être fournis. Il s'agit de :

I)-DOCUMENTS ADMINISTRATIFS :

  1. acte de désignation de l'ordonnateur ;
  2. acte de désignation de l'agent chargé des opération de la comptabilité-matières ;
  3. Attestation de formation de l'agent chargé des opérations de la comptabilité-matières ;
  4. listing des crédits budgétaires ;
  5. fiche de suivi des engagements des crédits budgétaires ;
  6. Budgét global de la structure en recette et en dépenses faisant resortir les recettes affectées, les fonds propres et les subventions ;
  7. Décision de déblocage de fonds.

II)-DOCUMENTS COMPTABLES-MATIERES :

II-1)- Livres universels ouverts au poste :

  1. Livre-journal ;
  2. Grand-livre ;

II-2)- Regitre auxilaires ouverts au poste :

  1. Livre auxiliaire de contrôle de services faits ;
  2. Livre auxiliaire de contrôle de consommation (ensemblage de fiche de stock) ;
  3. Livre auxiliare de contrôle du matériel proposer à la réforme ;
  4. Livre auxiliaire de contrôle de conservation ;
  5. Livre auxiliaire de contrôle de transformation ;
  6. Registre de décharge ;

II-3)- Balances comptables :

  1. Etat récapitulatif de mouvement des biens en entrée et en sortie effectués au courant de chaque mois de Janvier à Décembre 2017 ;
  2. Comptes de gestion 2016 ;

II-4)- Document d'inventaire extracomptable :

  1. Inventaire Général de Base (IGB) du poste ;
  2. Inventaire au 31 décembre 2016 ou inventaire de recollement au cour de l'exerce 2017 appuyé du procès-verbal de mutation de comptable ;
  3. Etat du matériel consomptible en stock à la fin de chaque mois de Janvier à Décembre 2017 ;
  4. Fiches de détenteur effectif ;

II-5)- Pièces justificatives de premier ordre :

  1. Ordre d'entrée ;
  2. Ordre de sortie ;

II-6)-Pièces justificatives de second ordre :

  1. Bons de sortie provisoire rattaché à un ordre de sortie ;
  2. Procès-verbal de recensement rattaché à l'inventaire dau 31 décembre 2016 ;
  3. Procès-verbal de mutation de comptable pour l'inventaire de recollement au cours de l'exercice 2017, si mutation comptable-matières ou ordonnateur ;
  4. Procès-verbaux de la commission de reception ;
  5. Procès-verbaux des sorties du matériel durable, par cession, vol, perte, avarie, réforme, démolition, transformation, destruction, vente etc ;

Logistique à appreter pour la bonne conduite des travaux.

 

Pour mener à terme, les travaux de recensement dans les délais imparti, la commission doit disposer de toutes les ressources nécessaires pour inventorier intégralement les biens de l’organisme qui l’a instituée. Le président de la commission doit donc pour autant que possible mettre à la disposition des membres, la logistique de travail. A titre indicatif, la liste peut être constituée de :

MATERIEL A APPRETER POUR TRAVAUX DE LA COMMISSION

MATERIEL DURABLE

MATERIEL CONSOMMABLE

Micro-ordinateur

Blouse

Imprimante

Bloc note

Photocopieur

Chemise cartonnée

Mettre

Sous-chemise

Calculatrice

Stylo à bille

Règle

Papier photocopie

Agrafeuse

crayon

Ote-agrafe

Gomme

Onduleur

marqueur

Fiche multiple para-surtenseur 

Cache-nez

 

Craie

Le volume des consommables est fonction de la taille du travail et du nombre des membres de commission. Par contre, le matériel durable est mis en disposition qu’un seul par article.

Les difficultés à affronter dans l'exécution

Compte tenue des délais d'exécution de la mission, le nombre de jour des travaux de fin d'exercice se voit réduit et le risque est très grand qu'aucune équipe ne parviennent à redresser les comptes des ordonnateurs mais bien au contraire. Au lieu que celle-ce serve pour harmoniser les écritures comptables avec les existants du patrimoine, elle va plutôt scélés les défauts comptables des exercices précédents n'ayant pas été et de 2017.

Comment harmoniser les écritures comptables-matières par rapport à l'image réelle des existants sur la base de vérification du compte de gestion patrimoniale ?

Compte de gestion du comptable matieres 1

 

 

 

 

En quoi devra consister la vérification ?

Une fois, les défauts comptables constatés, il doivent être régularisées. Les catégories d'opérations d’ordre, de redressement, d’inventaire ou de fin d’exercice à déterminer pour harmoniser les écritures comptables-matières par rapport à l'image réelle du patrimoine sont les suivantes :

  1. Opérations d’ordre de régularisation d’erreurs matérielles liées omissions de dépenses ou de recette, et aux erreurs de calcul  ;
  2. Opérations d’ordre ou erreurs arithmétiques liées à l'unification de prix unitaire par francs forcés ou négligés ;
  3. Opérations d’ordre de régularisation d’écarts déficitaires ou excédentaires   ;

La mise en évidence des « opérations d’ordre » ou d’erreurs

Les différentes erreurs peuvent commises :

dans les documents de base eux-mêmes

Ces erreurs ne sont pas imputables au comptable, mais aux services ayant établi les documents notamment facturier, caissiers, magasiniers etc…. Elles n’en vicient pas moins la comptabilité. Aussi le comptable doit-il d’abord s’assurer de l’exactitude des calculs arithmétiques des pièces de base.

 

Le précédent schéma illustre les contrôles qui existent dans la tenue des livres et documents, et montre, par conséquent, les sources d’erreurs possibles.

Incidence des erreurs

 

a)- erreurs ont une incidence arithmétique apparente :

Les erreurs à incidence arithmétique sont :

  1. Erreurs dans l’inscription des sommes ;
  2. Erreurs de totalisations ;
  3. Erreurs d’arrondi arithmétique dans le calcul du CUMP des stocks en fin de période de gestion ;
  4. Report d’une sortie en entrée ou réciproquement ;
  5. Omission de report ou double report.

L’existence de ces erreurs lors  de la vérification des égalités du journal et la balance de la période :

  1. Total des opérations à charge (d’entrée) du journal = total des opérations à charge (entrée) de l’état appréciatif ;
  2. Total des opérations à décharge (sortie) du journal = total des opérations à décharge (sortie) de l’état appréciatif ;
  3. Total des opérations à charge (entrée) au compte de gestion = total des opérations à charge (entrée) du journal ;
  4. Total des opérations à décharge (sortie) au compte de gestion = total des opérations à décharge (sortie) du journal ;

 Lorsqu’une de ces égalités n’est pas vérifiée, une erreur au moins a été commise dans la comptabilité.

erreurs sans incidence arithmétique apparente 

Les erreurs sans incidence arithmétique apparente sont :

  1. Omission de l’enregistrement d’opérations dans le journal ou double enregistrement d’opérations ;
  2. Erreurs d’imputation dans le journal : on n’a pas enregistrer en sortie (ou en entrée) le compte adéquat, mais un autre ;
  3. Erreurs de report dans le grand livre : on a reporté une sortie ou une entrée dans un  compte autre que celui qui est inscrit dans l’article du journal ;
  4. Erreurs dans les nombres, mais se compensant : une sortie en trop d’un montant dans un compte compensé par une entrée dans un autre compte au même montant.

Pour toutes ces erreurs, les égalités du système comptable-matières monographique reste vérifiées.

conséquences des erreurs

Toute erreur non corrigée se répercute dans les documents utilisés ultérieurement et toute la comptabilité en est faussée.

Les erreurs sans incidence arithmétique apparentes sont les plus difficiles  à détecter. Comme ces dernières sont le plus souvent des erreurs d’imputation dans le journal, nous pouvons dire que les erreurs commises dans le journal sont les plus lourdes de conséquences ; aussi l’imputation effectuée dans le journal doit-elle être le fait d’un comptable qualifié et de faire l’objet d’un contrôle rigoureux.

La recherche des erreurs

1° Erreurs sur les documents de base et n’ayant pas d’incidence arithmétique apparente.

Normalement insoupçonnées, ces erreurs sont le plus souvent révélées par leurs conséquences extracomptables. Aussi le comptable-matières ou son consolideur veillera à :

  1. examiner les pièces justificatives annexes présentées par le fournisseur que :
    1. le bordereau de livraison qui l’accompagne la facture définitive, contient le détail des quantités des biens livrés et enfin, qu’il est conjointement signé du prestataire et de l’ordonnateur ou de l’agent chargé des opérations de la comptabilité-matières, notamment magasinier, économe ou comptable-matières ;
    2. pour toute commande passée pour un montant supérieur ou égale à 200 000 FCFA, qu’un procès-verbal soit établi en bonne et due forme ;
  2. contrôler la régularité des pièces justificatives de 2nd ordre externes ou externes s’assurant que :
    1. pour les factures :
      1. la facture a été établie dans les formes réglementaires ;
      2. les calculs en fonction des quantités et des prix portés sur la facture sont exacts ;
      3. les mentions de liquidation  et certification, signature de l’ordonnateur accrédité sous lesdites mentions est effectuée ;
    2. les bons de sortie provisoire s’assurer que :
      1. il a été conçu dans les formes appropriées ;
      2. il est signé de toutes les parties concernées, demandeur, ordonnateur et comptable-matières ;
      3. il comporte la désignation des matières, les quantités demandées et servies ;
      4. les biens durables soient affectés sur la fiche de détenteur du demandeur quant il s’agit d’un mouvement interne et sur un Procès-verbal de cession lors qu’il s’agit d’une cession ;
    3. les procès-verbaux de réforme, de cession, d’aliénation, de perte, de vol, d’avarie etc.…, s’assurer que : 
      1. la composition de commission ad hoc est conforme ;
      2. il présente un état exhaustif de biens en quantité et en valeur ;
      3. il est signé par tous les membres de ladite commission ;
  3. vérifier les pièces justificatives de 1er ordre :
    1. Ordres d’entrées, veiller qu’ils soient accompagnés de :
      1. Une facture, d’un Procès-verbal de réception si montant de facture est supérieure ou égale à 200 000 FCFA et d’un bordereau de livraison pour les fournitures faites ;
      2. Un Procès-verbal de cession, d’un ordre de sortie du service cessionnaire ;
      3. Bons de Sortie Provisoire (BSP), veiller qu’ils soient accompagnés d’une fiche de détenteur, pour le maniement des biens durables ;
    2. Ordres de sortie, s’assurer qu’ils soient accompagnés de :
      1. Bons de Sortie Provisoire (BSP) pour la sortie des biens consomptibles ;
      2. Procès-verbal de réforme, en cas de réforme, d’avarie en cas d’avarie, de vol en cas de vol, de cession en cas cession, etc.… ;

 

Exemple :sur les pièces justificatives de 1er et 2nd ordre internes, une erreur d’imputation de la nomenclature sommaire de : Coffre-fort, au lieu de 219, le comptable-matières public lors de la réception du matériel lui affecte le compte 215.

2° Erreurs d’enregistrement sur les livres universels et auxiliaires

Ces type d’erreurs sont vérifiés de la 1ère opération du 1er jour jusqu’à la dernière opération ordinaire du dernier jour de la période gestion. Ie comptable-matières ou le consolideur comptable veillera à :

  1. Contrôler l’enregistrement des opérations dans les livres universels et auxiliaires, en veillant que :
    1. Toutes les opérations portées sur les ordres d’entrées et les ordres de sortie figurent dans le livre journal et le Grand-livre ;
    2. L’origine des entrées et la destination des sorties soient précises ;
    3. La concordance en quantité et en valeurs des pièces justificatives ;
  2. Contrôler les services faits, veiller que :
    1. Les factures et copie des lettres commandes ou décomptes des marchés relatives aux prestations soient accompagnées des procès-verbaux de réceptions si montant desdites pièces justificatives est supérieur ou égal à 200 000 FCFA ;
    2. Les différentes prestations soient enregistrées chronologiquement dans le livre auxiliaire de contrôle des services faits et accompagnés des photocopies des pages du livre ayant enregistrées les mouvements au cours du mois ;

 

3° Balance inexacte et, Inégalité des totaux entre le livre-journal et ceux de l’état appréciatif ou du compte de gestion:

Quand une Inégalité est observée entre les totaux des opérations d’entrée ou de sortie du journal et ceux des opérations respectives d’entrée ou de sortie de l’état appréciatif, il faut :

  • Vérifier les totalisations sur chaque document utilisée (livre-journal et Etat appréciatif) ;
  • Rechercher si une opération n’a pas été omise ;

 

Une au moins des égalités susmentionnées n’est pas vérifiée.

1)-Cas d’une seule erreur. Cette erreur provient le plus souvent :

  • D’un report du  journal au Grand-livre, omis ou effectués deux fois ; 
  • D’un report inexact de somme. Se souvenir que la différence est un multiple de 9 dans le (fréquent) d’une intervention de deux chiffre ;
  • D’un calcul inexact : la différence est parfois un multiple de 10, 100 ; 1 000, etc…

2)-Cas de plusieurs erreurs. Ce cas est le plus souvent fréquent en raison du grand nombre d’opérations enregistrées dans le mois. Il faut alors vérifier systématiquement l’ensemble du travail comptable, dans l’ordre suivant :

  • Vérification des soldes et des totaux de la balance ;
  • Pointage des reports des totaux des comptes dans la balance ;
  • Vérification des totaux dans les comptes ;
  • Pointage, enfin, des reports du journal au grand-livre.

Dès qu’une erreur est découverte, on la corrige, ainsi que ses répercussions ; on continue ensuite la recherche.

3)- Erreurs d’arrondis arithmétiques surviennent souvent dans le calcul du coût unitaire moyen pondéré dans l’unification des prix unitaires des stocks en fin de période de gestion. Ces erreurs sont appelés en comptabilité-matières, « francs forcés » quand il s’agit d’une erreur d’arrondi par excès et « francs négligés » quand il s’agit de l’arrondi par défaut.

III RECTIFICATION DES ERREURS

1° Erreurs dans le journal

Par suite du caractère légal du journal et de l’interdiction des erreurs des ratures et surcharges[1] , les erreurs commises dans le journal sont rectifiées par l’un des deux procédés suivants et, de préférence, le second :

a)- PROCEDE DE CONTRE-PASSATION

Principe. On annule d’abord l’article erroné en le « contre-passant » (c’est-à-dire en écrivant l’article « opposé »). On présent ensuite l’article correct.

Exemple :

Remarque. Les comptes de mouvements (théoriques) présentent enfin de période des totaux à charge (entrée) ou à décharge (sortie) qui ne corresponde plus aux mouvements réellement enregistrés pendant la période. C’est pourquoi dans le comptes de gestion patrimoniale la différence le soldes des comptes patrimoniaux de fin d’exercice ne peuvent pas être déterminés sans déterminations des opérations inventaires qui décomptent les écarts entre les écritures et les existants.

Cadre d’application : erreurs matérielles, elles proviennent des enregistrements effectués au cours de la gestion ou des écarts de décompte en fin d’exercice.

b)- PROCEDE DU COMPLEMENT ALGEBRIQUE.

Principe. Lorsque l’on a inscrit dans le journal en entrée ou en sortie d’un comptes de la nomenclature sommaire une certaine somme, la façon la plus simple d’annuler cette inscription est de retrancher de l’entrée ou de la sortie la somme en question, donc d’ajouter le nombre opposé du nombre inscrit ; ce nombre opposé est en comptabilité « complément algébrique à zéro » ou « complément algébrique multiple ». Dans ce cours nous développerons seulement la procédure du « complément algébrique multiple ».

Cadre d’application : erreurs d’arrondis arithmétique issues des calculs d’unification de prix unitaire des stocks par CUMP[2] qui sont rectifié par artifice d’écriture de « francs forcés » ou « francs négligés ». Ces opérations qui sont déterminée exclusivement qu’à la fin de l’exercice sont appelés « francs forcés » pour les arrondis excès (en entrée) et « francs négligés » pour les arrondis par défaut (en sortie). 

Mise en évidence des écarts

La mise en évidence des écarts dans la démarche de redressement de comptes s'effectue après le recensement des existants. Il à partir du tableau de décompte ci-dessous : 

Numéro  de la nomenclature  sommaire

Désignation des matières  denrées et  objets

Espèces des  unités

Prix de  l’unité

Quantités

Excédent  par article

Déficit  par article

VALEURS

observations

 
 

Des  excédents

Des  déficits

 
 

Existant  d’après   les   écritures

Constatées  par  recensement

Par article

Par  numéro  de la  nomenclature sommaire

Par article

Par  numéro  de la  nomenclature sommaire

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
 
 

Comment tenir ce procès-verbal de recensement ou de mutation

DEFINITION

QUANQ L’UTILISER

QUI DOIT L’UTILISER

QUI DOIVENT LE SIGNER

Le procès-verbal de recensement  est un acte de procédure de la commission de recensement  et une pièce justificative de second d’ordre qui inventorie en quantité et en valeur le patrimoine réel de la structure. 

A chaque fin d’exercice budgétaire ou comptable et de fonction de l’ordonnateur  

 

Commission ad hoc de réception

Commission ad hoc de recensement :

le comptable-matières

l’ordonnateur

l’expert invite

le contrôleur financier compétent

 

NB : lorsqu’il est produit, il doit être établi en six exemplaires un pour :

  1. Le Comptable-matières ;
  2. L’Ordonnateur ;
  3. L’expert invité;
  4. L’archivage des fichiers Comptables-matières ;
  5. La Direction de la Normalisation et de la Comptabilité-Matières (DNCM).

COMMENT LE TENIR

INTRANTS UTILISES

  • Ordre d’entrée de la période de gestion 2017 ;
  • Ordre de sortie de la période de gestion 2017 ;
  • Inventaire de fin du pénultième exercice à savoir 2016 ;
  • Inventaire de fin du précédent exercice à clôturer à savoir 2017.

PORTER :

  1. Numéro de la Nomenclature Sommaire (N°NS) ;
  2. Désignation des matières recensés ou supposé en stock ;
  3. Espèces des unités ;
  4. Prix unitaire au coût réel d’achat ou de la valeur vénale ;
  5. Quantités des matières théoriquement existant ;
  6. Quantités des matières recensées ;
  7. Quantités des matières excédentaires, c’est-à-dire en plus par rapport aux existants ;
  8. Quantités des matières déficitaires, c’est-à-dire en moins par rapport aux existants ;
  9. Valeur excédentaire par article ;
  10. Valeur excédentaire par nomenclature sommaire ;
  11. Valeur déficitaire par article ;
  12. Valeur déficitaire par nomenclature sommaire ;
  13. Autres Constations  utiles non prédéfinies peuvent être consignées en observations.

 


[1] Il est déconseillé, bien que le procédé ne soit pas interdit, de rayer un inscription inexacte, même si cette inscription reste lisible.

[2] Coût unitaire moyen pondéré qui est utilisé à la fin de la fin de période de gestion pour calculer le coût d’achat le plus juste.

CHRONOLOGIE DES TACHES DE VERIFICATION DE L’EQUILIBRE

N° D’ORDRE

TACHE A EFFECTUER

OUTILS UTILISES

MOYENS DE VERIFICATION

Acteurs intervenant

INTRANTS

EXTRANTS

LIBELLE DU DOCUMENT PRODUIT

 

Recensement des opérations enregistrements comptables a de l’exercice 2017 et en cas de retard, leur mise ainsi que de l’estampillage du matériel acquis en 2017

Pièces justificatives de premier ordre notamment :

  1. Ordres d’entrée
  2. Ordres de sortie

Livres-journal (LJ)

Grand-Livre (GL)

 

∑ entrées AE 1er&2nd semestre = ∑ entrées LJ = ∑ entrées GL

∑ sortiesAE 1er&2nd semestre = ∑ sorties LJ = ∑ sorties GL

Comptable-matières sortant

 

Balance avant-inventaire

Inventaire de fin d’exercice N-1 (IFE N-1)

Pièces justificatives de premier ordre notamment :

  1. Ordres d’entrée
  2. Ordres de sortie

Etat appreciatif 1Etat appreciatif 1 (66.44 Ko) premier et second semestre (EA 1&2)

 

Inventaire extra-comptable (réel)

Fiches de détenteur (FD) biens durables ;

Fiches de stock ou de contrôle de consommation ;

Inventaire a la fin d exercice modele n 15Inventaire a la fin d exercice modele n 15 (174.83 Ko) de fin d’exercice(IFE) pouvant valoir, l'Inventaire général de base ou de recollement suivant le cas ;

Proces verbal de recensementProces verbal de recensement (33.31 Ko) si le même comptable est reconduit ou Proces verbal de mutation de comptablesProces verbal de mutation de comptables (29.04 Ko) si le comptable a été muté;

 

Proces verbal de la commission ordinaire des recettes 1Proces verbal de la commission ordinaire des recettes 1 (26.41 Ko) de constat du matériel consomptible (PV CMC) en stocks.

.

 

Commission d’arrêt des écritures

 

Régularisation et redressement de comptes pour les cas des opérations d’ordre au :

  1. Livres universels (Livre-journal et Grand-livre)
  2. Livre auxiliaire de contrôle de consommation

Grand-Livre

Livre auxiliaire de contrôle de consommation

Ordre d entreeOrdre d entree (18.29 Ko) à changer, si francs forcés ou excédents

Bon de sortie provisoireBon de sortie provisoire (26.79 Ko), si francs négligés ou déficits

Calcul du prix moyen unitaire pondéré article par article

Contrôle des enregistrements comptables articles par articles.

Commission d’arrêt des écritures

 

Balance après-inventaire

Etat appréciatif premier et second semestre (EA 1&2) modèle n° 12

Inventaire de fin d’exercice(IFE) modèle n° 15

Inventaire de fin d’exercice N-1 (IFE N-1)

Compte de gestion 1Compte de gestion 1 (47.53 Ko) (CG) de modèle n°14

∑ CG = ∑FD + ∑ PV CMC = ∑ IFE

Ordonnateur-matières

Comptable-matières entrant

 

Arrêt des écritures des livres du comptables-matières

Livres universels (Livre-journal et  Grand-livre) ;

Livres auxiliaires tenues par le poste ;

Registres de courrier (transmission, arrivée et départ) ;

Proces verbal d arret des ecritures de l exercice 1Proces verbal d arret des ecritures de l exercice 1 (15.48 Ko)

Commission d’arrêt des écritures

 

Ecritures de réouverture des livres

Grand-livre

Livre auxiliaire de contrôle de consommation

   

Comptable-matières désigné pour l’exercice débutant

La commission ad hoc d’installation technique se confond à celle de l’arrêt des écritures. A la seule différence que la première ne peut être instituée qu’à la désignation de comptable-matières en début d’exercice. Alors que celle des arrêts des écritures de fin d’exercice peut être instituée avant le 31 décembre. Aussi produisent-elles, dans les mêmes délais de 90 jours pour les mêmes tâches les mêmes documents.


[1]Les biens durables en stock ou affecté temporairement à un prestataire font l’objet de l’établissement d’une fiche de détenteur provisoire au nom du comptable-matières ou de son gérant d’annexe soit également au prestataire de service (réparateur, consultant etc…).

[2] Dans un poste où un inventaire général de base existe déjà cet inventaire constituera un inventaire de recollement sinon un inventaire général de base.

[3] Les cas de concordance dans la gestion du patrimoine sont extrêmement rares, quand ils sont observés, ils ne génèrent aucunes opérations de redressement. Par contre, les cas de non concordance sont le plus souvent observés qui accusent les déficits ou les excédents. Ces écarts peuvent tout être comptables ou réels. Dans tous cas de figure nous pouvons avoir :

  • Un déficit comptable ou réel ;
  • Un excédent comptable ou réel.

Les déficits ou excédents comptables ne signifie pas que les acteurs de la gestion ont mal géré. Ces écarts tiennent leurs sources sur les erreurs ou leurs méthodes de rectification. En somme, seuls les cas de non concordance réelle seront récapitulés sur le procès-verbal de mutation de comptable. Ils donnent obligatoirement lieu aux explications écrites des détenteurs effectifs et du Comptables-matières sortants. Le comptable-matières entrant peut émettre ses réserves dans les (06) six mois qui suivent sa prise de service.

[4] L’arrêt des écritures du livre-journal se matérialise à la suite  du dernier article enregistré la rédaction des mentions suivantes : «Arrêté le présent le présent livre-journal pour besoin de passation de service, au N°______à la somme de _______________, en ce qui concerne les opérations à charge et au N°_______à la somme de __________, en ce qui concerne les opérations à décharge.

 

Comment profiter de l'intervention de vérificateur du Ministère des finances ?

Habilitation du Comptable-matières pour le compte de l'exercice 2017.

Fort du principe fondamental comptable de tangibilité du bilan de clôture qui veut que le bilan de clôture de l'exercice précédent soit égale au bilan d'ouverture en cours, l'ordonnateur avant le clôtures ses comptes doit déjà connaître le comptable-matières qui doit tenir se compte pour l'exercice qui commence. Qui plus est la circulaire N° 00000004 CAB/MINFI du 18 Mai 2012 portant instructions relatives à la tenue de la comptabilité-matières dispose les points 11 et 12 prescrivent qu'au début de chaqu'exercice budgétaire l'ordonnateur, principal ou secondaire désigne un ou plusieurs agents formés aux techniques de la comptabilité-matières. Pour clôturer les comptes de l'exercice 2017, l'ordonnateur aura donc besoin de désigner un ou plusieurs comptables-matières pour l'exercice 2018.

 

Installation technique

La désignation d’un comptable-matières entraine une installation technique dudit préposé sous l’autorité de l’ordonnateur ou de son représentant. Et ces travaux aboutissent à l’établissement d’un inventaire de l’ensemble du matériel géré dans la structure concernée.

Cette installation technique est une opération d’inventaire exhaustif du matériel durable et consomptible de la structure concernée. Or les inventaire intégral du matériel du patrimoine se déroule exclusivement au sein d’une équipe adhocratique constituée de :

  1. L’ordonnateur ou son représentant, président ;
  2. Le Comptable-matières en exercice rapporteur ;
  3. Les vérificateurs du ministère des finances et/ou le contrôleur territorialement compétent, membre ;
  4. Toute autre personne convoquée par l’ordonnateur en raison de ses compétences, membre.

Cette commission ad hoc est créée par un acte administratif de l'ordonnateur. Sa nature n'est pas précisé par la réglementation, il va sans dire chaque gestionnaire peut en déterminer.

La durée maximum :90 jours,à compter du 31 décembre ou de l’exercice clos.

Cet acte de l’ordonnateur en principe précise les délais des travaux et les documents à produire à la fin.

Chronologie des tâches administratives à la création de la commission d’installation technique

 

N° des taches

Tache à effectuer

Acteurs intervenant

1

 Désignation de l’ACOCM formé aux techniques Comptables-Matières ()

Ordonnateur en exercice

2

Création, désignation et convocation des membres de commission ad hoc installation technique de l’ACOCM (Note de service de creation de la commission d installation technique 1Note de service de creation de la commission d installation technique 1 (18.86 Ko))

3

Convocation de la commission (Convocation des membres de la commission ad hoc d installation technique 1Convocation des membres de la commission ad hoc d installation technique 1 (17.31 Ko))

4

Communication sous quinzaine de l’acte de désignation de l’ACOCM au MINFI à travers la DNCM, pour les services centraux  et via Contrôle régional financier pour les services extérieurs (Lettre d information de la designation du comptable matieres 1Lettre d information de la designation du comptable matieres 1 (19.62 Ko))

5

Transmission laissant traces écrites aux membres

Commission ad hoc d’installation

 

En somme, si cette démarche n'est pas respectée une chose est sûre votre compte de gestion ne sera jamais équilibré. Et vos comptes de 2018 comporteront toujours les défauts des exercices précédents et de 2017.

Comptable-matières tenue de la comptabilité-matières gestion des stocks gestion bugétaire

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Commentaires

  • Tang Luc
    • 1. Tang Luc Le 02/01/2018
    Mr Amougou Mballa!
    Merci de votre remarque mais les Entreprises publiques sont contrôlées par la Chambre des comptes mais ont bel et bien un Commissaire aux comptes suivant les normes OHADA suivant la dernière loi sur les Entreprises Publiques article 80.
    L'article 81 précise que elles sont également assujetties aux autres contrôles.
    Donc le commissariat aux comptes et la chambre des comptes ne sont pas exclusifs mais complémentaires car l'objectif recherché est la transparence.
    En matière d'audit comptable et financier, la boucle est bouclée par la certication du professionnel externe et indépendant qui est le commissaire aux comptes.
    Merci
  • AMOUGOU BALLA Paul
    • 2. AMOUGOU BALLA Paul Le 31/12/2017
    Mr TANG Luc, la solution que vous proposez est bonne, sauf jusqu'à présent dans les administrations publiques, les comptes doivent être jugés par la chambre des comptes de la cour suprême. Autrement dit les administrations publiques ont pour commissaire aux comptes, la chambre des comptes dont les actions ne sont pas connues.
    Tél. : 676181296, auteur du post.
  • Tang Luc
    • 3. Tang Luc Le 31/12/2017
    Nous pensons qu'une vérification interne, qui ressortit du contrôle interne est normal en matière de gestion.
    Mais puisque nous sommes en comptabilité privée et pour renforcer et confirmer la transparence de ces comptes et leur donner une force probantes, ces comptes annuels devaient être certifiés par un commissaire aux comptes inscrit sur une liste officielle près d'une Cour d'appel.
    Bien que ce soit déjà le cas pour les entreprises publiques, il faudrait généraliser cette pratique à toutes les administrations concernées.
    Tang Luc
    Commissaire aux comptes inscrit près de la Cour d'appel du Centre.
    Tel:699896063
  • Tang Luc
    • 4. Tang Luc Le 31/12/2017
    Nous pensons qu'une vérification interne, qui ressortit du contrôle interne est normal en matière de gestion.
    Mais puisque nous sommes en comptabilité privée et pour renforcer et confirmer la transparence de ces comptes et leur donner une force probantes, ces comptes annuels devaient être certifiés par un commissaire aux comptes inscrit sur une liste officielle près d'une Cour d'appel.
    Bien que ce soit déjà le cas pour les entreprises publiques, il faudrait généraliser cette pratique à toutes les administrations concernées.
    Tang Luc
    Commissaire aux comptes inscrit près de la Cour d'appel du Centre.
    Tel:699896063

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